培訓(xùn)辦檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)辦檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)辦在培訓(xùn)活動中形成的各類檔案資料的管理，包括培訓(xùn)計劃、學(xué)員名單、培訓(xùn)教材、考核記錄、證書頒發(fā)等相關(guān)資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則培訓(xùn)辦檔案資料由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則按照檔案資料的類別、性質(zhì)和時間順序進(jìn)行分類整理，便于查找和使用。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞。對涉及機(jī)密的檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案資料的分類與編號（一）分類1.培訓(xùn)計劃類包括年度培訓(xùn)計劃、季度培訓(xùn)計劃、月度培訓(xùn)計劃等，記錄培訓(xùn)的目標(biāo)、內(nèi)容、時間安排等。2.學(xué)員資料類涵蓋學(xué)員報名登記表、學(xué)員基本信息表、學(xué)員考勤記錄等，反映學(xué)員的基本情況和培訓(xùn)參與情況。3.培訓(xùn)教材類包含培訓(xùn)使用的教材、講義、課件等，是培訓(xùn)內(nèi)容的重要載體。4.考核評估類如學(xué)員考核試卷、成績登記表、培訓(xùn)效果評估報告等，用于評估學(xué)員的學(xué)習(xí)成果和培訓(xùn)效果。5.證書頒發(fā)類涉及培訓(xùn)證書、結(jié)業(yè)證書等的頒發(fā)記錄，包括證書編號、頒發(fā)時間、領(lǐng)取人等信息。6.其他類上述類別未涵蓋的其他與培訓(xùn)相關(guān)的檔案資料，如培訓(xùn)活動照片、視頻等。（二）編號為便于檔案資料的管理和查詢，對每類檔案資料進(jìn)行編號。編號規(guī)則如下：1.培訓(xùn)計劃類：PJ+年份+序號，如PJ202301表示2023年第1個培訓(xùn)計劃。2.學(xué)員資料類：XY+年份+序號，如XY2023001表示2023年第1個學(xué)員資料。3.培訓(xùn)教材類：JC+年份+序號，如JC202301表示2023年第1套培訓(xùn)教材。4.考核評估類：KH+年份+序號，如KH202301表示2023年第1次考核評估資料。5.證書頒發(fā)類：ZS+年份+序號，如ZS202301表示2023年第1次證書頒發(fā)記錄。6.其他類：QT+年份+序號，如QT202301表示2023年第1份其他類檔案資料。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.培訓(xùn)計劃的收集培訓(xùn)負(fù)責(zé)人應(yīng)在制定培訓(xùn)計劃后及時將紙質(zhì)版和電子版提交給檔案管理人員。電子版應(yīng)按照規(guī)定的格式命名和存儲，紙質(zhì)版應(yīng)加蓋部門印章。2.學(xué)員資料的收集學(xué)員報名時，相關(guān)工作人員應(yīng)指導(dǎo)學(xué)員填寫報名登記表，并收集學(xué)員的基本信息表等資料。培訓(xùn)期間，考勤人員應(yīng)及時記錄學(xué)員的考勤情況，并定期提交給檔案管理人員。3.培訓(xùn)教材的收集培訓(xùn)教師在使用教材、講義、課件等資料后，應(yīng)及時整理并提交給檔案管理人員。對于外部采購的教材，應(yīng)同時提交采購憑證等相關(guān)資料。4.考核評估資料的收集考核結(jié)束后，監(jiān)考人員應(yīng)及時整理學(xué)員的考核試卷，并提交給評卷人員。評卷人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成成績登記，并將試卷和成績登記表一并提交給檔案管理人員。培訓(xùn)效果評估報告由相關(guān)評估人員撰寫后提交。5.證書頒發(fā)資料的收集證書頒發(fā)前，證書管理人員應(yīng)準(zhǔn)備好證書頒發(fā)記錄表格，記錄證書編號、頒發(fā)時間、領(lǐng)取人等信息。證書頒發(fā)后，應(yīng)及時將證書頒發(fā)記錄提交給檔案管理人員。6.其他資料的收集培訓(xùn)活動中的照片、視頻等資料，由活動組織人員負(fù)責(zé)收集，并按照時間順序整理后提交給檔案管理人員。（二）整理1.檔案管理人員收到各類檔案資料后，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行初步整理。對資料進(jìn)行核對，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，并在每冊資料的封面注明類別、編號、年份、內(nèi)容簡介等信息。3.對于電子資料，應(yīng)按照類別建立文件夾，每個文件夾下再按照編號順序建立子文件夾，將電子資料存儲在相應(yīng)的子文件夾中。電子資料的文件名應(yīng)與編號一致，并在文件屬性中注明資料的詳細(xì)信息。4.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在缺失、錯誤或不完整的情況，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通，補(bǔ)充或更正資料。四、檔案資料的歸檔與存儲（一）歸檔1.檔案管理人員應(yīng)在資料整理完成后及時進(jìn)行歸檔。歸檔時，應(yīng)按照類別和編號順序?qū)⒓堎|(zhì)資料和電子資料分別存放。2.對于年度歸檔的資料，應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成歸檔工作。歸檔后的檔案資料應(yīng)進(jìn)行清單登記，記錄檔案資料的類別、編號、名稱、數(shù)量、歸檔時間等信息。（二）存儲1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案資料應(yīng)存儲在服務(wù)器或外部存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全的地方，與主存儲設(shè)備分開存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，確保檔案資料的安全。五、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱的類別、編號、內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱的原因、期限、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和培訓(xùn)辦負(fù)責(zé)人簽字同意后提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)申請表對借閱人員的借閱資格進(jìn)行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上涂寫、批注、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案資料的保管期限與銷毀（一）保管期限1.培訓(xùn)計劃類檔案資料保管期限為5年。2.學(xué)員資料類檔案資料保管期限為學(xué)員畢業(yè)后5年。3.培訓(xùn)教材類檔案資料保管期限為3年。4.考核評估類檔案資料保管期限為5年。5.證書頒發(fā)類檔案資料永久保管。6.其他類檔案資料根據(jù)實際情況確定保管期限，一般不少于3年。（二）銷毀1.檔案資料保管期限屆滿后，檔案管理人員應(yīng)定期對到期檔案資料進(jìn)行清理。清理時，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請表》，注明檔案資料的類別、編號、名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并提交給培訓(xùn)辦負(fù)責(zé)人審核。2.經(jīng)審核同意銷毀的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對于電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并在存儲設(shè)備上進(jìn)行格式化處理。3.檔案資料銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完成后，應(yīng)在《檔案資料銷毀登記表》上記錄銷毀的時間、地點、方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。七、檔案資料的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司機(jī)密、學(xué)員隱私等敏感信息的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.在檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案資料中的保密信息。如因工作需要確需使用保密信息的，應(yīng)按照公司的保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）安全1.加強(qiáng)檔案資料存儲場所的安全管理，安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、防盜報警裝置等，確保檔案資料的安全。2.定期對檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案資料存在的安全隱患。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)和查找。3.檔案管理人員應(yīng)提高安全意識，嚴(yán)格遵守檔案資料管理的操作規(guī)程，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案資料的安全事故。八、檔案資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.培訓(xùn)辦負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案資料管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱、保密、安全等方面的工作情況。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促檔案管理人員進(jìn)行整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核1.建立檔案資料管理工作考核機(jī)制，對檔案管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。考