前臺公司辦公室管理制度一、總則（一）目的為規范公司前臺辦公室的工作秩序，提高工作效率，確保各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司前臺辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規及公司各項規章制度。2.以服務為宗旨，熱情、禮貌、高效地接待來訪人員。3.嚴格遵守工作流程，確保各項工作準確無誤。4.注重團隊協作，共同完成前臺各項工作任務。二、人員職責（一）前臺接待人員1.負責公司來訪人員的接待、登記、引導等工作，主動詢問來訪事由，及時通知被訪人員。2.接聽公司電話，禮貌應答，準確記錄留言，并及時傳達相關信息。3.負責收發公司各類信件、包裹、報刊雜志等，并做好登記和分發工作。4.維護前臺區域的整潔衛生，保持良好的工作環境。5.協助其他部門完成臨時性工作任務。（二）前臺文員1.負責公司文件、資料的整理、歸檔和保管工作，確保文件資料的完整性和安全性。2.協助起草、打印、復印公司各類文件和資料。3.負責辦公用品的采購、庫存管理和發放工作，定期盤點辦公用品庫存。4.協助組織公司會議，做好會議通知、會議記錄、會議資料準備等工作。5.負責公司辦公設備的日常維護和管理，及時報修故障設備。三、工作流程（一）來訪接待流程1.來訪人員到達前臺時，接待人員應主動起身，微笑問候，詢問來訪事由。2.對于預約來訪人員，接待人員應核對預約信息，并引導來訪人員到指定會議室或辦公室等待。3.對于未預約來訪人員，接待人員應先請來訪人員稍作等待，然后通過電話或其他方式聯系被訪人員，確認是否接待。如被訪人員同意接待，接待人員應引導來訪人員到指定地點等待，并告知預計等待時間；如被訪人員不同意接待，接待人員應委婉向來訪人員說明情況，并請來訪人員留下聯系方式，以便后續聯系。4.來訪人員等待期間，接待人員應主動為來訪人員提供飲用水，并保持前臺區域的整潔衛生。5.被訪人員到達后，接待人員應引導來訪人員與被訪人員見面，并簡要介紹雙方。6.來訪結束后，接待人員應向來訪人員表示感謝，并引導來訪人員離開前臺區域。（二）電話接聽流程1.電話鈴響三聲內，接待人員應迅速接聽電話，并禮貌問候：“您好，[公司名稱]前臺?！?.認真傾聽對方講話，準確記錄對方留言信息，包括姓名、單位、聯系電話、留言內容等。3.對于一般性咨詢問題，接待人員應給予準確、簡潔的回答；對于無法立即回答的問題，接待人員應請對方稍作等待，然后通過內部溝通渠道或其他方式核實信息后再給予答復。4.如需轉接電話，接待人員應先確認被轉接人員是否在辦公室，如在辦公室，應告知對方稍作等待，然后迅速轉接電話；如被轉接人員不在辦公室，接待人員應禮貌告知對方被轉接人員的去向，并詢問對方是否需要留言或稍后再撥。5.電話結束時，接待人員應待對方掛斷電話后再輕輕放下聽筒。（三）文件收發流程1.收到信件、包裹、報刊雜志等后，接待人員應及時進行登記，記錄收到的日期、發件人、收件人、內容等信息。2.對于重要文件和資料，接待人員應及時通知相關部門或人員領取，并做好簽收記錄。3.對于一般性文件和資料，接待人員應按照類別進行整理，定期分發到各部門或人員手中。4.發出信件、包裹等時，接待人員應認真填寫郵寄單，確保收件人地址、姓名、聯系電話等信息準確無誤。同時，應妥善保管郵寄憑證，以備查詢。（四）辦公用品管理流程1.辦公用品需求部門應提前填寫辦公用品申購單，注明所需辦公用品的名稱、規格、數量等信息，提交給前臺文員。2.前臺文員根據辦公用品申購單進行審核，如申購數量合理、規格符合要求，應及時進行采購。3.采購回來的辦公用品，前臺文員應進行驗收，核對辦公用品的名稱、規格、數量等信息是否與申購單一致。如發現問題，應及時與供應商聯系解決。4.驗收合格的辦公用品，前臺文員應進行入庫登記，并按照類別進行存放。5.各部門或人員需要領取辦公用品時，應填寫辦公用品領用單，注明領用辦公用品的名稱、規格、數量等信息，提交給前臺文員。6.前臺文員根據辦公用品領用單進行發放，并在領用單上簽字確認。同時，應及時更新辦公用品庫存臺賬，確保庫存信息準確無誤。7.定期對辦公用品庫存進行盤點，核對實際庫存數量與庫存臺賬是否一致。如發現盤盈或盤虧情況，應及時查明原因，并進行相應的處理。（五）會議組織流程1.根據公司會議安排，前臺文員負責起草會議通知，明確會議的時間、地點、參會人員、會議主題、會議議程等信息。2.將會議通知發送給相關部門或人員，并通過電話或其他方式確認參會人員是否收到通知。3.會議前，前臺文員應準備好會議所需的資料，如會議議程、匯報材料、文件等，并確保會議室的設備正常運行，如投影儀、音響、麥克風等。4.會議開始前，前臺文員應在會議室門口迎接參會人員，并引導參會人員就座。5.會議期間，前臺文員應做好會議記錄，記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等信息。6.會議結束后，前臺文員應及時整理會議記錄，并將會議記錄發送給相關部門或人員。同時，應清理會議室，關閉會議設備電源，整理會議資料。四、工作規范（一）儀容儀表1.前臺工作人員應保持良好的儀容儀表，著裝整潔、得體，不得穿著奇裝異服或過于隨意的服裝。2.頭發應梳理整齊，不得留怪異發型；面部應保持清潔，化淡妝，不得濃妝艷抹。3.不得佩戴夸張的首飾，保持手部清潔，不得留長指甲或涂抹鮮艷指甲油。（二）言行舉止1.接待來訪人員時，應面帶微笑，熱情禮貌，使用文明用語，如“您好”“請”“謝謝”“對不起”等。2.說話語氣應溫和、親切，語速適中，不得大聲喧嘩或使用粗俗語言。3.站立姿勢應端正，不得彎腰駝背或倚靠在前臺；坐姿應端正，不得蹺二郎腿或東倒西歪。4.接聽電話時，應保持良好的精神狀態，禮貌應答，不得隨意打斷對方講話。（三）工作紀律1.遵守公司的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退或曠工。2.工作時間內不得擅自離崗、串崗或做與工作無關的事情。3.嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機密信息。4.愛護公司的辦公設備和辦公用品，不得隨意損壞或浪費。5.積極參加公司組織的培訓和會議，不斷提高自身業務水平和綜合素質。五、辦公環境管理（一）環境衛生1.前臺工作人員應每天對前臺區域進行清潔，包括地面、桌面、門窗、辦公用品等，保持前臺區域的整潔衛生。2.定期對前臺區域的綠植進行澆水、修剪，保持綠植的生機和美觀。3.及時清理垃圾和雜物，保持垃圾桶的清潔，垃圾應每天定時清理。（二）設備設施1.定期對前臺辦公設備進行檢查和維護，如電腦、打印機、復印機、傳真機等，確保設備正常運行。2.發現設備故障時，應及時報修，并做好記錄。同時，應采取臨時措施，確保工作不受影響。3.妥善保管辦公設備的電源線、數據線等，不得隨意拉扯或損壞。4.按照操作規程正確使用辦公設備，不得違規操作或擅自拆卸設備。（三）安全管理1.前臺工作人員應增強安全意識，注意防火、防盜、防漏電等安全事項。2.離開前臺區域時，應關閉電腦、打印機、復印機等設備電源，關好門窗。3.不得在前臺區域存放易燃、易爆、有毒等危險物品。4.如發現安全隱患或異常情況，應及時報告上級領導，并采取相應的措施進行處理。六、考核與獎懲（一）考核內容1.工作業績：包括來訪接待、電話接聽、文件收發、辦公用品管理、會議組織等工作的完成情況。2.工作態度：包括工作積極性、責任心、團隊協作精神等方面。3.工作能力：包括溝通能力、協調能力、應變能力等方面。4.職業素養：包括儀容儀表、言行舉止、工作紀律等方面。（二）考核方式1.定期考核：每月進行一次定期考核，由上級領導對前臺工作人員的工作表現進行評價。2.不定期考核：根據工作需要，上級領導可對前臺工作人員進行不定期考核，重點考核工作任務的完成情況和突發事件的處理能力。3.自我評價：前臺工作人員應每月進行一次自我評價，總結自己在工作中的優點和不足，并提出改