服務(wù)企業(yè)文書管理制度總則目的為加強公司文書管理，提高工作效率，確保公司各類文書的規(guī)范、準(zhǔn)確、及時處理，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成、傳遞、使用和保管的各類文書。文書定義本制度所指文書包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、函件、通知、紀(jì)要等書面材料。管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。公司文書管理工作由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)本部門文書的日常管理。2.準(zhǔn)確規(guī)范，安全保密。文書的起草、審核、印發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，同時要做好保密工作，防止文書泄露。3.及時高效，注重實效。文書處理應(yīng)遵循及時、高效的原則，確保各項工作順利進行，注重文書的實際效果。文書的分類與編號分類1.行政公文類：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文檔類：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動的合同、協(xié)議、訂單、報表、分析報告等。3.人事檔案類：員工的入職資料、培訓(xùn)記錄、績效考核檔案、獎懲記錄等。4.財務(wù)文件類：預(yù)算報告、財務(wù)報表、審計報告、報銷憑證等。5.其他類：不屬于上述分類的其他文書，如會議紀(jì)要、工作匯報、宣傳資料等。編號1.文書編號應(yīng)遵循唯一性原則，確保每份文書都有唯一的編號。2.編號格式為：[年份][部門代碼][流水號]。例如，2023年總經(jīng)理辦公室的第5號文件編號為2023GB005。3.部門代碼由兩位字母組成，具體如下：總經(jīng)理辦公室：GB人力資源部：HR財務(wù)部：CF市場部：MK銷售部：XS客服部：KF技術(shù)部：JS運營部：YY其他部門：QT4.流水號為三位數(shù)字，從001開始依次編號。文書的起草起草要求1.文書內(nèi)容應(yīng)主題明確、觀點清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語言簡潔。2.根據(jù)文書的類型和用途，準(zhǔn)確選用相應(yīng)的格式和文種。3.涉及多個部門或事項的文書，起草部門應(yīng)會同相關(guān)部門共同研究，確保內(nèi)容全面、協(xié)調(diào)一致。起草流程1.由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要提出文書起草需求。2.確定起草人員，起草人員應(yīng)熟悉文書的相關(guān)內(nèi)容和要求。3.起草人員按照要求進行文書起草工作，完成后提交部門負(fù)責(zé)人審核。文書的審核審核原則1.合法性審核：文書內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的要求。2.準(zhǔn)確性審核：審核文書的表述是否準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)是否可靠、事實是否清楚。3.完整性審核：檢查文書是否涵蓋了所需的全部內(nèi)容，各部分之間是否協(xié)調(diào)一致。4.規(guī)范性審核：審核文書的格式、字體、排版等是否符合公司的公文規(guī)范。審核流程1.部門負(fù)責(zé)人對部門起草的文書進行初審，重點審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，提出修改意見后返回起草人員。2.需要多個部門會簽的文書，由主辦部門負(fù)責(zé)組織會簽，各會簽部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見。3.重要文書或涉及公司重大決策的文書，由總經(jīng)理辦公室進行復(fù)審，必要時提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。文書的印發(fā)印發(fā)審批1.文書經(jīng)審核無誤后，由起草部門填寫《文書印發(fā)審批表》，注明文書名稱、編號、印發(fā)范圍、印發(fā)份數(shù)等信息，報部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.需公司領(lǐng)導(dǎo)審批的文書，由總經(jīng)理辦公室呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見。印發(fā)流程1.總經(jīng)理辦公室根據(jù)審批意見，對文書進行排版、校對，確保格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.將排版好的文書發(fā)送至指定的印刷部門進行印刷。3.印刷完成后，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對文書進行裝訂、蓋章，并按照印發(fā)范圍進行分發(fā)。文書的傳遞傳遞方式1.紙質(zhì)傳遞：重要、緊急或需要存檔的文書采用紙質(zhì)傳遞方式，通過專人送達、機要交換、郵寄等方式進行傳遞。2.電子傳遞：一般性文書或時效性要求較高的文書可通過電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等電子方式進行傳遞。傳遞要求1.采用紙質(zhì)傳遞的文書，傳遞人員應(yīng)確保文書的安全、及時送達，避免丟失或延誤。2.通過電子傳遞的文書，發(fā)送人員應(yīng)確認(rèn)接收方的郵箱地址或系統(tǒng)賬號準(zhǔn)確無誤，并在發(fā)送后及時通知接收方。3.文書傳遞過程中，應(yīng)做好記錄，包括傳遞時間、傳遞人員、接收人員等信息。文書的歸檔歸檔范圍1.公司各類具有保存價值的文書，包括已經(jīng)辦理完畢的文件、合同、協(xié)議、報表等。2.重要會議記錄、工作匯報、調(diào)研報告等資料。3.員工人事檔案、培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等。歸檔要求1.文書應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，同一類別的文書應(yīng)集中存放。2.歸檔的文書應(yīng)齊全完整，簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.文書應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列，便于查閱。歸檔流程1.各部門在文書辦理完畢后，應(yīng)及時將相關(guān)文書整理成冊，移交至公司檔案室。2.公司檔案室對接收的文書進行核對、登記，確保歸檔文書的準(zhǔn)確性和完整性。3.將歸檔文書按照檔案管理要求進行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案索引。文書的保管保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、核心機密、歷史資料等具有長期保存價值的文書。2.定期保管：保管期限分為3年、5年、10年等，具體根據(jù)文書的性質(zhì)和重要程度確定。保管方式1.紙質(zhì)文書應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限進行分類存放，確保通風(fēng)、防潮、防蟲。2.電子文書應(yīng)進行備份，并存儲在安全的存儲設(shè)備中，定期進行檢查和維護。借閱與查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱文書檔案的，應(yīng)填寫《文書檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱時間、借閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱文書檔案應(yīng)在公司檔案室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將文書帶出檔案室或進行復(fù)制、拍照等操作。文書的銷毀銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文書。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效文書。3.涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等不宜留存的文書。銷毀流程1.各部門定期清理本部門的文書檔案，將需要銷毀的文書整理造冊，填寫《文書檔案銷毀申請表》，報部門負(fù)責(zé)人審核。2.總經(jīng)理辦公室對各部門提交的銷毀申請進行匯總審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室會同相關(guān)部門組成銷毀小組，對擬銷毀的文書進行現(xiàn)場銷毀，并做好銷毀記錄。保密規(guī)定保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要信息的文書。2.在文書形成、傳遞、保管過程中需要保密的信息。保密措施1.接觸保密文書的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.保密文書應(yīng)在專門的場所進行處理和保管，限制無關(guān)人員接觸。3.禁止通過互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等方式傳遞涉及公司保密信息的文書，如需傳遞，應(yīng)采取加密等安全措施。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司設(shè)立文書管理監(jiān)督小組，由總經(jīng)理辦公室牽頭，各部門相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對公司文書管理工作進行監(jiān)督和檢查。檢查內(nèi)容1.文書管理制度的執(zhí)行情況，包括起草、審核、印發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.文書檔案的保管情況，是否符合保管要求，有無丟失、損壞等情況。3.保密規(guī)定的落實情況，保密措施是否到位，有無泄密事件發(fā)生。檢查頻率監(jiān)督小組定期對公司文書管理工作進行檢查，每年至少進行[具體次數(shù)]次全面檢查，并根據(jù)需要進行不定期抽查