樣品展示區(qū)管理制度一、總則（一）目的為加強公司樣品展示區(qū)的管理，規(guī)范樣品展示、使用及相關流程，確保樣品展示區(qū)的正常運作，充分發(fā)揮其展示公司產品形象、促進業(yè)務交流等作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及樣品展示區(qū)的部門、人員及相關活動。（三）基本原則1.安全規(guī)范原則：確保樣品展示區(qū)的設施設備安全，樣品擺放及展示活動符合安全要求，保障人員和財產安全。2.有序管理原則：對樣品展示區(qū)進行科學規(guī)劃、合理布局，各類樣品分類有序擺放，展示流程清晰規(guī)范。3.高效利用原則：充分發(fā)揮樣品展示區(qū)的功能，提高展示效果，促進業(yè)務開展，提升工作效率。4.責任明確原則：明確各部門及人員在樣品展示區(qū)管理中的職責，做到責任到人，便于管理和監(jiān)督。二、樣品展示區(qū)規(guī)劃與布局（一）展示區(qū)設置根據公司產品特點和業(yè)務需求，設立專門的樣品展示區(qū)，分為[具體區(qū)域名稱1]、[具體區(qū)域名稱2]等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間保持合理的空間間距，便于人員參觀、操作和樣品擺放。（二）布局規(guī)劃1.樣品擺放按照產品類別、系列進行分區(qū)，每個區(qū)域設置明顯的標識牌，注明產品名稱、型號、規(guī)格等信息。2.展示區(qū)配備必要的展示架、展示臺、陳列柜等設施，確保樣品擺放穩(wěn)固、整齊、美觀。對于特殊尺寸或形狀的樣品，應設計專門的展示方式，以達到最佳展示效果。3.考慮到參觀和交流的便利性，展示區(qū)內設置合理的通道，寬度不小于[X]米，確保人員能夠順暢通行，避免出現擁堵現象。（三）環(huán)境要求1.展示區(qū)保持整潔衛(wèi)生，定期進行清掃和整理，地面無雜物、污漬，展示設施無灰塵、破損。2.控制展示區(qū)的溫度、濕度在適宜范圍內，根據不同樣品的特性，采取相應的防護措施，如防潮、防蟲、防塵等。3.展示區(qū)應具備良好的照明條件，確保樣品能夠清晰展示。根據展示需求，合理設置燈光亮度和角度，避免出現陰影或反光等影響展示效果的情況。三、樣品管理（一）樣品入庫1.新樣品到貨后，由采購部門及時通知相關業(yè)務部門和樣品管理部門。2.樣品管理部門安排專人對樣品進行驗收，核對樣品的數量、規(guī)格、型號、質量等是否與采購合同一致。如發(fā)現問題，應及時與采購部門溝通協(xié)調，要求供應商解決。3.驗收合格的樣品，在樣品管理部門進行登記，記錄樣品的名稱、編號、規(guī)格、型號、入庫日期、來源等信息，并建立樣品庫存臺賬。4.樣品入庫后，按照規(guī)劃好的布局放置在相應的展示區(qū)域或存儲區(qū)域，并做好標識。（二）樣品存儲1.不同類型的樣品應分類存放，避免相互混淆。例如，電子產品與機械產品應分開存放，易損品與普通品應分開存放。2.對于有特殊存儲要求的樣品，如需要恒溫、恒濕存儲的樣品，應配備相應的存儲設備，并嚴格按照要求控制環(huán)境條件。3.定期對庫存樣品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[具體周期，如月度、季度等]，由樣品管理部門制定盤點計劃，組織相關人員進行盤點。如發(fā)現賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行調整。4.對長期閑置或已淘汰的樣品，應定期清理，填寫樣品報廢申請表，經相關部門審批后進行處理。處理方式可根據樣品的性質和價值，選擇報廢、捐贈、出售等。（三）樣品領用1.因工作需要領用樣品的部門或人員，應填寫樣品領用申請表，注明領用樣品的名稱、編號、規(guī)格、型號、數量、用途、預計歸還日期等信息。2.樣品領用申請表經所在部門負責人簽字審批后，交樣品管理部門審核。樣品管理部門根據庫存情況進行審批，如庫存充足且領用用途合理，予以批準；如庫存不足或領用用途不合理，應說明原因并拒絕領用申請。3.經批準的樣品領用申請表交樣品管理部門辦理領用手續(xù)，領用人員在樣品出庫單上簽字確認，領取樣品。4.樣品管理部門應在樣品庫存臺賬上記錄樣品的領用情況，包括領用日期、領用部門、領用人、歸還日期等信息。（四）樣品歸還1.領用樣品的人員應在預計歸還日期前將樣品歸還至樣品展示區(qū)或樣品管理部門。如需延期歸還，應提前填寫樣品延期歸還申請表，注明延期原因和延期時長，經所在部門負責人和樣品管理部門批準后方可延期。2.樣品歸還時，樣品管理部門安排專人對歸還樣品進行驗收，核對樣品的數量、規(guī)格、型號、質量等是否與領用出庫時一致。如發(fā)現問題，應及時與領用人員溝通核實，并要求其負責解決。3.驗收合格的樣品，辦理歸還入庫手續(xù)，樣品管理部門在樣品庫存臺賬上記錄樣品的歸還情況。（五）樣品借用1.外單位因業(yè)務合作等需要借用公司樣品的，由公司相關業(yè)務部門與對方溝通協(xié)調，填寫樣品借用申請表，注明借用單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、借用樣品名稱、編號、規(guī)格、型號、數量、借用期限、借用用途等信息。2.樣品借用申請表經公司相關業(yè)務部門負責人、樣品管理部門負責人、分管領導簽字審批后，方可辦理借用手續(xù)。3.樣品管理部門與借用單位簽訂樣品借用協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括樣品的保管責任、歸還要求、損壞賠償等內容。4.按照借用協(xié)議約定的時間和方式，借用單位歸還樣品，樣品管理部門進行驗收，如無問題辦理歸還手續(xù)。如樣品出現損壞或丟失，借用單位應按照協(xié)議約定進行賠償。四、展示區(qū)使用管理（一）參觀預約1.公司內部人員因工作需要參觀樣品展示區(qū)的，應提前[X]個工作日填寫參觀預約申請表，注明參觀時間、參觀人數、參觀目的等信息。2.參觀預約申請表經所在部門負責人簽字審批后，交樣品管理部門備案。樣品管理部門根據展示區(qū)的使用情況進行安排，如無沖突，予以批準，并告知申請人參觀時間和注意事項。3.外部客戶、合作伙伴等參觀樣品展示區(qū)的，由公司相關業(yè)務部門負責接待和安排。業(yè)務部門提前與樣品管理部門溝通協(xié)調，填寫參觀預約申請表，按照公司對外接待流程進行審批，經批準后告知對方參觀時間、參觀人數、參觀流程等信息。（二）參觀流程1.參觀人員到達展示區(qū)后，由樣品管理部門或接待人員進行接待，并向其介紹展示區(qū)的基本情況、參觀注意事項等。2.按照預定的參觀路線，引導參觀人員依次參觀各個展示區(qū)域，介紹樣品的特點、功能、優(yōu)勢等信息，解答參觀人員的疑問。3.在參觀過程中，提醒參觀人員保持安靜，不得隨意觸摸、移動樣品，不得在展示區(qū)內吸煙、飲食等。4.參觀結束后，收集參觀人員的意見和建議，反饋給相關部門，以便不斷改進展示區(qū)的管理和展示效果。（三）展示活動組織1.公司舉辦產品發(fā)布會、展覽展示會等活動涉及樣品展示區(qū)時，由活動組織部門制定詳細的活動方案，明確活動目的、活動時間、活動內容、展示樣品安排等。2.活動方案經相關部門審核、公司領導審批后實施?；顒咏M織部門負責協(xié)調樣品管理部門、場地布置部門、宣傳推廣部門等相關部門，做好活動前的各項準備工作，包括樣品準備、場地布置、設備調試、宣傳資料制作等。3.在活動期間，樣品管理部門安排專人負責樣品展示區(qū)的管理，確保樣品安全、展示效果良好。同時，配合活動組織部門做好現場服務工作，解答參觀者的疑問，維護活動秩序。4.活動結束后，及時清理展示區(qū)，將樣品歸位，整理展示設施設備，并總結活動經驗教訓，為今后類似活動提供參考。五、安全管理（一）設施設備安全1.定期對樣品展示區(qū)的設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。檢查內容包括展示架、展示臺、陳列柜、照明設備、溫濕度控制設備等的牢固性、穩(wěn)定性、安全性等。2.對于存在安全隱患的設施設備，及時進行維修或更換，嚴禁使用存在安全問題的設施設備。3.在設施設備上張貼安全警示標識，提醒人員注意安全操作。例如，在電氣設備旁張貼“小心觸電”標識，在高處作業(yè)區(qū)域張貼“注意安全，防止墜落”標識等。（二）樣品安全1.對樣品進行分類管理，根據樣品的特性采取相應的安全防護措施。如對易損樣品采取防震、防撞措施，對易燃易爆樣品按照相關規(guī)定進行存儲和管理。2.加強對樣品展示區(qū)的安全巡查，防止樣品被盜、被損壞或丟失。巡查人員在巡查過程中，應認真檢查樣品的擺放情況、標識情況以及安全防護措施的落實情況等。3.如發(fā)現樣品存在安全問題，應及時采取措施進行處理，并報告相關部門。例如，發(fā)現樣品有損壞跡象，應及時評估損失情況，安排維修或報廢處理；發(fā)現樣品丟失，應立即啟動調查程序，查明原因，并采取相應的補救措施。（三）人員安全1.對進入樣品展示區(qū)的人員進行安全培訓，告知其安全注意事項，提高人員的安全意識。培訓內容包括展示區(qū)的安全規(guī)章制度、設施設備的正確使用方法、緊急情況的處理流程等。2.在展示區(qū)內設置必要的安全疏散通道和安全出口標識，確保人員在緊急情況下能夠迅速疏散。安全疏散通道應保持暢通無阻，嚴禁堆放雜物。3.配備必要的安全應急設備，如滅火器、急救箱等，并定期進行檢查和維護，確保其處于良好的備用狀態(tài)。同時，制定安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力。六、清潔與維護（一）日常清潔1.安排專人負責樣品展示區(qū)的日常清潔工作，每天定時對展示區(qū)進行清掃，包括地面清掃、展示設施擦拭、垃圾清理等。2.清潔人員應使用合適的清潔工具和清潔劑，避免對樣品和展示設施造成損壞。例如，使用柔軟的抹布擦拭樣品表面，避免刮傷；使用中性清潔劑清潔展示臺面，防止腐蝕。3.在清潔過程中，注意保持展示區(qū)的整潔美觀，不得隨意移動樣品或打亂樣品的擺放順序。清潔完成后，將清潔工具擺放整齊。（二）定期維護1.定期對展示設施設備進行維護保養(yǎng)，保養(yǎng)周期為[具體周期，如月度、季度、年度等]。維護保養(yǎng)內容包括設施設備的清潔、潤滑、緊固、調試等，確保其性能良好。2.對展示區(qū)的照明設備、電氣設備等進行定期檢查，及時更換損壞的燈泡、電線等部件，防止出現電氣故障。3.根據樣品的特性和展示需求，定期對樣品進行檢查和維護，如對易生銹的樣品進行防銹處理，對電子產品進行性能檢測等。（三）特殊情況處理1.如遇突發(fā)情況導致展示區(qū)環(huán)境受到污染或設施設備損壞，應立即組織人員進行清理和搶修。例如，發(fā)生水浸事故時，及時排水、清理積水區(qū)域，對受水浸的樣品和設施設備進行干燥處理和修復。2.根據情況評估對展示活動的影響，如需要調整展示計劃或暫停展示活動，應及時向上級匯報，并通知相關部門和人員。七、人員職責（一）樣品管理部門職責1.負責樣品展示區(qū)的整體規(guī)劃、布局設計和日常管理工作。2.制定和完善樣品展示區(qū)的各項管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負責樣品的入庫、存儲、領用、歸還、借用等管理工作，建立健全樣品庫存臺賬。4.定期對樣品進行盤點，確保賬實相符，對長期閑置或已淘汰的樣品進行清理和處理。5.組織安排樣品展示區(qū)的參觀、展示活動等，協(xié)調相關部門做好服務工作。6.負責樣品展示區(qū)的安全管理、清潔與維護工作的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現和處理問題。（二）采購部門職責1.負責采購樣品的相關工作，確保所采購樣品的質量、規(guī)格、型號等符合公司要求。2.及時通知樣品管理部門新樣品到貨信息，配合樣品管理部門做好樣品驗收工作。3.協(xié)助樣品管理部門處理樣品采購過程中的問題，如與供應商溝通協(xié)調退換貨等事宜。（三）使用部門職責1.因工作需要領用樣品時，按照規(guī)定填寫樣品領用申請表，經審批后到樣品管理部門辦理領用手續(xù)。2.負責所領用樣品的保管和使用，確保樣品安全、完整，按照規(guī)定的用途使用樣品，不得擅自轉借或挪作他用。3.在規(guī)定時間內將樣品歸還樣品管理部門，并配合做好樣品的驗收工作。4.積極配合公司舉辦的各類展示活動，提供相關樣品和技術支持。（四）參觀接待部門職責1.負責公司內部人員和外部客戶、合作伙伴等參觀樣品展示區(qū)的預約、接待和安排工作。2.在參觀過程中，向參觀人員介紹展示區(qū)的基本情況、樣品信息等，解答參觀人員的疑問，維護參觀秩序。3.收集參觀人員的意見和建議，并及時反饋給相關部門。（五）安全管理部門職責1.負責制定樣品展示區(qū)的安全管理制度和應急預案，并監(jiān)督實施。2.定期對樣品展示區(qū)的設施設備、樣品安全、人員安全等進行檢查和評估，發(fā)現安全隱患及時督促整改。3.組織開展安全培訓和應急演