機能源合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司機能源合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與機能源供應商、客戶等簽訂的各類機能源合同，包括但不限于電力供應合同、天然氣供應合同、煤炭采購合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等應遵守國家法律法規和相關政策。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，不得強迫或欺詐對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，保障雙方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同義務。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.法務部門負責合同的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規進行把關。參與重大合同的談判，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，維護公司合法權益。2.采購部門負責機能源供應商的選擇、評估和管理。組織合同的談判、起草和簽訂工作。跟蹤合同履行情況，協調解決合同履行中的問題。3.財務部門負責審核合同的財務條款，確保合同的經濟合理性。參與合同付款審核，監督合同款項的支付。提供財務分析和風險預警，協助合同管理。（二）相關部門職責1.使用部門提出機能源需求計劃，參與合同條款的討論。負責合同執行過程中的使用情況反饋，協助采購部門解決問題。2.技術部門提供機能源技術標準和要求，參與合同技術條款的制定。在合同履行過程中提供技術支持，協助解決技術問題。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同立項使用部門根據生產經營需要，提出機能源需求計劃，明確需求的種類、數量、質量、價格等要求。采購部門對需求計劃進行審核，結合市場情況，確定采購意向。2.供應商選擇采購部門通過招標、詢價、談判等方式，選擇合適的機能源供應商。對供應商進行資格審查，包括營業執照、資質證書、業績情況等。3.合同談判采購部門組織相關部門與供應商進行合同談判，明確雙方的權利和義務。談判內容包括合同價格、交貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等。4.合同起草采購部門根據談判結果，起草合同文本。合同文本應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義條款。5.合同審核采購部門將合同文本提交法務部門進行合法性審查。同時提交財務部門進行財務條款審核。相關部門根據職責對合同條款進行審核，提出修改意見。6.合同簽訂經審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表簽字并加蓋公司公章。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門。（二）合同條款要求1.標的條款：明確機能源的名稱、規格、型號、數量、質量等。2.價格條款：約定合同價格及價格調整方式。3.交貨條款：明確交貨時間、地點、方式等。4.付款條款：規定付款方式、付款時間、付款比例等。5.質量條款：確定機能源的質量標準及驗收方式。6.違約責任條款：明確雙方違約應承擔的責任。7.爭議解決條款：約定爭議解決的方式，如協商、仲裁或訴訟。四、合同履行管理（一）合同執行跟蹤1.采購部門負責跟蹤合同執行情況，及時掌握供應商的交貨進度、質量情況等。定期與供應商溝通，協調解決合同履行中的問題。2.使用部門按照合同約定使用機能源，及時反饋使用過程中的問題。協助采購部門進行合同驗收工作。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更合同條款的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。2.變更協議應明確變更的內容、時間、雙方的權利和義務等。3.采購部門應及時將合同變更情況通知相關部門，并對合同檔案進行更新。（三）合同付款管理1.財務部門按照合同約定的付款方式和時間，審核付款申請。2.付款申請應附合同副本、發票、驗收報告等相關資料。3.經審核通過后，財務部門辦理付款手續。五、合同驗收管理（一）驗收標準1.按照合同約定的質量標準進行驗收。2.如合同未約定質量標準的，按照國家相關標準或行業通行標準進行驗收。（二）驗收流程1.使用部門在機能源到貨后，應及時組織驗收。2.驗收內容包括數量、質量、規格、型號等。3.驗收合格后，使用部門應出具驗收報告。4.采購部門將驗收報告與合同副本等資料一并歸檔。六、合同風險管理（一）風險識別與評估1.法務部門、采購部門等相關部門定期對機能源合同進行風險識別和評估。2.風險識別應包括合同簽訂、履行、變更、終止等各個環節。3.對識別出的風險進行評估，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的應對措施。2.對于高風險合同，應加強審核和監控，采取必要的防范措施。3.建立風險預警機制，及時發現和處理潛在的風險。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負責收集合同簽訂、履行過程中的各類文件資料，包括合同文本、談判記錄、變更協議、驗收報告、付款憑證等。2.相關部門應及時將涉及合同的資料提交給采購部門。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門對收集到的合同資料進行整理，按照時間順序、類別等進行分類。2.將整理好的合同檔案歸檔保存，建立電子和紙質檔案。3.檔案應妥善保管，便于查閱和使用。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經相關部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱合同檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經公司分管領導批準后借閱。3.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。八、合同糾紛處理（一）糾紛協商1.合同履行過程中發生糾紛的，合同雙方應首先進行協商解決。2.采購部門負責組織相關部門與對方進行協商，了解糾紛情況，提出解決方案。（二）糾紛調解1.如協商不成，可由雙方共同委托第三方進行調解。2.調解應遵循自愿、合法、公正的原則，達成調解協議。（三）糾紛仲裁或訴訟1.如調解不成，合