公司智能化辦公管理制度總則目的為規范公司智能化辦公管理，提高工作效率，優化業務流程，確保公司各項工作有序進行，結合公司實際情況，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工?；驹瓌t1.依法依規原則：智能化辦公管理應符合國家法律法規及相關政策要求。2.高效便捷原則：充分利用智能化技術手段，簡化工作流程，提高工作效率，為員工提供便捷的辦公體驗。3.安全保密原則：確保公司信息資產安全，嚴格遵守信息保密規定，防止信息泄露。4.全員參與原則：鼓勵全體員工積極參與智能化辦公，共同推動公司辦公模式的創新與發展。智能化辦公平臺使用規范平臺登錄與賬號管理1.員工應使用公司分配的賬號及初始密碼登錄智能化辦公平臺。首次登錄后，須立即修改密碼，并妥善保管，不得將賬號轉借他人使用。2.如遺忘密碼，應及時通過平臺提供的密碼找回功能進行重置，或向公司信息管理部門申請協助。3.員工離職或崗位調動時，所在部門應及時通知信息管理部門，辦理賬號停用或變更手續。日常使用要求1.員工應定期登錄智能化辦公平臺，及時處理工作任務、查看通知公告、閱讀文件資料等，確保工作信息的及時獲取與處理。2.在平臺上進行操作時，應嚴格按照系統提示和操作流程進行，避免誤操作導致數據丟失或系統故障。3.員工應保持平臺個人信息的準確性和完整性，如有聯系方式等信息變更，應及時在平臺上更新。信息發布與共享1.公司內部信息發布應遵循準確、及時、規范的原則。各部門如需發布通知、公告、工作動態等信息，應確保內容真實、可靠，并按照規定的流程進行審核與發布。2.涉及公司機密信息、敏感信息的發布，須嚴格遵守公司保密制度，經相關領導審批后，采取加密、權限控制等措施確保信息安全。3.鼓勵員工在平臺上共享工作經驗、知識文檔等資源，但不得發布與工作無關的內容，不得傳播有害信息、謠言等。辦公軟件使用管理常用辦公軟件安裝與配置1.公司統一為員工安裝常用辦公軟件，如辦公套件、郵件客戶端等。員工應按照公司規定的軟件版本和使用方式進行安裝與配置。2.如需自行安裝其他辦公軟件，須提前向公司信息管理部門提出申請，經審批同意后方可安裝。安裝后應確保軟件的合法性與安全性，并及時向信息管理部門報備。使用規范1.員工應熟練掌握辦公軟件的基本操作技能，嚴格按照軟件使用說明進行操作，提高辦公軟件的使用效率。2.在使用辦公軟件處理工作文檔時，應遵循公司文檔格式規范，確保文檔的一致性和可讀性。重要文檔應進行備份，防止數據丟失。3.不得利用辦公軟件進行與工作無關的活動，如玩游戲、瀏覽非工作網站等，不得擅自修改軟件的系統設置和功能。數據安全與保護1.員工應妥善保管辦公軟件中的工作數據，設置合理的文件訪問權限，防止數據被未經授權的人員訪問、修改或刪除。2.涉及公司重要數據的辦公軟件操作，應采取加密、備份等安全措施，確保數據安全。如發生數據丟失或損壞等情況，應及時向公司信息管理部門報告，并配合進行數據恢復和調查處理。電子郵件使用管理郵箱申請與開通1.新員工入職后，公司信息管理部門將為其開通公司內部電子郵箱。員工郵箱地址由公司統一分配，格式為[姓名全拼].[員工編號]@[公司域名]。2.員工離職時，所在部門應及時通知信息管理部門，辦理郵箱停用手續，郵箱內的重要郵件須進行備份或交接。郵件收發規范1.員工應定期收發電子郵件，及時處理工作郵件。郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件內容，便于收件人快速了解郵件主旨。2.發送郵件時，應確保收件人地址準確無誤，避免誤發或漏發。對于重要郵件，建議進行短信或電話提醒收件人查收。3.回復郵件應及時、準確，對于需要多個部門協同處理的郵件，應明確責任人和時間節點，確保郵件得到有效跟進。郵件內容管理1.郵件內容應符合公司文化和職業規范，語言文明、表達清晰。不得在郵件中發送與工作無關的內容，不得使用不恰當或侮辱性的語言。2.涉及公司機密信息、商業秘密的郵件，應按照公司保密制度進行加密處理，并在郵件正文中注明密級和保密期限。嚴禁通過電子郵件傳遞敏感信息或未經授權的文件。郵件存檔與清理1.員工應定期對重要郵件進行分類存檔，建立清晰的郵件文件夾結構，便于日后查詢和檢索。存檔期限按照公司檔案管理規定執行。2.定期清理郵箱中的垃圾郵件、已處理完畢的郵件等，保持郵箱空間的合理利用，避免因郵箱容量不足影響郵件收發。視頻會議與遠程協作管理會議申請與安排1.各部門如需組織視頻會議或遠程協作活動，應提前在智能化辦公平臺上提交會議申請，注明會議主題、時間、參與人員、會議形式（視頻會議或遠程協作工具）等信息。2.公司信息管理部門根據申請信息，提前做好會議設備調試、網絡保障等準備工作，并將會議相關信息通知參會人員。會議紀律與要求1.參會人員應提前進入會議系統，測試音頻、視頻設備，確保會議正常進行。會議期間保持通訊暢通，不得隨意離開會議現場。2.會議過程中，參會人員應集中注意力，認真聽取會議內容，積極參與討論，不得在會議期間進行與會議無關的活動，如瀏覽網頁、玩手機等。3.如需發言，應先舉手示意，經主持人同意后發言，發言應簡潔明了，突出重點。會議記錄與跟進1.會議組織者應指定專人負責會議記錄，記錄會議討論的主要內容、決策事項、任務分工及時間節點等信息。會議記錄應及時整理并在智能化辦公平臺上發布，以便參會人員查閱。2.對于會議決策事項，各責任部門應按照時間節點認真落實，并及時在平臺上反饋進展情況。會議組織者負責對決策事項的執行情況進行跟蹤和督促，確保會議決議得到有效執行。移動辦公管理移動辦公設備使用1.公司為員工配備必要的移動辦公設備，如筆記本電腦、平板電腦、智能手機等。員工應妥善保管移動辦公設備，不得擅自轉借他人或挪作他用。2.在使用移動辦公設備時，應按照公司規定進行設備登記、配置和維護，確保設備的正常運行和信息安全。如設備出現故障或丟失，應及時向公司信息管理部門報告。移動辦公應用使用1.公司推廣使用與智能化辦公平臺相配套的移動辦公應用，員工應積極使用移動辦公應用進行工作溝通、審批、文件查閱等操作，提高工作效率。2.在移動辦公應用上進行操作時，應遵循與智能化辦公平臺相同的使用規范和安全要求，確保數據的安全傳輸與存儲。移動辦公安全保障1.員工應加強移動辦公設備的安全防護，設置鎖屏密碼、定期更新設備系統和應用程序，安裝必要的安全軟件，防止設備被惡意攻擊和數據泄露。2.在使用公共無線網絡進行移動辦公時，應謹慎操作，避免在不安全的網絡環境下處理敏感信息。如需訪問公司內部系統，應通過公司虛擬專用網絡（VPN）進行連接。信息安全與保密管理信息安全責任1.公司全體員工均有責任保護公司信息資產的安全，遵守公司信息安全管理制度和操作規程。2.各部門負責人為部門信息安全管理的第一責任人，負責組織本部門員工學習信息安全知識，落實信息安全措施，確保本部門信息安全。信息安全措施1.公司建立健全信息安全防護體系，包括網絡安全防護、數據加密、訪問控制、安全審計等措施，定期進行安全漏洞掃描和風險評估，及時發現并處理安全隱患。2.員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得將密碼透露給他人。在使用公共設備進行辦公時，應注意清除登錄信息，防止信息泄露。3.嚴禁在公司內部網絡中私自連接外部設備，如需連接外部設備，須經公司信息管理部門審批同意，并采取相應的安全防護措施。保密制度1.公司嚴格遵守國家保密法律法規，建立完善的保密制度。員工應嚴格遵守公司保密制度，保守公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等各類機密信息。2.對于涉及公司機密信息的文件、資料、數據等，應按照保密級別進行標識、存儲和傳輸，采取加密、訪問控制等措施確保信息安全。未經公司授權，嚴禁將機密信息泄露給任何第三方。3.在對外交流與合作過程中，如涉及公司機密信息，員工應按照公司規定履行審批手續，簽訂保密協議，確保公司機密信息不被泄露。培訓與支持智能化辦公培訓1.公司信息管理部門定期組織智能化辦公平臺及相關辦公軟件的使用培訓，幫助員工熟悉和掌握智能化辦公工具的操作技能。2.新員工入職時，應參加公司統一組織的智能化辦公入門培訓，了解公司智能化辦公的整體架構和基本操作流程。3.根據員工崗位需求和業務發展需要，適時開展針對性的智能化辦公專項培訓，提高員工在特定領域的智能化辦公應用能力。技術支持與服務1.公司信息管理部門設立專門的技術支持熱線和郵箱，為員工提供智能化辦公技術咨詢和故障排除服務。員工在使用過程中遇到問題，可及時聯系技術支持人員尋求幫助。2.技術支持人員應及時響應員工的技術咨詢和故障報修，對一般性問題應及時給予解答和指導，對復雜問題應在規定時間內進行處理，確保員工正常使用智能化辦公系統。監督與考核監督檢查1.公司信息管理部門定期對智能化辦公平臺的使用情況、辦公軟件的安裝配置、郵件收發等情況進行監督檢查，及時發現并糾正不規范的操作行為。2.各部門負責人應加強對本部門員工智能化辦公管理情況的日常監督，確保本部門員工嚴格遵守公司智能化辦公管理制度。考核評價1.將員工智能化辦公平臺的使用情況、辦公軟件的應用能力、信息安全與保密意識等納入員工績效考核體系，作為員工績效評定、晉升、獎勵的重要依據。2.對于在智能化辦公管理方面表現優秀的員工和部門