公司工程科文檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程科文檔管理，確保工程文檔的完整性、準確性和規范性，提高工程管理效率，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工程科所有項目文檔的管理，包括但不限于項目規劃、設計圖紙、施工方案、技術文件、合同協議、驗收報告等各類與工程相關的文件資料。（三）管理原則1.集中統一原則：工程科文檔由專人負責集中管理，確保文檔的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照文檔的性質、用途、時間等因素進行分類，便于查找和使用。3.保密原則：對涉及公司機密和項目敏感信息的文檔，嚴格按照保密規定進行管理。4.動態更新原則：隨著工程進展及時更新文檔內容，確保文檔與實際工程情況相符。二、文檔管理職責（一）工程科科長職責1.全面負責工程科文檔管理工作，制定和完善文檔管理制度。2.監督和指導文檔管理人員的工作，確保文檔管理工作的規范執行。3.審核重要文檔，對文檔的準確性和完整性負責。4.協調與其他部門之間的文檔交接和共享事宜。（二）文檔管理人員職責1.負責工程科文檔的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.按照分類管理原則，對文檔進行分類編號，建立清晰的文檔目錄。3.定期對文檔進行清查和盤點，確保文檔的安全和完整。4.協助工程科人員查找和使用文檔，提供必要的文檔服務。5.對電子文檔進行備份，防止數據丟失。（三）工程技術人員職責1.負責各自工作范圍內文檔的起草、編制和審核。2.及時將工作過程中產生的文檔提交給文檔管理人員進行歸檔。3.按照文檔管理制度的要求，規范使用和保管文檔。三、文檔分類與編號（一）文檔分類1.項目規劃類：包括項目可行性研究報告、項目立項批復、項目規劃設計方案等。2.設計圖紙類：涵蓋工程初步設計圖、施工圖、變更設計圖等。3.施工方案類：如施工組織設計、專項施工方案、技術交底等。4.技術文件類：包含工程技術規范、標準圖集、試驗檢測報告等。5.合同協議類：涉及工程承包合同、分包合同、采購合同、租賃合同等。6.工程進度類：如工程進度計劃、進度報表、工程月報等。7.質量安全類：包括質量檢驗記錄、安全檢查報告、質量事故處理文件等。8.驗收資料類：工程竣工驗收報告、分項分部工程驗收記錄等。9.其他類：不屬于以上分類的其他與工程相關的文檔。（二）編號規則文檔編號采用“項目編號分類代碼順序號”的格式，具體如下：1.項目編號：按照公司統一的項目編號規則編制，用于標識具體的工程項目。2.分類代碼：根據文檔分類設置相應的代碼，如“GH”代表項目規劃類，“TZ”代表設計圖紙類等。3.順序號：按照文檔形成的先后順序依次編號，確保每個文檔編號的唯一性。例如：某項目的施工組織設計文檔編號為“XM001SG001”，其中“XM001”為項目編號，“SG”為施工方案類代碼，“001”為順序號。四、文檔收集與整理（一）收集要求1.工程技術人員應在工作完成后的規定時間內，將各自工作中產生的文檔提交給文檔管理人員。2.對于外來文件，如業主、監理單位下發的文件，由專人負責及時收集，并傳遞給文檔管理人員。3.文檔收集過程中，要確保文件的完整性，對缺頁、破損等情況的文件及時進行補充和修復。（二）整理方法1.文檔管理人員收到文檔后，按照分類管理原則進行初步分類。2.對每份文檔進行詳細核對，確保文檔內容準確無誤。3.去除文檔中的不必要附件，如重復的資料、無關的草稿等，保證文檔的簡潔性。4.對電子文檔進行命名規范，使其文件名與文檔編號和內容相符，便于查找和識別。五、文檔歸檔（一）歸檔流程1.整理后的文檔由文檔管理人員按照編號順序依次放入相應的檔案盒或文件夾中。2.在檔案盒或文件夾上標明項目名稱、文檔類別、起止日期等信息。3.建立紙質文檔和電子文檔的對應關系，確保兩者內容一致。4.將歸檔后的文檔信息錄入文檔管理系統，建立詳細的文檔索引，方便查詢和統計。（二）歸檔時間1.項目規劃類文檔應在項目立項后及時歸檔。2.設計圖紙類文檔在設計完成并審核通過后歸檔。3.施工過程中的各類文檔，如施工方案、技術文件等，應在相關工作完成后的一周內歸檔。4.合同協議類文檔在簽訂后的三個工作日內歸檔。5.工程進度、質量安全、驗收資料等文檔應隨工程進展及時歸檔，確保資料的時效性。六、文檔保管（一）保管方式1.紙質文檔采用檔案盒或文件夾分類存放，存放在專門的檔案柜中。檔案柜應保持干燥、通風，防止文檔受潮、發霉、蟲蛀等。2.電子文檔存儲在服務器的指定文件夾中，并定期進行備份。備份數據分別存儲在不同的存儲介質上，如硬盤、光盤等，異地存放，以防止數據丟失。（二）保管期限1.項目規劃類、設計圖紙類、合同協議類文檔的保管期限為項目竣工驗收后[X]年。2.施工方案類、技術文件類、工程進度類、質量安全類文檔的保管期限為項目竣工驗收后[X]年。3.驗收資料類文檔應永久保管。（三）保管環境要求1.檔案室內溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%。2.檔案室內應配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等設施，確保文檔的安全保管。七、文檔查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱文檔時，應填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱目的、文檔名稱和編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到文檔管理人員處查閱。2.文檔管理人員應根據申請表提供相應的文檔，并在查閱過程中進行監督，確保文檔的安全和完整。查閱完畢后，及時收回文檔，并在申請表上記錄查閱情況。3.查閱人員不得擅自涂改、復印、轉借文檔，如需復印或摘錄相關內容，應另行填寫申請，經工程科科長批準后，由文檔管理人員負責辦理。（二）借閱規定1.因特殊情況需要借閱文檔的，應填寫《文檔借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息。申請表經所在部門負責人審核、工程科科長批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應對所借文檔妥善保管，不得遺失、損壞或轉借他人。如發生文檔丟失或損壞情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還文檔時，文檔管理人員應認真檢查文檔的完整性和準確性，如發現問題及時與借閱人員溝通解決。八、文檔保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、項目機密等信息的文檔。2.未經公開的工程預算、成本核算、項目進度等敏感信息的文檔。3.業主、合作單位等要求保密的相關文檔。（二）保密措施1.對保密文檔進行標識，明確保密等級，如“絕密”“機密”“秘密”等。2.限制保密文檔的查閱和借閱范圍，只有經過授權的人員才能接觸和處理。3.在文檔管理系統中對保密文檔設置訪問權限，確保只有具備相應權限的人員才能查看和下載。4.文檔管理人員應嚴格遵守保密制度，不得私自泄露保密文檔的內容。5.對涉及保密文檔的計算機、存儲介質等進行加密處理，防止信息泄露。九、文檔銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且無繼續保存價值的文檔。2.因項目結束、機構調整等原因不再使用的文檔。3.經鑒定確屬無效或錯誤的文檔。（二）銷毀流程1.由文檔管理人員提出文檔銷毀申請，填寫《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.申請表經工程科科長審核、公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀文檔時，應至少有兩人在場監督，確保銷毀過程徹底、真實。4.對銷毀的文檔進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監督人員等信息，并將記錄存檔。十、文檔信息化管理（一）文檔管理系統建設1.建立公司工程科文檔管理系統，實現文檔的電子化存儲、檢索、借閱等功能。2.系統應具備完善的權限管理功能，根據人員的工作職責和權限設置不同的訪問級別。3.定期對文檔管理系統進行維護和升級，確保系統的穩定性和安全性。（二）電子文檔管理要求1.電子文檔應按照統一的格式和命名規范進行存儲，確保文檔的規范性和可讀性。2.對電子文檔進行定期備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。3.利用文檔管理系統的檢索功能，方便快捷地查找所需文檔，提高工作效率。十一、監督與考核（一）監督機制1.工程科科長定期對文檔管理工作進行檢查，確保文檔管理工作符合制度要求。2.公司內部審計部門不定期對工程科文檔管理情況進行審計，發現問題及時督促整改。（二）考核辦法1.建立文檔管理工作考核指標體系，對文檔管理人員和工程技術人員的文檔管理工作進行考核。2.考核指標包括文檔收集的及時性、整理的準確性、