分公司費用報銷管理制度總則1.目的為了加強分公司費用報銷管理，規范費用報銷流程，合理控制費用支出，提高資金使用效益，確保公司各項業務活動的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各分公司及其所屬部門、員工。3.基本原則真實性原則：費用報銷必須提供真實、合法、有效的原始憑證，如實反映經濟業務的實際情況。合理性原則：費用報銷應符合公司的經營活動需要，遵循合理性、必要性的原則，杜絕不合理支出。審批合規原則：嚴格按照規定的審批流程進行費用報銷，各級審批人員應認真履行職責，確保審批意見的準確性和合規性。及時性原則：員工應在費用發生后及時辦理報銷手續，不得拖延，以保證公司財務核算的及時性和準確性。費用報銷范圍及標準1.差旅費定義：指員工因工作需要離開常住地到外地出差所發生的交通、住宿、餐飲等費用。交通費用飛機票：根據工作需要，經上級領導批準后，可乘坐經濟艙。特殊情況需乘坐商務艙或頭等艙的，需提前報總經理審批。火車票：優先選擇高鐵二等座，因時間緊迫或其他特殊原因需乘坐一等座的，需經部門負責人同意。長途汽車票：根據實際情況選擇合適的車次，確保出行安全和便捷。市內交通費：在出差地市內乘坐公共交通工具（如地鐵、公交、出租車等）的費用，憑有效票據實報實銷。出租車費用應注明事由及起止地點。住宿費用根據分公司所在地區及出差目的地的實際情況，制定住宿標準如下：一線城市：[X]元/晚二線城市：[X]元/晚三線及以下城市：[X]元/晚員工應選擇經濟實惠、安全衛生的住宿地點，并盡量通過公司指定的預訂平臺進行預訂。實際住宿費用超過標準的部分，需經上級領導批準方可報銷。餐飲費用按照出差自然（日歷）天數計算，每人每天的餐飲補貼標準為：一線城市：[X]元/天二線城市：[X]元/天三線及以下城市：[X]元/天餐飲補貼已包含出差期間的早餐、午餐和晚餐費用，員工無需再提供餐飲發票報銷。如有特殊情況需額外報銷餐飲費用的，需注明事由并經上級領導批準。2.業務招待費定義：指公司為開展業務活動需要而發生的宴請、禮品贈送、娛樂等費用。招待標準招待客戶應根據實際情況合理安排，避免鋪張浪費。招待費用應嚴格控制在預算范圍內，單次招待費用超過[X]元的，需提前報總經理審批。宴請客戶時，人均消費標準不得超過[X]元。特殊情況需提高標準的，需經總經理批準。禮品贈送應符合公司業務需要，不得贈送貴重禮品。禮品費用每次不得超過[X]元，且每年累計禮品費用不得超過[X]元。報銷要求業務招待費報銷時，應提供詳細的招待事由、招待對象、招待時間、招待地點等信息，并附上相應的發票、菜單、禮品清單等原始憑證。發票內容應清晰、準確，不得開具虛假發票。3.辦公用品費定義：指公司日常辦公所需的文具、紙張、耗材、辦公設備等費用。采購流程各部門根據實際工作需要，填寫辦公用品采購申請單，注明采購物品的名稱、規格、數量、預算等信息，經部門負責人審核后提交至行政部門。行政部門匯總各部門的采購申請，進行統一采購。采購時應選擇正規的供應商，確保采購物品的質量和價格合理。辦公用品采購完成后，行政部門應及時辦理入庫手續，并將采購發票、入庫單等相關憑證提交至財務部門進行報銷。報銷標準辦公用品費用應按照實際采購金額報銷，發票內容應與采購申請單一致。對于批量采購的辦公用品，應在發票上注明詳細的物品清單。4.通訊費定義：指員工因工作需要使用手機、固定電話等通訊工具所發生的費用。報銷標準公司為員工提供通訊補貼，補貼標準如下：部門經理及以上人員：[X]元/月部門主管：[X]元/月普通員工：[X]元/月員工實際發生的通訊費用超過補貼標準的部分，需提供正規發票，經部門負責人審核后，按照實際發生額報銷，但不得超過公司規定的上限。員工因工作需要使用公司通訊設備的，不再享受通訊補貼。5.差旅費定義：指員工因工作需要離開常住地到外地出差所發生的交通、住宿、餐飲等費用。交通費用飛機票：根據工作需要，經上級領導批準后，可乘坐經濟艙。特殊情況需乘坐商務艙或頭等艙的，需提前報總經理審批。火車票：優先選擇高鐵二等座，因時間緊迫或其他特殊原因需乘坐一等座的，需經部門負責人同意。長途汽車票：根據實際情況選擇合適的車次，確保出行安全和便捷。市內交通費：在出差地市內乘坐公共交通工具（如地鐵、公交、出租車等）的費用，憑有效票據實報實銷。出租車費用應注明事由及起止地點。住宿費用根據分公司所在地區及出差目的地的實際情況，制定住宿標準如下：一線城市：[X]元/晚二線城市：[X]元/晚三線及以下城市：[X]元/晚員工應選擇經濟實惠、安全衛生的住宿地點，并盡量通過公司指定的預訂平臺進行預訂。實際住宿費用超過標準的部分，需經上級領導批準方可報銷。餐飲費用按照出差自然（日歷）天數計算，每人每天的餐飲補貼標準為：一線城市：[X]元/天二線城市：[X]元/天三線及以下城市：[X]元/天餐飲補貼已包含出差期間的早餐、午餐和晚餐費用，員工無需再提供餐飲發票報銷。如有特殊情況需額外報銷餐飲費用的，需注明事由并經上級領導批準。費用報銷流程1.費用申請員工因工作需要發生費用支出時，應提前填寫費用報銷申請單，詳細注明費用的事由、金額、預計報銷日期等信息，并附上相關的原始憑證。費用報銷申請單應按照公司規定的格式填寫，確保內容完整、準確。2.部門審核員工所在部門負責人對費用報銷申請進行審核，重點審核費用的真實性、合理性、必要性以及是否符合公司的相關規定。審核通過后，在費用報銷申請單上簽署意見并簽字確認。3.財務審核財務部門收到員工提交的費用報銷申請及相關憑證后，進行財務審核。財務審核主要包括對發票的真實性、合法性、有效性進行審核，以及對費用報銷金額是否符合公司規定的標準進行核對。財務審核通過后，在費用報銷申請單上簽署意見。4.審批根據費用報銷的金額大小，按照以下審批權限進行審批：費用報銷金額在[X]元以下的，由部門負責人審批。費用報銷金額在[X]元至[X]元之間的，由分公司總經理審批。費用報銷金額在[X]元以上的，需報總公司相關領導審批。審批人應認真審核費用報銷申請，確保審批意見的準確性和合規性。審批通過后，在費用報銷申請單上簽字確認。5.報銷支付經審批通過的費用報銷申請，財務部門按照公司的財務制度和相關規定進行報銷支付。報銷款項一般通過銀行轉賬的方式支付到員工的工資卡或指定的銀行賬戶。費用報銷憑證要求1.發票要求費用報銷必須提供合法有效的發票。發票應具有稅務機關統一監制章，且發票內容應與實際業務相符，包括發票抬頭、日期、金額、貨物或服務名稱、稅率、稅額等信息。發票不得涂改、挖補，如有錯誤或作廢，應加蓋“作廢”戳記，并全聯保存。對于不符合規定的發票，財務部門有權拒絕報銷。2.其他憑證要求除發票外，費用報銷還可能需要提供其他相關憑證，如車票、機票、住宿發票、合同協議、審批文件等。這些憑證應真實、完整、有效，能夠證明費用支出的真實性和合理性。所有憑證應按照費用報銷申請單上的順序粘貼整齊，并在粘貼單上注明憑證張數和金額。費用報銷的時間規定1.員工應在費用發生后的[X]個工作日內辦理報銷手續，特殊情況需提前向財務部門說明原因。2.每月的[X]日為費用報銷的截止日期，超過截止日期提交的報銷申請，財務部門將不予受理，除非有特殊原因并經財務負責人批準。費用報銷的監督與檢查1.公司財務部門定期對費用報銷情況進行檢查，重點檢查費用報銷的真實性