商超設(shè)備采購與驗收規(guī)定

商超設(shè)備采購與驗收規(guī)定一、總則1.目的為加強本商超設(shè)備采購管理，規(guī)范采購流程，確保所采購設(shè)備的質(zhì)量、性能符合商超運營需求，保障設(shè)備及時、準確驗收并投入使用，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于本商超內(nèi)所有設(shè)備的采購與驗收活動，包括但不限于貨架、收銀設(shè)備、冷藏設(shè)備、通風設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等各類用于商超運營的設(shè)備。3.職責分工-采購部門：負責設(shè)備采購計劃的制定與執(zhí)行，尋找供應(yīng)商、開展采購談判、簽訂采購合同、跟蹤采購進度等工作。-使用部門：提出設(shè)備采購需求，參與采購技術(shù)條款的制定，協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商考察，負責設(shè)備驗收過程中的使用功能測試，對設(shè)備的適用性和性能反饋意見。-財務(wù)部門：負責審核采購預(yù)算、采購合同中的財務(wù)條款，辦理設(shè)備采購款項的支付，監(jiān)督采購資金的使用情況。-質(zhì)量驗收部門：負責制定設(shè)備驗收標準，對采購設(shè)備進行質(zhì)量檢驗、性能測試，出具驗收報告，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出處理意見。二、設(shè)備采購計劃1.需求提出-使用部門根據(jù)商超業(yè)務(wù)發(fā)展、運營需求以及設(shè)備更新?lián)Q代計劃，定期提出設(shè)備采購需求。需求應(yīng)明確設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、使用用途、技術(shù)參數(shù)等詳細信息。-對于緊急采購需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急設(shè)備采購申請表》，說明緊急采購的原因、預(yù)計使用時間等，經(jīng)部門負責人和商超主管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交采購部門。2.需求審核-采購部門收到使用部門提交的設(shè)備采購需求后，首先對需求的合理性、必要性進行初步審核。審核內(nèi)容包括是否符合商超整體規(guī)劃、是否存在現(xiàn)有設(shè)備可替代等。-組織相關(guān)部門（如財務(wù)部門、技術(shù)部門等）對采購需求進行聯(lián)合評審。財務(wù)部門重點審核采購預(yù)算的合理性，技術(shù)部門對設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、兼容性等進行審核。-根據(jù)審核和評審結(jié)果，采購部門編制《設(shè)備采購計劃》，明確采購設(shè)備的清單、預(yù)算金額、采購時間節(jié)點等內(nèi)容，報商超主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.計劃調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)變化、預(yù)算調(diào)整等原因需要對采購計劃進行變更，使用部門應(yīng)填寫《設(shè)備采購計劃變更申請表》，說明變更的原因、變更內(nèi)容等，經(jīng)原審批流程審批后，采購部門對采購計劃進行相應(yīng)調(diào)整。三、供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集-采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會、供應(yīng)商自薦等。收集的信息應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況（企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營范圍、成立時間等）、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、信譽口碑等方面。-建立供應(yīng)商信息庫，對收集到的供應(yīng)商信息進行分類整理、歸檔，以便查詢和篩選。2.供應(yīng)商篩選與評估-根據(jù)采購需求和供應(yīng)商信息庫，采購部門初步篩選出符合基本條件的供應(yīng)商名單。-組織相關(guān)部門（如使用部門、質(zhì)量驗收部門等）對初步篩選的供應(yīng)商進行實地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進行測試評估。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系、設(shè)備狀況等。樣品測試評估應(yīng)按照相關(guān)標準或?qū)嶋H使用需求對樣品的質(zhì)量、性能等進行檢測。-制定供應(yīng)商評估標準，從產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、信譽等多個維度對供應(yīng)商進行量化評估。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等級，只有評估等級為合格及以上的供應(yīng)商才能進入合格供應(yīng)商名錄。3.合格供應(yīng)商名錄管理-建立和維護合格供應(yīng)商名錄，定期對合格供應(yīng)商進行重新評估和更新。對于在合作過程中出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，視情節(jié)輕重給予警告、暫停合作或從合格供應(yīng)商名錄中刪除等處理。-采購設(shè)備時，原則上應(yīng)從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商。如因特殊原因需要選擇名錄外的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)填寫《新增供應(yīng)商申請表》，說明原因，并按照供應(yīng)商評估流程進行評估，經(jīng)審批通過后，方可進行采購合作。四、采購談判與合同簽訂1.采購談判-采購部門根據(jù)采購需求和選定的供應(yīng)商，組織相關(guān)人員（如使用部門代表、技術(shù)專家等）與供應(yīng)商進行采購談判。談判內(nèi)容包括設(shè)備的價格、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、交貨期、交貨地點、包裝、運輸方式、付款方式、售后服務(wù)等條款。-在談判過程中，要充分了解供應(yīng)商的底線和訴求，爭取最有利的采購條件。同時，要做好談判記錄，記錄談判過程中的重要事項和雙方達成的共識。2.合同起草-根據(jù)談判結(jié)果，采購部門負責起草采購合同。合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)包括但不限于設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、售后服務(wù)、違約責任、爭議解決方式等內(nèi)容。-合同條款應(yīng)清晰、準確、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。對于重要條款，如質(zhì)量標準、驗收方式等，應(yīng)盡可能詳細具體，以保障商超的利益。3.合同審核與審批-采購合同起草完成后，首先由采購部門內(nèi)部進行審核，審核合同條款是否符合談判結(jié)果、是否存在法律風險等。-提交財務(wù)部門審核合同中的財務(wù)條款，如付款方式、付款期限等是否符合商超財務(wù)管理制度。-法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審核，審查合同是否存在法律漏洞、違約責任是否明確等問題。-經(jīng)采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門審核通過的合同，報商超主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可與供應(yīng)商簽訂合同。4.合同簽訂與存檔-采購部門代表商超與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂應(yīng)采用法定代表人簽字并加蓋公章的方式，確保合同的法律效力。-合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給使用部門、財務(wù)部門、質(zhì)量驗收部門等相關(guān)部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好相應(yīng)的準備工作。同時，采購部門將合同原件進行存檔保管，以備后續(xù)查閱和追溯。五、采購過程跟蹤1.進度跟蹤-采購合同簽訂后，采購部門指定專人負責采購過程的跟蹤。定期與供應(yīng)商溝通，了解設(shè)備的生產(chǎn)進度、運輸安排等情況，確保供應(yīng)商按照合同約定的交貨期履行義務(wù)。-要求供應(yīng)商定期提供設(shè)備生產(chǎn)進度報告，報告內(nèi)容包括已完成的生產(chǎn)環(huán)節(jié)、未完成的生產(chǎn)環(huán)節(jié)、預(yù)計完成時間等。對于生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的可能影響交貨期的問題，及時協(xié)調(diào)供應(yīng)商采取措施解決。2.異常情況處理-在采購過程中，如出現(xiàn)供應(yīng)商無法按時交貨、設(shè)備質(zhì)量出現(xiàn)問題、運輸途中損壞等異常情況，采購部門應(yīng)及時采取措施進行處理。-對于交貨延遲的情況，根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責任，同時與供應(yīng)商協(xié)商確定新的交貨期，并及時通知使用部門和其他相關(guān)部門。-對于質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商立即整改或更換合格產(chǎn)品。如因質(zhì)量問題導(dǎo)致商超遭受損失，應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商承擔賠償責任。-對于運輸途中的損壞，及時與運輸方和供應(yīng)商溝通，明確責任歸屬，要求責任方采取補救措施，如修復(fù)、更換等。六、設(shè)備驗收準備1.驗收計劃制定-質(zhì)量驗收部門在收到采購部門的設(shè)備到貨通知后，根據(jù)采購合同和設(shè)備特點，制定詳細的驗收計劃。驗收計劃應(yīng)包括驗收時間、驗收地點、驗收人員、驗收標準、驗收方法、驗收流程等內(nèi)容。-將驗收計劃提前通知使用部門、采購部門等相關(guān)部門，以便各部門做好驗收準備工作。2.驗收人員培訓-對于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強的設(shè)備驗收，質(zhì)量驗收部門組織驗收人員進行相關(guān)培訓。培訓內(nèi)容包括設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能指標、操作方法、驗收標準等，確保驗收人員熟悉驗收要求和方法。-邀請供應(yīng)商技術(shù)人員或?qū)I(yè)技術(shù)專家對驗收人員進行現(xiàn)場培訓和指導(dǎo)，提高驗收人員的專業(yè)水平和驗收能力。3.驗收工具與場地準備-質(zhì)量驗收部門根據(jù)驗收需要，準備相應(yīng)的驗收工具和檢測設(shè)備，如量具、儀器儀表等，并確保驗收工具和檢測設(shè)備經(jīng)過校準，精度符合要求。-使用部門負責提供合適的驗收場地，確保驗收場地具備設(shè)備安裝、調(diào)試、運行的條件，如電力供應(yīng)、通風條件、空間尺寸等符合要求。七、設(shè)備驗收流程1.到貨檢驗-設(shè)備到貨時，采購部門、使用部門、質(zhì)量驗收部門共同對設(shè)備的外包裝、數(shù)量、規(guī)格型號等進行到貨檢驗。檢查設(shè)備外包裝是否完好，有無破損、變形等情況；核對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號是否與采購合同一致。-如發(fā)現(xiàn)外包裝有破損或設(shè)備數(shù)量、規(guī)格型號不符等問題，及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商做出解釋并采取相應(yīng)的處理措施。2.外觀檢查-拆除設(shè)備外包裝后，對設(shè)備的外觀進行檢查。檢查設(shè)備表面是否有劃痕、磕碰、銹蝕等缺陷，設(shè)備的標識、銘牌是否清晰、準確，設(shè)備的各種接口、按鍵、旋鈕等是否完好、無損壞。-對于外觀存在問題的設(shè)備，記錄問題情況，并要求供應(yīng)商進行處理或更換。3.數(shù)量與配置核對-按照采購合同和設(shè)備清單，仔細核對設(shè)備的數(shù)量和配置。檢查設(shè)備的隨機附件、工具、說明書、合格證等是否齊全，配置是否符合合同約定。-如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或配置不符，及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商補足或更換。4.安裝與調(diào)試-在使用部門和供應(yīng)商技術(shù)人員的配合下，按照設(shè)備安裝說明書進行設(shè)備的安裝。安裝過程中，嚴格按照安裝規(guī)范和要求進行操作，確保設(shè)備安裝牢固、位置正確、連接可靠。-設(shè)備安裝完成后，由供應(yīng)商技術(shù)人員或?qū)I(yè)調(diào)試人員按照調(diào)試規(guī)程進行設(shè)備的調(diào)試。調(diào)試過程中，觀察設(shè)備的運行狀態(tài)，檢查設(shè)備的各項性能指標是否達到規(guī)定要求。-在安裝和調(diào)試過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或安裝調(diào)試困難，及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商技術(shù)人員進行排查和解決。5.性能測試-根據(jù)設(shè)備的技術(shù)參數(shù)和驗收標準，對設(shè)備的各項性能進行測試。性能測試應(yīng)包括但不限于設(shè)備的運行速度、精度、穩(wěn)定性、安全性、能耗等方面。-性能測試應(yīng)采用科學合理的測試方法和工具，確保測試結(jié)果的準確性和可靠性。測試過程中，詳細記錄測試數(shù)據(jù)和測試結(jié)果。-對于性能測試不符合要求的設(shè)備，要求供應(yīng)商分析原因并采取措施進行整改，直至設(shè)備性能達到驗收標準。6.功能測試-由使用部門操作人員按照設(shè)備的實際使用場景和操作流程，對設(shè)備的各項功能進行測試。功能測試應(yīng)覆蓋設(shè)備的所有功能模塊，確保設(shè)備能夠正常滿足商超的使用需求。-在功能測試過程中，檢查設(shè)備的操作是否便捷、界面是否友好、各項功能是否正常實現(xiàn)等。如發(fā)現(xiàn)功能異常，及時反饋給供應(yīng)商進行處理。7.資料審查-質(zhì)量驗收部門對設(shè)備的相關(guān)資料進行審查，資料包括但不限于設(shè)備的說明書、操作手冊、維護手冊、合格證、質(zhì)量檢驗報告、保修卡等。-檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性，確保資料能夠滿足設(shè)備后續(xù)使用、維護、保養(yǎng)的需要。對于資料不全或不符合要求的，要求供應(yīng)商及時補充或完善。8.驗收報告編制-驗收完成后，質(zhì)量驗收部門根據(jù)驗收情況編制驗收報告。驗收報告應(yīng)包括設(shè)備基本信息、驗收依據(jù)、驗收時間、驗收地點、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果、存在問題及整改要求等內(nèi)容。-驗收報告應(yīng)由驗收人員簽字確認，并加蓋質(zhì)量驗收部門公章。驗收報告一式多份，分發(fā)給采購部門、使用部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商等相關(guān)單位和部門。9.驗收結(jié)果處理-如設(shè)備驗收合格，采購部門、使用部門、質(zhì)量驗收部門等相關(guān)部門在驗收報告上簽字確認，設(shè)備正式移交使用部門投入使用。財務(wù)部門按照合同約定辦理付款手續(xù)。-如設(shè)備驗收不合格，質(zhì)量驗收部門在驗收報告中明確指出存在的問題和整改要求，采購部門負責督促供應(yīng)商按照要求進行整改或更換設(shè)備。整改完成后，重新組織驗收，直至設(shè)備驗收合格。對于多次整改仍不合格的設(shè)備，按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任，如退貨、退款、賠償損失等。八、驗收后的工作1.設(shè)備移交與建檔-驗收合格的設(shè)備由采購部門與使用部門辦理移交手續(xù)，填寫《設(shè)備移交清單》，明確設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、移交時間等內(nèi)容，雙方簽字確認。-使用部門對接收的設(shè)備建立設(shè)備檔案，檔案內(nèi)容包括設(shè)備采購合同、驗收報告、設(shè)備說明書、操作手冊、維護記錄、維修記錄等。設(shè)備檔案應(yīng)妥善保管，以便日后查詢和管理。2.售后服務(wù)跟蹤-采購部門負責對設(shè)備的售后服務(wù)進行跟蹤。按照合同約定，督促供應(yīng)商履行售后服務(wù)承諾，如設(shè)備的保修、維修、保養(yǎng)、技術(shù)支持等服務(wù)。-使用部門在設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或需要售后服務(wù)，及時向采購部門反饋，采購部門協(xié)調(diào)供應(yīng)商及時處理。對供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量進行評價，評價結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要參考依據(jù)。3.采購總結(jié)與評估-設(shè)備采購?fù)瓿刹⑼度胧褂靡欢螘r間后，采購部門組織相關(guān)部門對本次采購活動進行總結(jié)與評估。總結(jié)采購過程中的經(jīng)驗教訓，評估采購設(shè)備的性能、質(zhì)量、適用性等是否滿足商超需求。-根據(jù)總結(jié)與評估結(jié)果，提出改進措施和建議，不斷完善設(shè)備采購與驗收管理制度和流程，提高采購管理水平和設(shè)備使用效益。九、監(jiān)督與處罰1.監(jiān)督機制-商超設(shè)立專門的監(jiān)督小組，成員包括內(nèi)部審計人員、紀檢監(jiān)察人員等，對設(shè)備采購與驗收過程進行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組有權(quán)對采購活動中的文件、記錄、合同等進行查閱，對相關(guān)人員進行詢問和調(diào)查。-建立投訴舉報渠道，鼓勵員工和供應(yīng)商對設(shè)備采購與驗收過程中的違規(guī)行為進行投訴舉報。對于投訴舉報內(nèi)容，監(jiān)督小組應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報人。2.違規(guī)處罰