正版化軟件管理制度一、總則（一）目的為加強公司軟件正版化管理，規范軟件使用行為，保護公司和軟件著作權人的合法權益，促進公司信息化建設的健康發展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及所有在公司辦公場所內使用軟件的人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關軟件著作權保護的法律法規，確保公司使用的所有軟件均為合法授權版本。2.合規性原則：按照軟件授權協議的要求，規范軟件的安裝、使用、復制、分發等行為，不得超出授權范圍使用軟件。3.必要性原則：根據工作實際需要，合理配置軟件資源，避免軟件的過度采購和浪費。4.責任追究原則：對違反本制度的行為，依法依規追究相關責任人的責任。二、軟件采購管理（一）采購計劃1.各部門根據工作需求，每年年底制定下一年度的軟件采購計劃，明確所需軟件的名稱、版本、數量、用途等信息。2.采購計劃應經部門負責人審核后報公司信息化管理部門匯總，信息化管理部門結合公司整體信息化建設規劃進行綜合平衡，形成公司年度軟件采購計劃草案。3.年度軟件采購計劃草案經公司主管領導審批后執行。（二）采購流程1.信息化管理部門負責軟件采購的具體實施，根據批準的采購計劃，通過招標、詢價、單一來源等方式選擇供應商。2.與供應商簽訂軟件采購合同時，應明確軟件的版本、數量、價格、授權范圍、售后服務等條款，并要求供應商提供合法有效的軟件授權證明文件。3.軟件采購合同簽訂后，信息化管理部門應及時將合同副本及軟件授權證明文件交公司法務部門備案。（三）采購驗收1.軟件到貨后，信息化管理部門應組織相關人員按照采購合同和軟件授權證明文件進行驗收。2.驗收內容包括軟件的版本、功能、數量、質量等是否與合同約定一致，軟件授權證明文件是否齊全、有效。3.驗收合格后，由信息化管理部門填寫軟件驗收報告，經相關人員簽字確認后歸檔保存。三、軟件安裝與使用管理（一）安裝規定1.公司所有軟件必須從正規渠道獲取并按照軟件授權協議進行安裝。未經授權，不得私自下載、安裝任何軟件。2.禁止在公司辦公電腦上安裝盜版軟件、破解軟件、非法共享軟件等未經授權的軟件。3.軟件安裝前，應確保安裝環境符合軟件要求，并對安裝過程進行記錄。（二）使用規范1.員工應按照軟件授權協議的規定使用軟件，不得將軟件用于非工作目的。2.禁止對公司購買的軟件進行反向工程、反編譯、破解等侵權行為。3.對于涉及商業機密的軟件，應嚴格遵守公司的保密制度，采取必要的安全措施防止信息泄露。4.員工離職時，應將所使用的公司軟件及相關授權資料歸還公司。（三）軟件更新1.信息化管理部門應定期關注軟件供應商發布的軟件更新信息，根據公司實際情況及時組織軟件更新。2.軟件更新應在確保公司業務正常運行的前提下進行，并對更新后的軟件進行測試，確保其穩定性和兼容性。四、軟件資產管理（一）資產登記1.信息化管理部門負責建立公司軟件資產臺賬，對公司購買的所有軟件進行詳細登記，包括軟件名稱、版本、購買時間、授權期限、使用部門等信息。2.軟件資產臺賬應定期更新，確保賬實相符。（二）資產清查1.公司每年至少進行一次軟件資產清查工作，對軟件的使用情況、授權情況、資產狀態等進行全面檢查。2.清查結束后，應形成軟件資產清查報告，對清查中發現的問題及時進行整改。（三）資產處置1.對于已超過授權期限或不再使用的軟件，信息化管理部門應及時辦理資產處置手續，經公司批準后進行卸載或銷毀。2.軟件資產處置應做好記錄，包括處置時間、處置方式、處置原因等信息。五、軟件安全與保密管理（一）安全措施1.公司應采取必要的安全防護措施，防止軟件受到病毒、惡意軟件等攻擊，確保軟件的正常運行和數據安全。2.定期對公司軟件進行安全檢測和漏洞掃描，及時發現并修復安全隱患。（二）保密要求1.對于涉及公司商業機密、技術秘密等重要信息的軟件，相關人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露軟件中的敏感信息。2.在使用軟件過程中，應妥善保管軟件的授權證明文件、安裝介質、密鑰等資料，防止丟失或被盜用。六、監督與檢查（一）內部監督1.公司信息化管理部門負責對各部門軟件正版化使用情況進行定期檢查和不定期抽查，檢查內容包括軟件安裝使用情況、授權情況、資產登記情況等。2.各部門應積極配合信息化管理部門的監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。（二）外部審計1.公司應接受國家有關部門、行業協會等組織的軟件正版化審計檢查，積極配合審計工作，如實提供相關資料和數據。2.對于審計檢查中發現的問題，應及時進行整改，并將整改情況書面報告審計部門。七、違規處理（一）違規行為界定1.未經授權安裝、使用盜版軟件、破解軟件、非法共享軟件等未經授權的軟件。2.超出軟件授權協議范圍使用軟件。3.私自復制、分發公司購買的軟件。4.對公司購買的軟件進行反向工程、反編譯、破解等侵權行為。5.未按照本制度規定進行軟件采購、安裝、使用、資產管理等。（二）處理措施1.對于首次發現違規行為的員工，給予警告處分，并責令其立即整改。2.對于多次發現違規行為或情節嚴重的員工，除給予相應的紀律處分外，還將依法依規追究其法律責任。3.因違規使用軟件給公司造成經濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償