區塊鏈公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保公司資料的完整性、準確性、安全性和保密性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工涉及的各類資料管理，包括但不限于文件、合同、技術資料、客戶信息、財務數據等。（三）基本原則1.集中統一原則：公司資料實行集中管理，由專門部門或人員負責歸口管理，確保資料的一致性和規范性。2.分類管理原則：根據資料的性質、用途等進行分類，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞，保障公司利益。4.便捷高效原則：在確保資料安全和質量的前提下，優化管理流程，提高資料處理效率，滿足公司業務發展需要。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發布的各類規章制度、通知、報告、會議紀要等。2.業務合同類：涵蓋公司對外簽訂的采購合同、銷售合同、服務合同、技術合作合同等。3.技術資料類：如區塊鏈技術研發文檔、代碼、算法、測試報告、技術方案等。4.客戶資料類：包含客戶基本信息、業務往來記錄、需求文檔、反饋意見等。5.財務資料類：財務報表、賬目、憑證、預算、審計報告等。6.人力資源資料類：員工檔案、考勤記錄、培訓資料、績效考核文件等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他各類資料，如市場調研報告、行業動態資料等。（二）編號規則為便于資料的識別和管理，對各類資料進行統一編號。編號格式如下：[資料類別代碼（2位字母）][年份（4位數字）][順序號（4位數字）]例如：行政文件類：AD20230001，表示2023年第1號行政文件。業務合同類：CT20230010，表示2023年第10號業務合同。技術資料類：TS20230123，表示2023年第123號技術資料。資料類別代碼具體規定如下：AD行政文件CT業務合同TS技術資料CL客戶資料FI財務資料HR人力資源資料OT其他資料三、資料的收集與整理（一）收集職責1.各部門負責本部門產生資料的收集工作，指定專人負責，并確保資料的及時、準確和完整。2.涉及多個部門的資料，由牽頭部門負責組織收集，相關部門配合。（二）收集要求1.資料產生后，應在規定時間內提交至歸口管理部門。一般文件資料應在形成后的[X]個工作日內提交，重要合同、技術資料等應在完成后的[X]個工作日內提交。2.提交的資料應內容清晰、格式規范，簽字、蓋章等手續齊全。（三）整理要求1.歸口管理部門收到資料后，應及時進行整理。按照資料分類標準，對資料進行分類、編號，并建立相應的目錄清單。2.對資料進行核對，確保資料的準確性和完整性。對于不完整或不符合要求的資料，及時退回相關部門補充或更正。3.對整理好的資料進行裝訂、歸檔，便于保管和查閱。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質資料應存放在專門的文件柜中，按照類別、年份、編號順序排列，便于查找。2.電子資料應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照文件夾結構進行分類存儲，文件夾命名應與資料類別和編號相對應。同時，應定期進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。（二）保管環境1.紙質資料存儲場所應保持干燥、通風，避免陽光直射和潮濕，防止資料發霉、蟲蛀。2.電子資料存儲設備應具備良好的物理安全防護措施，如防火、防盜、防潮、防塵等，同時安裝必要的殺毒軟件和防火墻，保障數據安全。（三）保管期限1.行政文件類：長期保存。2.業務合同類：按照合同約定的履行期限屆滿后[X]年保存，法律法規另有規定的從其規定。3.技術資料類：根據項目情況和公司技術發展需要確定保管期限，一般不少于[X]年。4.客戶資料類：自業務終止后[X]年保存。5.財務資料類：按照國家財務法規規定的期限保存，一般為[X]年。6.人力資源資料類：員工離職后[X]年保存。7.其他資料類：根據實際情況確定合理的保管期限。（四）保管責任1.資料保管人員應定期對所保管的資料進行清查、核對，確保資料的數量、質量和完整性。如發現資料缺失、損壞等情況，應及時報告并查明原因，采取相應措施。2.因保管不善導致資料丟失、損壞的，保管人員應承擔相應責任，按照公司規定進行賠償。五、資料的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱資料的，可向歸口管理部門提出申請。歸口管理部門根據申請內容和權限進行審核，審核通過后，為查閱人員提供必要的協助。2.查閱行政文件類、業務合同類、財務資料類等重要資料，需經部門負責人或分管領導批準。3.查閱涉及公司機密的資料，需經公司保密委員會批準，并嚴格按照保密規定進行查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的類別、編號、查閱目的等信息。2.將申請表提交至歸口管理部門，歸口管理部門進行審核。3.審核通過后，查閱人員在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱場所。如需復印或摘錄，應按照規定辦理相關手續。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將資料歸還保管人員，并在《資料查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的類別、編號、借閱期限等信息。2.借閱行政文件類、業務合同類、財務資料類等重要資料，需經部門負責人或分管領導批準；借閱涉及公司機密的資料，需經公司保密委員會批準。3.一般員工借閱資料期限不得超過[X]個工作日，部門負責人借閱資料期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《資料借閱申請表》，提交至歸口管理部門。2.歸口管理部門審核申請，審核通過后，向借閱人員發放資料，并在《資料借閱登記表》上登記。3.借閱人員應妥善保管所借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。如發現資料有損壞或丟失情況，應及時報告并按照公司規定進行賠償。4.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還資料。如需續借，應提前向歸口管理部門提出申請，經批準后方可續借。六、資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密、客戶信息等各類機密資料。2.在資料管理過程中知悉的公司內部信息，未經授權不得對外披露。（二）保密措施1.對涉及保密的資料，應在存儲、查閱、借閱等環節采取嚴格的保密措施，如加密存儲、限制訪問權限、簽訂保密協議等。2.接觸保密資料的人員應簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。3.在資料使用過程中，不得擅自復制、傳播、泄露保密資料。如需對外提供資料，應經過嚴格的審批流程，并確保接收方具備相應的保密能力和措施。（三）保密監督與檢查1.公司設立保密管理部門或指定專人負責保密監督檢查工作，定期對資料保密情況進行檢查。2.如發現違反保密規定的行為，應及時進行調查處理，追究相關人員的責任。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且不再具有保存價值。2.因公司業務調整、重組等原因，資料已不再使用且無留存必要。3.資料因損壞、丟失等原因無法繼續使用，且已履行相關審批手續。（二）銷毀流程1.資料保管部門提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的類別、編號、數量、銷毀原因等信息。2.申請表提交至歸口管理部門審核，審核通過后報分管領導審批。3.分管領導批準后，由資料保管部門會同相關部門共同實施銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。4.銷毀完畢后，參與銷毀的人員應在《資料銷毀登記表》上簽字確認。（三）銷毀方式1.紙質資料應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保資料無法恢復。2.電子資料應采用數據擦除、格式化等方式進行銷毀，并對存儲介質進行物理破壞，防止數據恢復。八、資料管理的信息化建設（一）建立資料管理系統1.公司應建立完善的資料管理系統，實現資料的電子化存儲、分類檢索、權限管理、流程審批等功能。2.資料管理系統應與公司其他業務系統進行集成，實現數據的共享和交互，提高工作效率。（二）數據錄入與維護1.資料管理人員應及時將紙質資料和電子資料錄入資料管理系統，確保數據的準確性和完整性。2.定期對資料管理系統中的數據進行維護和更新，刪除過期或無效的數據，保證系統數據的時效性。（三）系統安全管理1.加強資料管理系統的安全防護，設置不同級別的用戶權限，防止未經授權的訪問和數據泄露。2.定期對系統進行備份，制定應急預案，確保在系統