sap系統變更管理制度一、總則（一）目的為規范公司SAP系統的變更管理，確保系統變更的合理性、穩定性和安全性，保障公司業務的正常運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及SAP系統變更的相關部門和人員，包括但不限于信息部門、業務部門、系統運維人員等。（三）基本原則1.必要性原則：變更應基于業務需求，確保變更能夠解決實際問題或提升業務效率，避免不必要的變更。2.風險可控原則：在變更實施前，應對變更可能帶來的風險進行全面評估，并制定相應的風險應對措施，確保風險可控。3.流程規范原則：所有SAP系統變更必須遵循既定的流程進行，確保變更過程的規范性和可追溯性。4.溝通協作原則：變更涉及多個部門和人員，各部門應密切溝通協作，共同推進變更的順利實施。二、變更分類（一）按變更影響范圍分類1.全局變更：對整個SAP系統產生影響的變更，如系統升級、核心模塊功能調整等。2.局部變更：僅對SAP系統中部分模塊、功能或數據產生影響的變更，如特定報表的修改、個別業務流程的優化等。（二）按變更緊急程度分類1.緊急變更：因系統故障、業務緊急需求等原因，需要立即實施的變更。緊急變更應遵循特殊的審批流程，確保在最短時間內恢復系統正常運行。2.重要變更：對公司業務有重大影響的變更，如涉及財務核算、關鍵業務流程調整等，需要進行嚴格的評估和審批。3.一般變更：對系統功能或業務流程影響較小的變更，如界面優化、數據微調等，可按照相對簡化的流程進行處理。三、變更流程（一）變更申請1.提出變更需求：業務部門或其他相關人員根據業務發展需要，提出SAP系統變更需求。需求應明確變更的原因、內容、預期效果、影響范圍等，并填寫《SAP系統變更申請表》。2.需求評估：信息部門收到變更申請后，對需求進行初步評估。評估內容包括需求的合理性、技術可行性、風險程度等。如需求不合理或技術不可行，應及時與申請部門溝通，說明原因并提出修改建議。3.提交申請：經評估通過的變更申請，由信息部門提交至變更管理委員會（以下簡稱“變更委員會”）進行審批。（二）變更審批1.組建變更委員會：變更委員會由公司高層領導、信息部門負責人、業務部門負責人等組成，負責對重大變更進行審批決策。2.審批流程：變更委員會收到變更申請后，組織相關人員對變更進行詳細評審。評審內容包括變更的必要性、風險評估、實施計劃、回退方案等。評審通過后，由變更委員會負責人簽署審批意見。3.緊急變更審批：對于緊急變更，可先由信息部門負責人進行初步審批，并組織相關人員盡快實施變更。在變更實施后的[X]個工作日內，將變更情況向變更委員會報備。（三）變更實施1.制定實施計劃：信息部門根據變更審批意見，制定詳細的變更實施計劃。實施計劃應包括變更步驟、時間安排、責任人、風險應對措施等。2.實施前準備：在變更實施前，信息部門應做好充分的準備工作，如備份相關數據、進行測試環境搭建、通知相關人員等。3.變更實施：按照實施計劃，由專業的系統運維人員進行變更操作。在變更過程中，應密切關注系統運行狀態，及時處理出現的問題。4.實施后驗證：變更實施完成后，信息部門應對變更效果進行驗證。驗證內容包括系統功能是否正常、數據是否準確、業務流程是否順暢等。如發現問題，應及時進行整改。（四）變更驗收1.申請驗收：變更實施完成并驗證通過后，信息部門向業務部門提交《SAP系統變更驗收申請》。2.驗收流程：業務部門收到驗收申請后，組織相關人員對變更進行驗收。驗收內容包括變更是否滿足業務需求、是否對業務產生負面影響等。驗收通過后，業務部門在驗收報告上簽字確認。（五）變更記錄與歸檔1.記錄變更過程：在變更實施過程中，信息部門應詳細記錄變更的各個環節，包括變更申請、審批意見、實施計劃、實施過程、測試結果、驗收報告等。2.歸檔保存：變更記錄應及時進行歸檔保存，以便日后查詢和審計。歸檔期限按照公司檔案管理規定執行。四、變更風險評估與管理（一）風險評估1.識別風險：在變更申請階段，信息部門應組織相關人員對變更可能帶來的風險進行識別。風險識別應涵蓋系統功能、數據安全、業務流程、用戶操作等方面。2.評估風險等級：根據風險發生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。風險等級分為高、中、低三級。3.制定風險應對措施：針對評估出的風險，制定相應的風險應對措施。風險應對措施應包括風險規避、風險減輕、風險轉移、風險接受等。（二）風險管理1.風險監控：在變更實施過程中，信息部門應密切監控風險狀態，及時發現新出現的風險或原有風險的變化情況。2.風險處置：如發現風險事件發生，應立即啟動風險應對措施，采取有效措施降低風險影響。同時，對風險事件進行分析總結，提出改進建議，避免類似風險再次發生。五、溝通與培訓（一）溝通機制1.建立溝通渠道：為確保變更過程中各部門和人員之間的信息暢通，建立多種溝通渠道，如郵件、即時通訊工具、會議等。2.定期溝通：在變更實施前、實施過程中及實施后，定期組織相關人員進行溝通，通報變更進展情況、解決遇到的問題等。3.溝通記錄：對溝通內容進行詳細記錄，以便日后查閱和追溯。（二）培訓計劃1.制定培訓計劃：根據變更內容和影響范圍，制定相應的培訓計劃。培訓計劃應包括培訓目標、培訓內容、培訓對象、培訓時間、培訓方式等。2.組織培訓實施：按照培訓計劃，由專業的培訓人員對相關人員進行培訓。培訓方式可采用集中授課、在線學習、操作演示等多種形式。3.培訓效果評估：培訓結束后，對培訓效果進行評估。評估方式可采用考試、實際操作、問卷調查等。如培訓效果未達到預期要求，應及時進行補考或再次培訓。六、變更文檔管理（一）文檔分類1.變更申請表：記錄變更需求的詳細信息，包括變更原因、內容、預期效果、影響范圍等。2.變更審批表：記錄變更審批過程，包括變更委員會的審批意見、簽字等。3.變更實施計劃：詳細描述變更實施的步驟、時間安排、責任人、風險應對措施等。4.測試報告：記錄變更實施后的測試情況，包括測試用例、測試結果、問題記錄等。5.驗收報告：記錄變更驗收情況，包括驗收標準、驗收過程、驗收結論等。6.風險評估報告：記錄變更風險評估過程，包括風險識別、評估、應對措施等。（二）文檔保管1.指定保管責任人：明確各類變更文檔的保管責任人，確保文檔的妥善保管。2.保管期限：按照公司檔案管理規定，確定各類變更文檔的保管期限。保管期限屆滿后，按照規定進行銷毀或存檔。3.文檔查閱：如需查閱變更文檔，應按照公司文檔查閱流程進行申請和審批。查閱人員應妥善保管文檔，不得擅自復制、傳播或泄露文檔內容。七、監督與考核（一）監督機制1.成立監督小組：由公司內部審計部門或相關管理部門組成監督小組，對SAP系統變更管理情況進行定期監督檢查。2.監督內容：監督內容包括變更流程的執行情況、風險評估與管理情況、溝通與培訓情況、文檔管理情況等。3.監督方式：監督方式可采用現場檢查、文檔查閱、人員訪談等多種形式。（二）考核辦法1.制定考核指標：根據監督檢查結果，制定相應的考核指標，如變更流程執行的規范性、風險控制的有效性、溝通協調的及時性等。2.考核評分：對各部門和人員在SAP系統變更管理工作中的表現進行考核評分，評分結果作為績效考核的重要依據。3.獎懲措