xxx公司會議管理制度總則1.目的：為了規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于公司各部門組織召開的各類會議，包括但不限于公司例會、專題會議、部門會議、項目會議等。3.會議原則高效務實：會議應注重實效，突出重點，解決實際問題，避免形式主義和冗長拖沓。充分準備：會議組織部門和參會人員應提前做好準備工作，確保會議議題明確、資料齊全、討論深入。溝通協作：會議是溝通信息、協調工作、促進協作的重要平臺，參會人員應積極參與，暢所欲言，共同推動工作進展。會議分類及組織1.公司例會會議時間：每周[X]召開，具體時間為[具體時間]。參會人員：公司領導、各部門負責人。會議內容：總結上周工作進展，分析存在的問題，部署本周工作計劃，協調解決跨部門工作事項等。會議組織：由行政部負責會議的召集、通知、記錄和會議紀要的整理發布。2.專題會議會議時間：根據實際工作需要不定期召開。參會人員：與專題相關的公司領導、部門負責人及相關工作人員。會議內容：針對公司特定業務或問題進行深入討論和研究，制定解決方案和措施。會議組織：由相關業務部門提出會議申請，經公司領導批準后，由該部門負責會議的組織和記錄，會議紀要報行政部備案。3.部門會議會議時間：各部門自行安排，但應確保每周至少召開一次，具體時間提前通知本部門員工。參會人員：部門全體員工。會議內容：傳達公司會議精神，總結部門上周工作情況，安排本周工作任務，解決部門內部工作問題等。會議組織：由各部門負責人負責會議的召集、主持和記錄。4.項目會議會議時間：根據項目進度和需要定期或不定期召開。參會人員：項目負責人、項目團隊成員及相關部門人員。會議內容：匯報項目進展情況，討論解決項目實施過程中遇到的問題，協調項目資源，制定項目下一步工作計劃等。會議組織：由項目負責人負責會議的組織和記錄，會議紀要報上級領導和相關部門備案。會議準備1.議題確定各類會議的議題應根據公司工作安排、部門工作重點及實際需要確定。會議組織部門應提前收集議題，并進行整理和篩選，確保議題具有針對性和重要性。重要會議的議題應提前報公司領導審定。2.資料準備會議組織部門應根據會議議題，提前準備相關資料，包括文件、報告、數據、圖表等。參會人員應根據會議要求，提前準備好發言材料、工作匯報資料等。資料應確保準確、完整、清晰，并提前分發或上傳至會議平臺，供參會人員提前查閱。3.會議通知會議組織部門應提前[X]天發布會議通知，明確會議的時間、地點、議題、參會人員等信息。通知應采用書面、郵件、即時通訊工具等多種方式發送，確保參會人員及時收到通知。對于重要會議，應提前提醒參會人員，確保其按時參加會議。4.場地布置根據會議規模和類型，合理選擇會議場地，并進行相應的布置。會議場地應整潔、舒適、光線充足，配備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風、白板等。提前調試好會議設備，確保會議正常進行。會議紀律1.準時參會參會人員應提前安排好工作，確保按時參加會議。如有特殊情況不能參會，應提前向會議組織者請假，并安排其他合適人員代為參會。會議開始后遲到[X]分鐘以上的，視為無故缺席，應向會議組織者說明原因，并在會后向公司領導提交書面檢討。2.認真傾聽參會人員應集中精力，認真傾聽會議內容，不得交頭接耳、隨意走動、玩手機或從事其他與會議無關的事情。如有意見或建議，應在適當的時候發言，不得打斷他人發言。3.積極發言參會人員應根據會議議題，積極思考，踴躍發言，分享經驗和觀點，提出建設性意見和建議。發言應簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關內容。4.嚴守機密會議涉及的公司機密信息、商業秘密、工作方案等內容，參會人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。會議結束后，參會人員應妥善保管會議資料，不得擅自復印、傳播或帶出會議場地。會議記錄1.記錄人員公司例會、專題會議的記錄由行政部指定專人負責。部門會議、項目會議的記錄由會議組織者指定專人負責。2.記錄要求記錄人員應認真記錄會議內容，包括會議議題、發言要點、討論結果、決議事項等。記錄應準確、完整、客觀，不得遺漏重要信息，不得隨意增減或篡改會議內容。記錄應采用規范的記錄格式和語言，確保記錄清晰、易讀。3.會議紀要會議結束后，記錄人員應及時整理會議紀要。會議紀要應準確概括會議主要內容，明確會議決議事項、責任部門和完成時間。會議紀要應經會議組織者審核后，發送給參會人員和相關部門，并在公司內部進行公示或存檔。會議決議執行與跟蹤1.決議傳達會議組織者應及時將會議決議傳達給相關部門和人員，確保決議內容得到準確理解和執行。對于重要決議，應組織專門會議或培訓進行傳達和解釋，確保相關人員明確工作要求和目標。2.執行責任會議決議明確的責任部門和責任人應按照決議要求，制定具體的工作計劃和措施，確保決議事項得到有效執行。各部門應加強對本部門決議執行情況的跟蹤和督促，及時解決執行過程中遇到的問題。3.跟蹤檢查行政部負責對公司會議決議的執行情況進行定期跟蹤檢查，及時掌握決議執行進度和效果。對于執行不力的部門和責任人，行政部應及時發出整改通知，要求其限期整改，并將整改情況向公司領導匯報。4.結果反饋責任部門應定期將決議執行情況反饋給會議組織者，遇有重大問題或需要協調解決的事項，應及時向會議組織者報告。會議組織者應及時將決議執行情況反饋給公司領導和相關部門，確保公司領導及時了解工作進展情況。會議評估與改進1.評估方式定期對公司各類會議進行評估，評估方式包括參會人員評價、會議組織者自評、會議效果評估等。參會人員評價可通過問卷調查、面談等方式收集意見和建議；會議組織者自評應總結會議組織過程中的經驗教訓，分析存在的問題；會議效果評估可通過對比決議執行情況、工作業績提升等方面進行。2.評估內容評估內容包括會議議題的合理性、會議準備的充分性、會議組織的效率、會議溝通的效果、會議決議的執行情況等。重點關注會議是否達到預期目標，是否解決了實際問題，是否促進了工作進展。