公司快遞費到付管理制度一、總則（一）目的為規范公司快遞費到付的管理，確保快遞費用支付的準確性、及時性和合理性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要發生的快遞費到付業務。（三）基本原則1.明確責任：各部門負責本部門快遞費到付業務的申請、審批及費用結算。2.規范流程：嚴格按照規定的流程進行快遞費到付的操作，確保業務的合規性。3.節約成本：在保證工作正常開展的前提下，合理控制快遞費用，降低公司運營成本。二、快遞費到付申請與審批（一）申請1.各部門因工作需要寄發快遞且要求到付的，由寄件人填寫《快遞費到付申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應詳細填寫寄件人姓名、部門、聯系電話、收件人姓名、地址、聯系電話、快遞內容、預計費用等信息。2.申請表需經部門負責人審核簽字，確認快遞業務的必要性和費用的合理性。（二）審批1.部門負責人審核通過后，將申請表提交至分管領導審批。分管領導應根據工作實際情況，對申請進行全面審查，重點關注快遞業務是否符合公司業務需求、費用是否合理等。2.對于金額較大（具體金額標準由公司根據實際情況確定）或涉及重要業務的快遞費到付申請，需經總經理審批。總經理審批通過后，申請表方可生效。（三）特殊情況處理如遇緊急情況無法提前進行申請和審批的，寄件人應在寄發快遞后及時補辦申請手續，并說明原因。相關領導應盡快完成審批流程，確保快遞費用的正常結算。三、快遞選擇與寄發（一）快遞服務商選擇1.公司指定[X]家快遞服務商作為快遞費到付業務的合作方，各部門應優先選擇指定的快遞服務商進行寄件。2.若指定快遞服務商無法滿足業務需求，寄件人需填寫《快遞服務商變更申請表》，詳細說明變更原因及新選擇的快遞服務商情況，經部門負責人、分管領導及總經理審批通過后，方可使用非指定快遞服務商。（二）快遞寄發1.寄件人應按照快遞服務商的要求，準確填寫快遞面單信息，確保收件人姓名、地址、聯系電話等信息無誤。2.對于重要文件或物品，寄件人應采取必要的安全措施，如保價、加密包裝等，以確保快遞過程中的安全。3.寄件人在寄發快遞后，應及時將快遞單號及相關信息告知收件人，并跟蹤快遞物流狀態，確保收件人及時收到快遞。四、快遞費用結算（一）費用核對1.每月[具體日期]，快遞服務商向公司提供上月快遞費到付明細清單。2.各部門負責快遞業務的人員應及時核對清單信息，確保快遞費用的準確性。如發現清單有誤，應在[規定時間]內與快遞服務商溝通核實，并將核實結果反饋至公司財務部門。（二）費用報銷1.經核對無誤的快遞費用，由各部門按照公司費用報銷流程進行報銷。報銷時，應附上《快遞費到付申請表》、快遞面單復印件、快遞費用發票等相關憑證。2.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。對于不符合報銷規定的費用，財務部門有權拒絕報銷，并要求相關部門進行整改。（三）逾期費用處理1.若收件人未及時支付快遞費用，導致公司產生逾期費用，由寄件人負責催促收件人支付。2.如收件人仍未支付逾期費用，公司將從寄件人工資中扣除相應費用。寄件人應積極配合公司處理逾期費用問題，否則公司有權采取進一步措施，如限制其快遞寄發權限等。五、快遞費到付業務監督與檢查（一）內部監督1.公司審計部門定期對快遞費到付業務進行審計，檢查業務流程的執行情況、費用的合理性及報銷憑證的真實性等。2.人力資源部門將快遞費到付業務的執行情況納入員工績效考核體系，對違規操作或費用控制不力的部門及個人進行相應的考核扣分。（二）外部監督1.公司定期收集員工及客戶對快遞費到付業務的意見和建議，及時發現并解決存在的問題。2.接受快遞服務商的監督，積極配合快遞服務商的工作，共同提高快遞服務質量。六、違規處理（一）違規行為界定1.未經審批擅自寄發快遞費到付業務的。2.虛報、多報快遞費用的。3.故意選擇高價快遞服務商或不合理使用快遞服務導致費用過高的。4.因工作失誤導致快遞延誤、丟失或損壞，給公司造成損失的。5.拒絕配合公司進行快遞費用結算或監督檢查工作的。（二）處理措施1.對于首次違規的員工，給予警告處分，并責令其立即整改。2.對于多次違規或情節嚴重的員工，視情節輕重給予記過、降職、降薪、辭退等處理，并要求其承擔相應的經濟賠償責任。3.對于違規行為涉及的部門，公司將視情況對部門負責人進行問責，并要求部門采取措施加強管理，杜絕類似問題再次發生。七、附則