物業財務報銷憑證審核規定?

物業財務報銷憑證審核規定一、總則1.目的：為了加強物業公司財務管理，規范財務報銷行為，確保公司各項費用支出真實、合理、合規，保障公司資金安全，提高資金使用效益，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于物業公司全體員工的各類費用報銷憑證審核。3.職責分工：-報銷人：負責按照本規定要求，真實、準確、完整地填寫報銷憑證，提供合法有效的原始票據，并對報銷事項的真實性、合理性負責。-部門負責人：對本部門員工報銷事項的真實性、必要性和合理性進行審核，并簽署意見。-財務部門：負責對報銷憑證的完整性、合法性、合規性進行全面審核，包括票據的真實性、有效性、報銷標準的執行情況等，并對不符合規定的報銷憑證提出整改意見。-公司領導：按照公司授權審批制度，對重大或特殊的報銷事項進行審批。二、報銷憑證的基本要求1.真實性要求：-報銷憑證所反映的經濟業務必須是真實發生的，不得虛構、偽造經濟業務。報銷人應如實填寫報銷事項的內容、時間、地點、金額等信息。-原始票據必須是由稅務機關統一監制的發票或財政部門監制的行政事業性收費收據等合法票據，且票據上的信息應與實際經濟業務相符，包括付款單位名稱、業務內容、金額、日期等。2.完整性要求：-報銷憑證應包括報銷單、原始票據、相關審批文件等。報銷單應填寫完整，包括報銷人姓名、部門、報銷日期、報銷事由、金額（大寫和小寫）、附件張數等內容。-原始票據應齊全，不得缺失。如有多張票據，應按照類別、金額等進行分類整理，并在報銷單上注明附件張數和票據總金額。-對于需要提供相關審批文件的報銷事項，如采購申請、出差審批單等，應一并附上，確保報銷事項的審批流程完整。3.合法性要求：-報銷憑證必須符合國家法律法規和公司財務管理制度的規定。原始票據應符合稅收法規要求，不得使用過期、作廢、虛假的票據。-報銷事項應符合公司的經營范圍和相關規定，不得報銷與公司業務無關的費用。-涉及到合同付款的報銷事項，應按照合同約定的付款方式、付款時間等進行報銷，并提供合同復印件作為附件。三、原始票據的審核1.發票的審核：-發票的真偽鑒別：財務人員應通過稅務機關官方網站、發票查驗平臺等渠道，對發票的真偽進行核實。對于無法通過正規渠道查驗的發票，應拒絕報銷。-發票的基本信息：審核發票上的付款單位名稱是否為公司全稱，不得填寫簡稱或其他錯誤信息。發票的業務內容應清晰明確，與實際經濟業務相符，不得開具與實際業務不符的發票。-發票的開具規范：發票應加蓋發票專用章，印章應清晰可辨。發票的填寫應字跡工整、內容完整，不得有涂改、挖補等現象。對于開具不規范的發票，應要求報銷人重新開具。-發票的時效性：原則上，當年發生的費用應在當年報銷。對于跨年度的發票，除特殊情況外，一般不予報銷。特殊情況需經財務部門和公司領導批準后方可報銷。2.行政事業性收費收據的審核：-審核收據是否由財政部門統一監制，是否加蓋收款單位的財務專用章或收費專用章。-收據上的收費項目應符合國家規定，收費標準應合理。對于無收費依據或收費標準過高的收據，應拒絕報銷。3.其他票據的審核：-對于火車票、飛機票等交通票據，應審核票據上的姓名、日期、行程等信息是否與出差審批單或實際業務相符。票據應真實有效，不得使用偽造、變造的交通票據。-對于住宿發票，應審核住宿日期、住宿地點、房價等信息是否合理。同時，應關注發票上是否注明了住宿人數、住宿天數等內容。-對于定額發票，應審核發票的版本是否有效，發票號碼是否連續，發票金額是否符合實際業務。四、報銷標準的審核1.差旅費報銷標準：-交通費用：根據公司規定，員工出差乘坐交通工具的標準應按照職位級別進行劃分。如高級管理人員可乘坐飛機頭等艙、高鐵一等座；一般員工可乘坐飛機經濟艙、高鐵二等座。對于超標準乘坐交通工具的，需經公司領導批準，否則超出部分由個人承擔。-住宿費用：不同地區的住宿標準應根據當地的經濟水平和市場行情進行制定。員工應在規定的住宿標準內選擇住宿地點。對于實際住宿費用超出標準的部分，原則上由個人承擔，但因特殊原因經公司領導批準的除外。-餐飲補貼：按照出差天數給予相應的餐飲補貼，補貼標準應明確統一。報銷時，餐飲補貼無需提供發票，但應在報銷單上注明出差天數和補貼金額。2.業務招待費報銷標準：-業務招待費應嚴格控制，按照公司規定的業務招待費預算進行支出。報銷時，應注明招待對象、招待事由、招待時間等信息。-業務招待費的報銷應遵循勤儉節約的原則，不得鋪張浪費。單次業務招待費超過一定金額的，需提前向公司領導報備，并經批準后方可報銷。3.辦公用品及設備采購報銷標準：-辦公用品及設備采購應按照公司的采購流程進行，先填寫采購申請單，經部門負責人和公司領導審批后，由采購部門統一采購。-采購的辦公用品及設備應符合公司的實際需求，價格應合理。對于超出預算或采購價格過高的情況，應說明原因，并經公司領導批準后方可報銷。4.培訓費用報銷標準：-員工參加培訓應提前向公司提交培訓申請，經批準后方可參加。培訓費用包括培訓學費、教材費、住宿費等，應按照公司規定的培訓費用報銷標準進行報銷。-對于由公司統一組織的內部培訓，培訓費用由公司承擔；對于員工個人參加的外部培訓，如與工作相關且經公司批準的，可按照一定比例報銷培訓費用。五、報銷憑證的填寫與粘貼規范1.報銷單的填寫：-報銷人應使用公司統一印制的報銷單進行填寫，不得自行修改或使用其他格式的報銷單。-報銷單上的各項內容應填寫完整、準確，不得遺漏或錯誤填寫。報銷事由應詳細說明經濟業務的內容和背景，金額的大小寫應一致，且清晰可辨。-報銷人應在報銷單上簽字確認，注明報銷日期。2.原始票據的粘貼：-原始票據應按照類別、大小等進行分類整理，整齊地粘貼在粘貼單上。粘貼時應使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘或回形針。-票據粘貼應從粘貼單的左上角開始，依次向右、向下排列，確保票據之間不重疊、不遮擋，以便于審核和查閱。-對于較大的票據，如A4紙大小的發票或文件，可將其折疊成與粘貼單大小一致后再進行粘貼。-在粘貼單上應注明票據的類別、張數和金額，以便于核對。六、報銷審批流程1.一般報銷審批流程：-報銷人填寫報銷單，粘貼好原始票據后，先提交給部門負責人進行初審。部門負責人應認真審核報銷事項的真實性、必要性和合理性，并在報銷單上簽署意見。-部門負責人審核通過后，報銷單流轉至財務部門。財務人員對報銷憑證的完整性、合法性、合規性進行審核，包括票據的審核、報銷標準的審核等。對于不符合規定的報銷憑證，財務人員應及時與報銷人溝通，要求其補充或修改相關資料。-財務審核通過后，報銷單提交給公司領導進行審批。公司領導按照授權審批制度，對報銷事項進行最終審批。審批通過的報銷單，由財務部門進行報銷付款；審批不通過的報銷單，財務部門應及時告知報銷人原因，并將報銷單退回。2.重大或特殊報銷事項審批流程：-對于重大或特殊的報銷事項，如涉及金額較大、與公司戰略相關等，報銷人應在填寫報銷單前，先向公司領導進行匯報，并提交詳細的項目報告或說明。-經公司領導同意后，報銷人按照一般報銷審批流程進行報銷。在審批過程中，可能需要經過公司相關部門的聯合評審或專業機構的評估，以確保報銷事項的合理性和可行性。七、報銷憑證的保管與歸檔1.報銷憑證的保管：-財務部門在完成報銷付款后，應將報銷憑證進行妥善保管。報銷憑證應按照時間順序、類別等進行分類整理，存放在專門的檔案柜或存儲設備中。-保管期限應按照國家法律法規和公司檔案管理制度的規定執行，一般為10年。在保管期限內，應確保報銷憑證的安全，防止丟失、損壞或篡改。2.報銷憑證的歸檔：-每年末，財務部門應將當年的報銷憑證進行歸檔。歸檔時，應編制詳細的檔案目錄，注明報銷憑證的年份、月份、類別、編號等信息，以便于查閱和檢索。-歸檔后的報銷憑證應存儲在專門的檔案庫中，檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。八、監督與檢查1.內部審計監督：公司內部審計部門應定期對財務報銷憑證進行審計檢查，檢查內容包括報銷憑證的真實性、合法性、合規性，報銷標準的執行情況，審批流程的完整性等。對于審計發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務自查自糾：財務部門應定期對報銷憑證進行自查，及時發現和糾正存在的問題。同時，應加強對財務人員的培訓和管理，提高財務人員的業務水平和審核能力，確保財務報銷工作的規范、準確。3.違規處理：對于違反本規定的報銷行為，如虛構經濟業務、提供虛假票據、超標準報銷等，公司將視情節輕重