分公司行政采購管理制度一、總則（一）目的為規范分公司行政采購工作，加強采購管理，提高采購效率，確保采購質量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門的行政采購活動，包括辦公用品、辦公設備、辦公家具、勞保用品、維修材料等各類行政物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受監督。4.歸口管理原則：行政采購工作歸口分公司行政部門統一管理。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立分公司采購領導小組，由分公司總經理擔任組長，各部門負責人為成員。采購領導小組負責審議重大采購項目，制定采購政策和策略，協調采購工作中的重大問題。（二）采購執行部門分公司行政部門為采購執行部門，負責具體采購工作的組織實施。其主要職責包括：1.制定采購計劃和預算。2.收集采購需求，進行需求分析和評估。3.選擇供應商，進行供應商管理。4.組織采購談判，簽訂采購合同。5.負責采購物資的驗收、入庫、發放和管理。6.建立采購檔案，記錄采購過程和相關信息。（三）其他部門職責1.各部門負責提出本部門的采購需求，配合行政部門進行需求確認和采購工作。2.財務部門負責審核采購預算，監督采購資金的使用，辦理采購款項的支付。3.審計部門負責對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性和采購效益。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、用途、預計采購時間等信息。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。（二）需求評估與審核1.行政部門收到采購申請后，對采購需求進行評估，核實需求的合理性和必要性。2.對于重大采購項目，行政部門組織相關部門進行聯合評估，并報采購領導小組審議。3.行政部門根據評估結果，對采購申請進行審核，確定采購方式和采購預算。（三）采購方式選擇1.集中采購：對于通用性強、采購量大的物資，采用集中采購方式。由行政部門統一組織采購，與供應商簽訂框架協議，各部門根據實際需求在框架協議范圍內采購。2.分散采購：對于零星采購、緊急采購或有特殊要求的物資，采用分散采購方式。由各部門自行組織采購，但需按照行政部門的規定辦理相關手續。3.招標采購：對于金額較大、技術復雜或對公司影響較大的采購項目，采用招標采購方式。行政部門按照相關法律法規和公司規定，組織招標活動，選擇合適的供應商。4.詢價采購：對于金額較小、市場價格比較透明的采購項目，采用詢價采購方式。行政部門向多家供應商詢價，比較價格和服務，選擇最優供應商。（四）供應商選擇與管理1.供應商篩選：行政部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。根據采購需求和供應商資質、信譽、產品質量、價格、服務等因素，對供應商進行篩選，確定潛在供應商名單。2.供應商評估：行政部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察和評估，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系、售后服務能力等情況。根據評估結果，確定合格供應商名單。3.供應商管理：行政部門與合格供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。定期對供應商進行考核評價，根據考核結果調整供應商合作關系。對于表現不佳的供應商，及時進行警告、整改或淘汰。（五）采購談判與合同簽訂1.采購談判：行政部門根據采購需求和供應商情況，組織采購談判。談判內容包括采購物資的價格、質量、交貨期、售后服務等條款。在談判過程中，要充分了解供應商的報價依據和成本構成，爭取有利的采購條件。2.合同簽訂：采購談判達成一致后，行政部門起草采購合同，經法務部門審核后，報分公司領導審批。審批通過后，與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。（六）采購執行與跟蹤1.采購執行：行政部門按照采購合同的要求，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。2.到貨驗收：采購物資到貨前，行政部門通知相關部門和人員進行驗收準備。物資到貨后，由行政部門組織相關人員按照采購合同和驗收標準進行驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續，驗收不合格的物資及時與供應商溝通協商，要求供應商更換或處理。3.采購跟蹤：行政部門定期對采購項目進行跟蹤，及時掌握采購進度、質量情況和付款情況。對于出現的問題，及時與供應商溝通協調，采取有效措施解決。（七）采購付款1.采購物資驗收合格后，行政部門根據采購合同的約定，填寫《付款申請表》，附上采購發票、驗收報告等相關憑證，經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。2.財務部門對《付款申請表》及相關憑證進行審核，審核無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續。四、采購預算管理（一）預算編制1.行政部門根據分公司年度工作計劃和各部門采購需求，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內容。2.采購預算編制完成后，經財務部門審核，報采購領導小組審議通過后，納入分公司年度預算管理。（二）預算執行與控制1.各部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制程序進行申報和審批。2.行政部門定期對采購預算執行情況進行檢查和分析，及時發現問題并采取措施加以解決。對于預算執行偏差較大的項目，要查明原因，提出改進措施。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.行政部門對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括供應商風險、質量風險、價格風險、交貨期風險、合同風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于供應商風險，加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制；對于質量風險，加強驗收管理，嚴格按照質量標準進行驗收；對于價格風險，加強市場調研，合理確定采購價格；對于交貨期風險，加強采購跟蹤，及時與供應商溝通協調；對于合同風險，加強合同審核，明確雙方權利和義務，嚴格按照合同執行。2.定期對采購風險進行監控和評估，及時調整風險應對措施，確保采購活動的順利進行。六、采購監督與審計（一）內部監督1.行政部門定期對采購工作進行自查，檢查采購程序的執行情況、采購合同的履行情況、采購物資的管理情況等。2.財務部門對采購資金的使用情況進行監督，確保采購資金的安全和合理使用。3.審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購程序的合規性、采購效益的合理性等。對于審計發現的問題，及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。（二）外部監督1.接受公司內部其他部門的監督和投訴，及時處理相關問題。2.接受政府相關部門的監督檢查，配合做好各項工作。七、采購檔案管理（一）檔案內容采購檔案包括采購申請表、采購合同、采購訂單、供應商資料、驗收報告、發票、付款憑證等與采購活動相關的文件和資料。（二）檔案整理與保管1.行政部門負責采購檔案的整理和保管工作，按照檔案管理的要求，對采購檔案進行分類、編號、裝訂。2.采購檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規定執行。（三）檔案查閱與使用1.因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責