庫(kù)房調(diào)發(fā)貨管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司庫(kù)房調(diào)發(fā)貨管理，規(guī)范調(diào)發(fā)貨流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地調(diào)配和發(fā)出，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司庫(kù)房調(diào)發(fā)貨業(yè)務(wù)的全過(guò)程，包括但不限于貨物的接收、存儲(chǔ)、調(diào)配、發(fā)貨等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：調(diào)發(fā)貨信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤，確保貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等與發(fā)貨單一致。2.及時(shí)性原則：調(diào)發(fā)貨工作應(yīng)及時(shí)高效，滿足客戶需求，避免延誤。3.安全性原則：在調(diào)發(fā)貨過(guò)程中，要確保貨物的安全，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和崗位在調(diào)發(fā)貨過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)接收客戶訂單，審核訂單信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.根據(jù)客戶需求，制定發(fā)貨計(jì)劃，并及時(shí)傳遞給庫(kù)房管理部門。3.跟蹤訂單發(fā)貨進(jìn)度，及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)。（二）庫(kù)房管理部門1.負(fù)責(zé)貨物的入庫(kù)驗(yàn)收、存儲(chǔ)保管、庫(kù)存盤點(diǎn)等工作。2.根據(jù)銷售部門的發(fā)貨計(jì)劃，組織貨物的調(diào)配和發(fā)貨準(zhǔn)備工作。3.安排專人負(fù)責(zé)貨物的裝車、運(yùn)輸?shù)劝l(fā)貨操作，確保貨物安全、準(zhǔn)確發(fā)出。4.建立健全庫(kù)房管理制度，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清理和整頓，保持庫(kù)房整潔有序。（三）采購(gòu)部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)和銷售需求，及時(shí)采購(gòu)所需貨物，并確保貨物按時(shí)到貨。2.與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，如質(zhì)量糾紛、交貨延遲等。3.協(xié)助庫(kù)房管理部門做好貨物的入庫(kù)驗(yàn)收工作。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核發(fā)貨單、發(fā)票等財(cái)務(wù)憑證，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。2.根據(jù)發(fā)貨情況，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，定期與庫(kù)房管理部門核對(duì)庫(kù)存賬目。3.對(duì)調(diào)發(fā)貨過(guò)程中的費(fèi)用進(jìn)行核算和控制，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。三、調(diào)發(fā)貨流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門收到客戶訂單后，應(yīng)立即對(duì)訂單信息進(jìn)行審核，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨日期等。2.如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤或不完整，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，核實(shí)并修正訂單信息。（二）發(fā)貨計(jì)劃制定1.銷售部門根據(jù)訂單審核結(jié)果，結(jié)合庫(kù)存情況，制定發(fā)貨計(jì)劃。發(fā)貨計(jì)劃應(yīng)明確發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨方式等。2.發(fā)貨計(jì)劃制定后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將其傳遞給庫(kù)房管理部門，并抄送采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門。（三）庫(kù)存核對(duì)1.庫(kù)房管理部門收到發(fā)貨計(jì)劃后，應(yīng)立即安排專人對(duì)庫(kù)存貨物進(jìn)行核對(duì)。2.核對(duì)內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等，確保庫(kù)存貨物能夠滿足發(fā)貨需求。3.如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存短缺或貨物質(zhì)量問(wèn)題，庫(kù)房管理部門應(yīng)及時(shí)通知銷售部門和采購(gòu)部門，協(xié)商解決辦法。（四）貨物調(diào)配1.根據(jù)發(fā)貨計(jì)劃和庫(kù)存核對(duì)結(jié)果，庫(kù)房管理部門組織貨物的調(diào)配工作。2.調(diào)配貨物時(shí)，應(yīng)遵循先進(jìn)先出、就近發(fā)貨等原則，確保貨物的質(zhì)量和存儲(chǔ)期限符合要求。3.在貨物調(diào)配過(guò)程中，庫(kù)房管理人員應(yīng)做好貨物的標(biāo)識(shí)和記錄，確保貨物的流向清晰可查。（五）發(fā)貨準(zhǔn)備1.貨物調(diào)配完成后，庫(kù)房管理部門安排專人進(jìn)行發(fā)貨準(zhǔn)備工作。2.發(fā)貨準(zhǔn)備工作包括貨物的包裝、標(biāo)識(shí)粘貼、裝箱單填寫等。3.包裝材料應(yīng)符合貨物運(yùn)輸要求，確保貨物在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰準(zhǔn)確，標(biāo)明貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。裝箱單應(yīng)與發(fā)貨單一致，注明貨物的詳細(xì)清單。（六）發(fā)貨操作1.發(fā)貨準(zhǔn)備工作完成后，庫(kù)房管理人員按照發(fā)貨計(jì)劃組織貨物的裝車和運(yùn)輸。2.在裝車過(guò)程中，應(yīng)注意貨物的擺放和固定，避免貨物在運(yùn)輸過(guò)程中發(fā)生碰撞、擠壓等情況。3.貨物裝車完畢后，庫(kù)房管理人員應(yīng)與運(yùn)輸人員辦理貨物交接手續(xù)，填寫貨物交接清單，雙方簽字確認(rèn)。4.運(yùn)輸人員負(fù)責(zé)將貨物安全、及時(shí)地送達(dá)客戶指定地點(diǎn)，并與客戶辦理貨物簽收手續(xù)。貨物簽收單應(yīng)及時(shí)返回庫(kù)房管理部門。（七）發(fā)貨記錄與跟蹤1.庫(kù)房管理部門應(yīng)建立健全調(diào)發(fā)貨記錄檔案，對(duì)每一筆調(diào)發(fā)貨業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.發(fā)貨記錄應(yīng)包括訂單號(hào)、發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨方式、運(yùn)輸單號(hào)、客戶名稱、簽收時(shí)間等信息。3.銷售部門應(yīng)定期跟蹤訂單發(fā)貨進(jìn)度，及時(shí)了解貨物的到達(dá)情況，并與客戶保持溝通。如發(fā)現(xiàn)貨物運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決。（八）退貨處理1.如客戶因質(zhì)量問(wèn)題或其他原因要求退貨，銷售部門應(yīng)及時(shí)與庫(kù)房管理部門溝通，并辦理退貨手續(xù)。2.庫(kù)房管理部門收到退貨申請(qǐng)后，應(yīng)安排專人對(duì)退貨貨物進(jìn)行清點(diǎn)、驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的退貨貨物應(yīng)及時(shí)入庫(kù)，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)退貨貨物存在質(zhì)量問(wèn)題或與發(fā)貨時(shí)不符，應(yīng)及時(shí)與銷售部門和供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。4.退貨處理完成后，庫(kù)房管理部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。四、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤點(diǎn)1.庫(kù)房管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存貨物進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。2.盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終大盤點(diǎn)。3.盤點(diǎn)前，庫(kù)房管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，包括制定盤點(diǎn)計(jì)劃、清理庫(kù)房、核對(duì)賬目等。4.盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對(duì)庫(kù)存貨物進(jìn)行逐一清點(diǎn)，并做好記錄。5.盤點(diǎn)結(jié)束后，庫(kù)房管理人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤點(diǎn)結(jié)果與賬目之間的差異及原因。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（二）庫(kù)存預(yù)警1.庫(kù)房管理部門應(yīng)建立庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài)。2.根據(jù)貨物的銷售情況、采購(gòu)周期等因素，設(shè)定庫(kù)存上限和下限。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量接近或低于下限，或高于上限時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息。3.庫(kù)房管理人員收到預(yù)警信息后，應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取相應(yīng)措施，如通知采購(gòu)部門補(bǔ)貨、調(diào)整銷售策略等。（三）庫(kù)存安全管理1.庫(kù)房管理部門應(yīng)加強(qiáng)庫(kù)存安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保貨物的安全。2.庫(kù)房應(yīng)配備消防器材、防盜設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.庫(kù)房管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。如因工作需要進(jìn)入庫(kù)房，必須辦理相關(guān)手續(xù)，并在庫(kù)房管理人員的陪同下進(jìn)行。4.庫(kù)房應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥整潔，防止貨物受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等情況發(fā)生。五、調(diào)發(fā)貨相關(guān)單據(jù)管理（一）發(fā)貨單1.發(fā)貨單是庫(kù)房發(fā)貨的依據(jù)，由銷售部門根據(jù)訂單信息填寫，經(jīng)審核后傳遞給庫(kù)房管理部門。2.發(fā)貨單應(yīng)包括訂單號(hào)、客戶名稱、聯(lián)系方式、貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨方式等信息。3.庫(kù)房管理人員根據(jù)發(fā)貨單組織貨物發(fā)貨，并在發(fā)貨單上簽字確認(rèn)。發(fā)貨單一式多聯(lián)，分別留存銷售部門、庫(kù)房管理部門、財(cái)務(wù)部門等。（二）裝箱單1.裝箱單是貨物裝箱的明細(xì)清單，由庫(kù)房管理人員根據(jù)發(fā)貨單填寫。2.裝箱單應(yīng)注明貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝形式等信息，并與發(fā)貨單一致。3.裝箱單應(yīng)隨貨物一同發(fā)出，以便客戶核對(duì)貨物清單。（三）運(yùn)輸單1.運(yùn)輸單是貨物運(yùn)輸?shù)膽{證，由運(yùn)輸人員填寫。2.運(yùn)輸單應(yīng)包括發(fā)貨單號(hào)、貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、起運(yùn)地、目的地、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸單號(hào)等信息。3.運(yùn)輸人員在運(yùn)輸過(guò)程中應(yīng)妥善保管運(yùn)輸單，到達(dá)目的地后將運(yùn)輸單交客戶簽收，并及時(shí)返回庫(kù)房管理部門。（四）貨物交接清單1.貨物交接清單是庫(kù)房管理人員與運(yùn)輸人員之間進(jìn)行貨物交接的憑證。2.貨物交接清單應(yīng)注明發(fā)貨單號(hào)、貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝形式、交接時(shí)間、交接地點(diǎn)等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.貨物交接清單一式兩份，庫(kù)房管理部門和運(yùn)輸人員各留存一份。（五）退貨單1.退貨單是客戶退貨的憑證，由銷售部門根據(jù)客戶退貨申請(qǐng)?zhí)顚懀?jīng)審核后傳遞給庫(kù)房管理部門。2.退貨單應(yīng)包括訂單號(hào)、客戶名稱、聯(lián)系方式、退貨原因、貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、退貨時(shí)間等信息。3.庫(kù)房管理人員根據(jù)退貨單接收退貨貨物，并在退貨單上簽字確認(rèn)。退貨單一式多聯(lián)，分別留存銷售部門、庫(kù)房管理部門、財(cái)務(wù)部門等。（六）單據(jù)保存1.調(diào)發(fā)貨相關(guān)單據(jù)是公司重要的業(yè)務(wù)憑證，應(yīng)妥善保存。2.單據(jù)保存期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。3.單據(jù)保存應(yīng)做到安全、完整、便于查詢，防止單據(jù)丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。六、獎(jiǎng)懲制度（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.在調(diào)發(fā)貨工作中，表現(xiàn)突出，為公司做出顯著貢獻(xiàn)的部門或個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升等。（二）懲罰1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，在調(diào)發(fā)貨工作中出現(xiàn)失誤或錯(cuò)誤的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕