中職校務辦公室管理制度一、總則（一）目的為了加強中職校務辦公室的規范化管理，提高工作效率，確保各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于中職校務辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規原則：嚴格遵守國家法律法規和學校的各項規章制度。2.高效務實原則：以提高工作效率和服務質量為核心，注重務實操作。3.分工協作原則：明確各崗位的職責，同時強調部門之間的協作與配合。4.公開透明原則：工作流程和相關信息應盡量公開，接受監督。二、組織架構與職責（一）辦公室組織架構中職校務辦公室設主任一名，副主任若干名，下設行政事務組、文件收發組、會議組織組、檔案管理組等崗位。（二）崗位職責1.主任職責全面負責辦公室的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協調辦公室與學校其他部門之間的工作關系，確保各項工作的順利銜接。審核重要文件和報告，代表辦公室對外溝通與協調。對辦公室工作人員進行考核與評價，提出獎懲建議。2.副主任職責協助主任開展工作，負責分管領域的具體工作落實。指導和監督各小組的工作，及時發現問題并提出改進措施。參與重要文件的起草和審核，協助主任處理突發事件。3.行政事務組職責負責學校行政公文的起草、審核、印發和歸檔工作。安排學校的會議、活動等，做好會議記錄和活動組織工作。管理學校的辦公用品、設備等物資，做好采購、發放和維護工作。負責學校的車輛調度和管理，保障公務用車需求。4.文件收發組職責負責學校各類文件、信件、包裹的收發、登記和傳遞工作。對收到的文件進行分類、編號和存檔，確保文件的安全與完整。及時將重要文件送達相關領導和部門，并跟蹤處理情況。5.會議組織組職責根據學校安排，制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點和參會人員。負責會議場地的布置、設備調試和資料準備等工作。組織會議簽到、議程安排和會議記錄，會后及時整理會議紀要并分發。6.檔案管理組職責建立和完善學校檔案管理制度，負責各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。對檔案進行分類編號，編制檢索工具，方便查詢利用。做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。三、工作流程與規范（一）行政公文處理流程1.起草由相關部門或人員根據工作需要起草行政公文，確保內容準確、邏輯清晰、語言規范。涉及多個部門的公文，主辦部門應主動與相關部門溝通協調，共同起草。2.審核公文起草完成后，先由起草部門負責人進行初審，重點審核內容準確性和格式規范性。初審通過后，送交辦公室主任或副主任進行審核，審核通過后簽署意見。3.印發審核通過的公文，由文件收發組負責編號、排版、印制，并加蓋學校公章。按照規定的范圍和份數進行發放，確保公文及時、準確傳達。4.歸檔文件印發后，文件收發組將公文原稿、印發件及相關材料整理歸檔，保存備查。（二）會議組織流程1.籌備會議組織組根據學校安排確定會議主題、時間、地點和參會人員范圍。提前通知參會人員會議相關信息，準備會議資料，如會議議程、匯報材料等。布置會議場地，調試音響、投影儀等設備，確保會議正常進行。2.簽到會議開始前，安排專人負責會議簽到，記錄參會人員姓名、部門和簽到時間。3.會議進行按照會議議程有序進行會議，做好會議記錄，記錄會議主要內容、討論要點和決策結果。維持會議秩序，確保參會人員專注會議，不隨意打斷會議進程。4.會議結束會議結束后，及時整理會議紀要，經會議組織組負責人審核后，呈送相關領導審批。將會議紀要分發給參會人員及相關部門，并跟蹤會議決策的執行情況。（三）文件收發流程1.收文文件收發組接收外部來文后，進行詳細登記，包括文件名稱、文號、發文單位、日期等信息。對收到的文件進行初步篩選，區分急件、要件和一般文件，及時送呈相關領導或部門。將文件原件放入專門的文件袋，標注接收日期和文件編號，按照類別存放在文件柜中。2.發文根據領導批示或工作需要，由行政事務組負責起草發文稿件。按照公文處理流程進行審核、印發，印發后將發文原稿、印發件及相關材料交文件收發組歸檔。文件收發組根據發文范圍，通過郵寄、專人送達或內部網絡等方式將文件發送給收件人，并做好簽收記錄。（四）檔案管理流程1.收集檔案管理組定期向各部門收集應歸檔的文件、資料、圖表等，明確收集范圍和時間要求。對收集到的檔案進行初步整理，檢查文件的完整性和準確性。2.整理根據檔案分類方案，對收集的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。去除文件中的金屬物，對破損文件進行修復，確保檔案質量。3.歸檔將整理好的檔案按照編號順序裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背信息。將檔案盒存放在檔案架上，建立檔案存放索引，方便查找和利用。4.利用校內各部門因工作需要查閱檔案時，需填寫檔案查閱申請表，經相關領導審批后，到檔案管理組查閱。檔案管理人員應按照規定提供檔案查閱服務，對查閱過程進行登記，確保檔案安全。如需復印或借閱檔案，需另行辦理相關手續，并在規定時間內歸還。四、日常辦公管理（一）考勤制度1.工作人員應嚴格遵守學校的作息時間，按時上下班，不得遲到、早退。2.如需請假，應提前按照學校規定的請假流程辦理請假手續，經批準后方可離崗。3.辦公室將定期對工作人員的考勤情況進行檢查和統計，作為績效考核的依據之一。（二）辦公用品管理1.行政事務組負責辦公用品的統一采購、發放和管理。2.各部門根據實際工作需要，定期向行政事務組提交辦公用品領用申請。3.行政事務組根據庫存情況和申請內容，及時發放辦公用品，并做好領用登記。4.辦公用品應妥善使用和保管，避免浪費和損壞，如有損壞或丟失，應照價賠償。（三）環境衛生管理1.辦公室工作人員應保持辦公區域的環境衛生，做到桌面整潔、地面干凈、文件擺放有序。2.定期進行辦公室衛生清掃，公共區域由專人負責，確保辦公環境整潔舒適。3.愛護辦公室的公共設施，如桌椅、門窗、電器等，發現問題及時報修。五、溝通與協調（一）內部溝通1.建立定期的辦公室工作例會制度，各小組匯報工作進展、存在問題及下一步計劃，加強信息交流與溝通。2.工作人員之間應保持良好的協作關系，相互支持、相互配合，及時溝通工作中的問題和困難，共同尋求解決方案。3.對于跨部門的工作事項，相關部門應主動溝通協調，明確職責分工，確保工作順利推進。（二）外部溝通1.辦公室代表學校與上級主管部門、其他學校、社會組織等進行溝通聯系，應禮貌、熱情、專業，維護學校良好形象。2.及時了解外部政策法規變化和行業動態，為學校決策提供參考依據。3.對于校外來訪人員，應做好接待安排，熱情接待，認真解答相關問題，及時反饋來訪情況。六、安全與保密（一）安全管理1.加強辦公室的安全防范意識，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。2.定期檢查辦公區域的電器設備、消防器材等，確保其正常運行和安全使用。3.離開辦公室時，應關閉電器設備、門窗等，妥善保管重要物品。（二）保密管理1.嚴格遵守學校的保密制度，對涉及學校機密的文件、資料、信息等予以保密。2.未經批準，不得將學校機密信息泄露給無關人員。3.對保密文件和資料應妥善保管，按照規定的范圍和程序進行查閱、使用和傳遞。七、績效考核與獎懲（一）績效考核1.辦公室制定工作人員績效考核辦法，從工作業績、工作態度、團隊協作等方面進行綜合考核。2.績效考核周期為每學期一次，考核結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。3.根據績效考核結果，確定工作人員的績效獎金發放額度。（二）獎勵制度1.對于工作表現突出、為學校做出顯著貢獻的工作人員，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升機會等。（三）懲罰制度1.對于違反學校規章制度、工作失誤給學校造成損失的工作人員，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款、降職等處罰。2.因嚴重違反紀律或法律法規的，依法依規予以辭退或追究法律責任。八、培訓與發展（一）培訓計劃1.根據辦公室工作需要和工作人員的實際情況，制定年度培訓計劃。2.培訓內容包括業務知識、辦公技能、溝通技巧、職業道德等方面。（二）培訓方式1.內部培訓：定期組織內部培訓課程，由辦公室業務骨干或邀請專家進行授課。2.外部培訓：根據工作需要，選派工作人員參加外部專業培訓課