慈善會會議管理制度一、總則（一）目的為規范慈善會會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性和執行的有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于慈善會組織召開的各類會議，包括理事會會議、常務理事會會議、會長辦公會、專題研討會、工作部署會、經驗交流會等。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規模和時間，提高會議質量，確保會議達到預期目的。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、議程、參會人員等，做好相關資料準備，確保會議順利進行。3.民主決策原則：鼓勵參會人員充分發表意見，尊重不同觀點，通過民主討論形成科學合理的決策。4.嚴格執行原則：會議形成的決議和部署必須嚴格執行，確保各項工作得到有效落實。二、會議分類及職責（一）理事會會議1.職責：理事會是慈善會的最高決策機構，負責審議慈善會的年度工作報告、財務報告、工作計劃等重大事項，決定慈善會的發展戰略、工作方針和重大決策。2.參會人員：理事會成員。3.召開頻率：每年至少召開[X]次。（二）常務理事會會議1.職責：在理事會閉會期間，常務理事會行使理事會的部分職權，負責審議重要事項，監督慈善會日常工作的開展。2.參會人員：常務理事會成員。3.召開頻率：每季度至少召開[X]次。（三）會長辦公會1.職責：負責研究慈善會日常工作中的重要問題，協調各部門工作，做出工作部署和決策。2.參會人員：會長、副會長、秘書長及相關部門負責人。3.召開頻率：根據工作需要適時召開。（四）專題研討會1.職責：針對特定慈善項目、業務領域或熱點問題進行深入研討，為慈善會發展提供專業意見和建議。2.參會人員：相關領域專家、學者、慈善會工作人員及利益相關方代表。3.召開頻率：根據實際情況不定期召開。（五）工作部署會1.職責：傳達上級指示精神，部署階段性工作任務，明確工作目標、要求和責任分工。2.參會人員：相關部門負責人及工作人員。3.召開頻率：根據工作需要適時召開。（六）經驗交流會1.職責：分享慈善工作經驗和成果，促進各部門之間的交流與學習，推動慈善會整體工作水平提升。2.參會人員：慈善會工作人員及相關代表。3.召開頻率：根據實際情況不定期召開。三、會議組織與安排（一）會議籌備1.會議發起由相關部門或人員根據工作需要提出會議申請，填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等內容。重要會議需提前[X]個工作日提交申請，一般會議提前[X]個工作日提交申請。2.會議審批《會議申請表》經部門負責人審核后，報秘書長或會長審批。審批通過后，由申請部門負責組織會議籌備工作。3.資料準備根據會議主題和議程，準備相關會議資料，如工作報告、財務報表、項目方案、討論議題等。資料應內容準確、邏輯清晰、格式規范，并提前發放給參會人員，以便其提前了解會議內容，做好發言準備。4.通知發布會議組織部門應提前[X]個工作日將會議通知發送給參會人員，通知應明確會議時間、地點、主題、議程、參會要求等信息。對于重要會議，可采用多種通知方式，如郵件、短信、電話等，確保參會人員及時收到通知。（二）會議主持1.會議主持人一般由會長或副會長擔任，也可根據會議主題和性質指定相關人員擔任。2.主持人應提前熟悉會議議程和相關資料，明確會議目的和重點，確保會議按照預定程序順利進行。3.主持人應引導參會人員積極發言，控制會議節奏和時間，避免出現冷場、跑題或爭論不休等情況。4.主持人應在會議結束時對會議進行總結，明確會議成果和下一步工作要求。（三）會議記錄1.每次會議應安排專人負責記錄，記錄人員應具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.會議記錄應準確、完整地記錄會議內容，包括會議時間、地點、參會人員、主持人、議程、發言內容、討論結果、決議事項等。3.會議記錄應采用統一的格式和模板，確保記錄內容規范、清晰。記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要。4.會議紀要應在會議結束后[X]個工作日內完成，并經主持人審核后發送給參會人員及相關部門。會議紀要應明確會議主要內容、決議事項、責任部門和完成時間，作為會議執行和監督的依據。（四）會議服務1.會議組織部門應提前做好會議場地的布置和設備調試工作，確保會議環境舒適、設備正常運行。2.會議期間應提供必要的服務，如茶水、文具等，確保參會人員能夠順利開展會議。3.對于重要會議或有特殊要求的會議，可安排專人負責會議簽到、資料發放、會議秩序維護等工作。四、會議紀律與要求（一）參會人員要求1.參會人員應提前安排好工作，按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。如有特殊情況不能參會，應提前向會議主持人請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應認真閱讀會議資料，積極參與會議討論，充分發表自己的意見和建議。3.參會人員應遵守會議紀律，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話或從事與會議無關的事情。（二）會議發言要求1.發言人員應圍繞會議主題進行發言，觀點明確，論據充分，表達清晰。2.發言時間應根據會議議程和時間安排合理控制，一般不超過[X]分鐘。如有特殊情況需要延長發言時間，應提前向主持人申請。3.參會人員之間應相互尊重，不得打斷他人發言，如有不同意見，應在他人發言結束后再進行回應。（三）會議保密要求1.參會人員應對會議中涉及的商業秘密、工作機密、個人隱私等信息嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.會議資料應妥善保管，未經會議組織部門同意，不得擅自復制、傳播或銷毀。3.對于會議討論的敏感問題或尚未公開的事項，參會人員應嚴格遵守保密規定，不得在會議外隨意談論。五、會議決議執行與監督（一）決議傳達1.會議紀要經審核后應及時傳達給參會人員及相關部門，確保決議事項得到準確傳達。2.責任部門應根據會議決議制定具體的工作計劃和實施方案，并明確工作目標、任務、措施和時間節點。（二）執行監督1.相關部門應定期對會議決議的執行情況進行跟蹤檢查，及時掌握工作進展情況，發現問題及時解決。2.對于執行不力的部門和個人，應進行督促和問責，確保會議決議得到有效執行。（三）反饋與調整1.在決議執行過程中，如遇特殊情況需要調整或變更決議內容，責任部門應及時向會議組織部門報告，并提交相關說明和建議。2.會議組織部門應根據實際情況，組織相關人員對調整事項進行研究和討論，必要時召開專題會議進行決策。六、會議檔案管理1.會議組織部門應負責收集、整理和保管各類會議資料，包括會議申請表、會議通知、會議記錄、會議紀要、會議決議、工作報告、財務報表、項目方案等。2.會議檔案應按照年度、會議類型進行分類歸檔，建立電子和紙質檔案，確保檔案資料的完整性和可查閱性。3.會議檔案的保管期限應根據相關規定和實際