物業(yè)打印機管理制度

物業(yè)打印機管理制度一、總則1.目的：為加強本物業(yè)公司打印機的管理，確保打印機的正常使用，提高工作效率，降低辦公成本，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于物業(yè)公司全體員工及公司內(nèi)所有辦公用打印機設(shè)備。3.管理原則：遵循統(tǒng)一管理、責任到人、節(jié)約使用、及時維護的原則，保障打印機的合理使用與有效管理。二、打印機的配置與采購1.需求評估-各部門根據(jù)工作需求，定期（每季度初）填寫《打印機需求評估表》，詳細說明本部門業(yè)務(wù)量、打印任務(wù)類型（如黑白文檔、彩色文檔、照片等）、預(yù)計打印量等信息。-行政部門匯總各部門需求評估表，結(jié)合公司整體業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，對打印機的配置需求進行綜合評估。2.采購流程-經(jīng)評估確需采購打印機時，行政部門負責制定采購計劃。采購計劃應(yīng)包括打印機品牌、型號、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。-審批通過后，行政部門按照公司采購管理制度，通過正規(guī)渠道進行采購。優(yōu)先選擇具有良好性價比、質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的品牌和型號。-采購的打印機設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備外觀、數(shù)量、配件、隨機資料等是否齊全，設(shè)備是否能正常運行等。驗收合格后，填寫《打印機驗收單》，辦理入庫手續(xù)。三、打印機的分配與登記1.分配原則-根據(jù)各部門實際工作需求和人員分布情況，合理分配打印機。優(yōu)先滿足業(yè)務(wù)量大、對打印及時性要求高的部門。-對于共享打印機的區(qū)域，應(yīng)考慮地理位置的便利性，確保各部門使用便捷。2.登記管理-行政部門為每臺打印機建立《打印機登記臺賬》，詳細記錄打印機的品牌、型號、序列號、購置日期、購置價格、分配部門、使用責任人等信息。-打印機分配到部門后，部門負責人指定具體的使用責任人，并將責任人信息反饋給行政部門。使用責任人發(fā)生變更時，部門應(yīng)及時通知行政部門更新登記臺賬。四、打印機的使用規(guī)范1.日常使用-使用責任人應(yīng)熟悉打印機的基本操作方法和性能，嚴格按照打印機的使用說明書進行操作。-在打印前，使用者應(yīng)仔細檢查打印內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯誤打印，造成紙張浪費。-打印機在工作過程中，使用者不得隨意中斷打印任務(wù)或進行其他可能影響打印機正常運行的操作。如遇特殊情況，應(yīng)先暫停打印任務(wù)，待問題解決后再繼續(xù)。-禁止在打印機附近放置易燃、易爆、潮濕或強磁性物品，保持打印機工作環(huán)境的清潔、干燥和通風良好。2.打印權(quán)限-根據(jù)工作需要，為不同崗位的員工設(shè)置相應(yīng)的打印權(quán)限。一般員工僅具備黑白文檔的打印權(quán)限；特殊崗位（如設(shè)計、策劃等）員工經(jīng)部門負責人申請、公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，可獲得彩色打印權(quán)限。-員工不得擅自更改打印機的設(shè)置和權(quán)限，如有特殊需求，應(yīng)向行政部門提出申請，經(jīng)批準后由專業(yè)人員進行操作。3.紙張使用-各部門應(yīng)使用公司統(tǒng)一采購的打印紙張，不得擅自使用不符合打印機規(guī)格要求的紙張。-提倡雙面打印，以節(jié)約紙張資源。對于非重要文件和內(nèi)部資料，應(yīng)盡量采用雙面打印方式。-紙張使用完畢后，應(yīng)及時補充，確保打印機正常運行。補充紙張時，要注意紙張的放置方向和數(shù)量，避免卡紙。五、打印機的維護與保養(yǎng)1.日常維護-使用責任人負責打印機的日常清潔和維護工作。每日工作結(jié)束后，應(yīng)使用干凈的軟布擦拭打印機外殼，清除灰塵和污漬。-定期（每周一次）清理打印機內(nèi)部的紙屑和灰塵，可使用專用的清潔工具或壓縮空氣罐進行清理。但在清理過程中，要注意避免損壞打印機內(nèi)部部件。-按照打印機的使用說明書，定期檢查打印機的墨粉、硒鼓、墨盒等耗材的余量，及時進行更換。在更換耗材時，要確保使用與打印機型號匹配的正品耗材。2.定期保養(yǎng)-行政部門應(yīng)制定打印機的定期保養(yǎng)計劃，每季度安排專業(yè)維修人員對打印機進行全面保養(yǎng)。保養(yǎng)內(nèi)容包括檢查打印機的機械部件、電氣部件、打印頭、輸紙系統(tǒng)等是否正常，校準打印機的打印質(zhì)量等。-專業(yè)維修人員在保養(yǎng)結(jié)束后，應(yīng)填寫《打印機保養(yǎng)記錄單》，詳細記錄保養(yǎng)內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。行政部門將保養(yǎng)記錄單存檔，作為打印機維護檔案的重要組成部分。3.故障維修-當打印機出現(xiàn)故障時，使用責任人應(yīng)及時報告給部門負責人，并填寫《打印機故障報告表》，詳細描述故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時間等信息。部門負責人將故障報告表提交給行政部門。-行政部門接到故障報告后，首先判斷故障類型。對于簡單故障，可通過電話或現(xiàn)場指導(dǎo)使用責任人進行排除；對于復(fù)雜故障，應(yīng)及時聯(lián)系打印機的售后服務(wù)提供商或?qū)I(yè)維修人員進行維修。-在維修過程中，行政部門應(yīng)跟蹤維修進度，確保打印機盡快恢復(fù)正常使用。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《打印機維修記錄單》，行政部門將維修記錄單與故障報告表一并存檔。六、打印機的耗材管理1.耗材采購-行政部門根據(jù)打印機的使用情況和耗材消耗記錄，定期（每月）制定耗材采購計劃。采購計劃應(yīng)包括耗材的品牌、型號、數(shù)量等內(nèi)容，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。-審批通過后，行政部門按照公司采購管理制度進行耗材采購。優(yōu)先選擇與打印機品牌匹配的原裝耗材，如因成本原因需采購兼容耗材，應(yīng)確保其質(zhì)量可靠，不會對打印機造成損害。2.耗材庫存管理-建立專門的耗材倉庫，對打印機耗材進行集中管理。倉庫應(yīng)保持干燥、通風良好，避免耗材受潮、變質(zhì)。-行政部門安排專人負責耗材的出入庫管理。耗材入庫時，倉庫管理人員應(yīng)仔細核對耗材的品牌、型號、數(shù)量等信息，確保與采購清單一致，并填寫《耗材入庫單》。-各部門根據(jù)工作需要領(lǐng)取耗材時，需填寫《耗材領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員按照領(lǐng)用單發(fā)放耗材，并填寫《耗材出庫單》。-倉庫管理人員應(yīng)定期（每月）對耗材庫存進行盤點，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并向行政部門報告。3.耗材使用監(jiān)控-行政部門通過打印機自帶的管理軟件或其他監(jiān)控工具，對各部門打印機的耗材使用情況進行監(jiān)控。每月生成《耗材使用報表》，詳細統(tǒng)計各部門的耗材使用量、打印頁數(shù)等信息。-對于耗材使用量異常的部門，行政部門應(yīng)進行調(diào)查分析，查找原因。如發(fā)現(xiàn)有浪費現(xiàn)象，應(yīng)及時提出整改意見，并要求相關(guān)部門采取措施加以改進。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定-未經(jīng)授權(quán)擅自更改打印機設(shè)置或權(quán)限。-不按照規(guī)定使用打印機，導(dǎo)致打印機損壞或出現(xiàn)故障。-故意浪費紙張、耗材等資源。-私自將打印機轉(zhuǎn)借他人或用于非公司業(yè)務(wù)。-其他違反本制度的行為。2.處理措施-對于初次違規(guī)的員工，行政部門將給予口頭警告，并進行相關(guān)制度的培訓(xùn)教育。-對于多次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)嚴重的員工，行政部門將視情況給予書面警告、罰款、績效扣分等處理措施。罰款金額根據(jù)違規(guī)行為造成的損失情況而定，一般為50-200元。-因違規(guī)行為導(dǎo)致打印機設(shè)備損壞或公司經(jīng)濟損失的，違規(guī)員工應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。賠償金額根據(jù)設(shè)備維修費用或損失金額確定。八、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責解釋和修訂。2