機要保密室管理制度一、總則（一）目的為加強公司機要保密室的管理，確保公司機密信息的安全與保密，防止機密信息泄露給公司造成損失，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機要保密室的管理，包括機要保密室的人員、文件、設備等相關事項。公司所有涉及機密信息的部門和員工均需遵守本制度。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對機要保密室內的所有信息嚴格保密，未經授權不得向任何無關人員透露。2.專人專管原則：機要保密室的管理工作由專人負責，確保責任明確，管理規范。3.安全防范原則：采取必要的安全防范措施，保障機要保密室內信息和設備的安全。二、機要保密室人員管理（一）人員配備1.機要保密室設主任一名，全面負責機要保密室的管理工作。主任應具備較強的責任心、保密意識和組織協調能力。2.根據工作需要，配備若干機要保密員，負責具體的文件管理、信息傳遞等工作。機要保密員應政治素質高、工作認真負責、具備良好的保密意識。（二）人員職責1.主任職責負責制定和完善機要保密室的各項管理制度，并組織實施。組織機要保密員的培訓和教育，提高保密意識和業務水平。定期檢查機要保密室的安全防范措施落實情況，及時發現和處理安全隱患。協調與公司其他部門的關系，確保機要保密工作的順利開展。對機要保密室的工作進行總結和匯報，及時向上級領導反饋機要保密工作中的問題和建議。2.機要保密員職責嚴格遵守保密制度，認真履行保密職責，確保所負責的機密信息安全。負責機要文件的收發、登記、傳遞、保管和歸檔工作，做到手續完備、賬目清楚。對機要文件進行分類整理，按照規定的期限進行保存和銷毀，確保文件不丟失、不損壞、不泄密。協助主任做好機要保密室的安全防范工作，定期檢查設備設施的運行情況，發現問題及時報告并處理。不得擅自將機要保密室內的文件、資料帶出室外，因工作需要確需帶出的，必須經主任批準，并辦理登記手續。參加保密培訓和教育活動，不斷提高自身的保密意識和業務能力。（三）人員審查與培訓1.對機要保密室人員進行嚴格的背景審查，確保其政治可靠、品行端正、無不良記錄。2.定期組織機要保密室人員參加保密培訓，培訓內容包括國家保密法律法規、公司保密制度、保密技術知識等，提高其保密意識和業務水平。培訓結束后，對人員進行考核，考核結果作為其繼續任職的重要依據。（四）人員離崗管理1.機要保密室人員因工作調動、離職等原因離崗時，必須將所保管的機要文件、資料等全部交回，并辦理交接手續。交接手續應在主任的監督下進行，交接雙方應簽字確認。2.對離崗人員進行保密提醒，要求其在離職后一定期限內繼續履行保密義務，不得泄露公司機密信息。三、機要保密室文件管理（一）文件分類1.機要文件：涉及公司核心機密、商業秘密、重要決策等文件，如公司戰略規劃、財務報表、合同協議等。2.秘密文件：涉及公司重要業務信息、技術資料等文件，如業務方案、技術圖紙、客戶名單等。3.內部文件：僅供公司內部使用的文件，如會議紀要、工作匯報等。（二）文件收發1.機要保密室收到文件后，機要保密員應及時進行登記，詳細記錄文件的名稱、文號、來源、日期、份數等信息。2.對機要文件和秘密文件，機要保密員應按照規定的程序進行簽收，確保文件的真實性和完整性。簽收時，應檢查文件的密封情況，如有破損或異常，應及時報告并處理。3.文件發出時，機要保密員應填寫發文登記表，注明文件的名稱、文號、去向、日期等信息。對機要文件和秘密文件，應按照規定的方式進行傳遞，確保文件安全送達。（三）文件傳遞1.機要文件和秘密文件的傳遞應通過專人、專車或機要通信等方式進行，確保文件在傳遞過程中的安全。2.傳遞文件時，機要保密員應將文件裝入專用的文件袋或信封，并密封好。文件袋或信封上應注明文件的密級、名稱、文號等信息。3.嚴禁通過普通郵件、傳真、電子郵件等方式傳遞機要文件和秘密文件。如因工作需要必須通過電子方式傳遞的，應采取加密等安全措施，并確保接收方具備相應的安全接收條件。（四）文件保管1.機要保密室應設置專門的文件柜，用于存放機要文件和秘密文件。文件柜應具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能。2.機要文件和秘密文件應分類存放，按照密級由高到低排列。不同密級的文件應分開存放，不得混放。3.機要保密員應定期對文件進行整理和盤點，確保文件的完整性和準確性。發現文件丟失、損壞或泄密等情況，應及時報告并采取措施進行處理。（五）文件借閱1.公司內部人員因工作需要借閱機要文件和秘密文件時，必須填寫借閱申請表，注明借閱文件的名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息，并經所在部門負責人和機要保密室主任批準。2.借閱申請表應一式兩份，一份由機要保密室留存，一份交借閱人作為借閱憑證。3.借閱人應在規定的期限內歸還所借文件，不得擅自延長借閱期限。如需續借，應重新辦理借閱手續。4.借閱人應妥善保管所借文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。如發現文件有損壞或丟失等情況，應及時報告并承擔相應的責任。（六）文件銷毀1.機要文件和秘密文件在超過保存期限或已失去保存價值時，應按照規定進行銷毀。2.文件銷毀前，機要保密員應填寫文件銷毀申請表，注明文件的名稱、文號、數量、銷毀原因等信息，并經機要保密室主任和公司分管領導批準。3.文件銷毀申請表應一式兩份，一份由機要保密室留存，一份交銷毀執行人作為銷毀憑證。4.文件銷毀應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件無法恢復。銷毀過程應有專人監督，并在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應包括文件的名稱、文號、數量、銷毀時間、銷毀方式、監督人等信息。四、機要保密室設備管理（一）設備配備1.機要保密室應配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、復印機、傳真機等。2.為確保信息安全，機要保密室的電腦應配備防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，并定期進行更新和維護。（二）設備使用1.機要保密室設備僅供機要保密室人員使用，未經許可不得轉借他人。2.使用設備時，應嚴格按照操作規程進行操作，不得擅自更改設備的設置和參數。3.嚴禁在機要保密室的設備上安裝與工作無關的軟件，不得利用設備從事違法違規活動。（三）設備維護1.機要保密員應定期對設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。如發現設備故障，應及時報告并聯系專業人員進行維修。2.對設備的維修情況應進行記錄，包括維修時間、維修內容、維修人員等信息。（四）設備報廢1.機要保密室設備在超過使用期限或已無法正常使用時，應按照規定進行報廢處理。2.設備報廢前，機要保密員應填寫設備報廢申請表，注明設備的名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息，并經機要保密室主任和公司分管領導批準。3.設備報廢申請表應一式兩份，一份由機要保密室留存，一份交資產管理部門作為資產核銷的依據。4.設備報廢后，應按照公司資產管理規定進行處理，確保資產的安全和完整。五、機要保密室安全管理（一）安全防范措施1.機要保密室應安裝門禁系統、監控系統等安全防范設備，確保機要保密室的安全。2.門禁系統應設置專人負責管理，嚴格控制人員進出。進入機要保密室的人員必須經過授權，并進行身份驗證。3.監控系統應24小時不間斷運行，對機要保密室的出入口、內部區域等進行實時監控。監控記錄應保存一定期限，以備查閱。（二）消防安全1.機要保密室內應配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保消防器材完好有效。2.機要保密室人員應熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識和技能。3.嚴禁在機要保密室內吸煙和使用明火，不得私拉亂接電線，確保用電安全。（三）應急處置1.制定機要保密室應急預案，明確在發生火災、盜竊、泄密等突發事件時的應急處置措施和責任分工。2.定期組織機要保密室人員進行應急演練，提高應急處置能力。3.發生突發事件時，機要保密室人員應立即采取措施進行處置，并及時報告公司領導和相關部門。六、監督與檢查（一）內部監督1.機要保密室主任應定期對機要保密室的管理工作進行檢查，發現問題及時整改。2.公司內部審計部門應定期對機要保密室的財務收支、文件管理、設備管理等情況進行審計，確保機要保密室的管理工作規范、透明。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、保密行政管理部門等的監督檢查，積極配合相關部門的工作。2.對監督檢查中發現的問題，應及時進行整改，并將整改情況報告相關部門。七、責任追究（一）違規行為界定1.違反本制度規定，擅自泄露公司機密信息的。2.未經授權，擅自進入機要保密室的。3.未按規定程序進行文件收發、傳遞、保管、借閱、銷毀等操作的。4.未妥善保管機要保密室設備，導致設備損壞或丟失的。5.未遵守機要保密室安全管理規定，導致發生安全事故的。（二）責任追究方式1.對違反本制度的人員，視情節輕重給予批