公司文件信息化管理制度一、總則（一）目的為規范公司文件信息化管理工作，提高文件處理效率，確保文件信息的安全、準確和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有文件的信息化管理，包括但不限于電子文件的生成、流轉、存儲、檢索、利用和銷毀等環節。（三）基本原則1.統一管理原則：公司所有文件信息化管理工作由專門的部門或人員進行統一規劃、組織和協調。2.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密規定，確保文件信息的安全保密，防止文件信息泄露、篡改和丟失。3.便捷高效原則：充分利用信息技術手段，優化文件處理流程，提高文件處理效率，為公司各項工作提供便捷高效的支持。4.規范標準原則：遵循國家和行業相關標準規范，建立統一的文件信息化管理標準和流程，確保文件信息的規范性和一致性。二、文件信息化管理職責（一）管理部門職責1.制定規劃：負責制定公司文件信息化管理規劃和年度工作計劃，并組織實施。2.系統建設：負責公司文件信息化管理系統的建設、維護和升級，確保系統的穩定運行和功能完善。3.制度制定：負責制定和完善公司文件信息化管理制度、操作規范和流程，并監督執行。4.培訓指導：負責組織開展公司文件信息化管理培訓工作，提高員工的信息化操作技能和文件管理意識。5.安全管理：負責公司文件信息化系統的安全管理，制定安全策略和應急預案，防范網絡安全事件的發生。6.數據管理：負責公司文件信息的備份、存儲和歸檔管理，確保數據的完整性和可追溯性。（二）使用部門職責1.文件生成：負責按照公司文件格式和內容要求，準確、完整地生成各類文件，并及時提交至文件信息化管理系統。2.文件流轉：負責在文件信息化管理系統中發起文件的流轉審批流程，跟蹤文件流轉狀態，確保文件及時、準確地傳遞。3.文件利用：負責在文件信息化管理系統中查詢、檢索和利用所需文件信息，并按照規定權限進行文件的下載、打印和轉發等操作。4.文件清理：負責定期清理本部門不再需要的文件信息，確保文件信息的時效性和準確性。5.安全保密：負責本部門員工的文件信息化操作安全保密教育，遵守公司文件信息化管理制度，防止文件信息泄露。（三）員工個人職責1.遵守制度：嚴格遵守公司文件信息化管理制度，按照規定的流程和權限進行文件操作。2.妥善保管：妥善保管個人的賬號和密碼，不得隨意轉借他人使用，確保個人文件操作的安全性。3.及時處理：及時處理個人收到的文件任務，確保文件流轉的及時性和準確性。4.信息安全：增強信息安全意識，不隨意傳播、泄露公司文件信息，防止因個人原因造成文件信息安全事故。三、文件信息化管理流程（一）文件生成1.起草：文件起草人根據工作需要，按照公司文件格式和內容要求，在辦公軟件中起草文件。2.審核：文件起草完成后，由起草人所在部門負責人進行審核，重點審核文件內容的準確性、完整性和合規性。3.審批：經部門負責人審核通過的文件，按照公司規定的審批流程提交相關領導審批。4.編號：文件審批通過后，由文件信息化管理部門按照編號規則為文件分配唯一的編號。5.電子歸檔：文件起草人將審批通過并編號后的文件電子版上傳至公司文件信息化管理系統，完成文件的電子歸檔。（二）文件流轉1.發起流程：文件起草人在文件信息化管理系統中發起文件流轉審批流程，選擇流轉環節和審批人，并填寫流轉說明。2.審批環節：審批人收到文件流轉通知后，應在規定的時間內完成審批操作。審批意見應明確、具體，如同意、不同意或修改意見等。3.跟蹤提醒：文件信息化管理系統應具備自動跟蹤提醒功能，當文件流轉到下一環節時，系統自動向審批人發送提醒信息，確保文件流轉的及時性。4.流轉記錄：文件信息化管理系統應記錄文件的流轉全過程，包括流轉時間、審批人、審批意見等信息，以便查詢和追溯。（三）文件檢索與利用1.檢索權限：公司員工根據工作需要，按照規定的檢索權限在文件信息化管理系統中進行文件檢索。文件檢索權限根據員工的崗位和職責進行設定。2.檢索方式：系統支持多種檢索方式，如按文件編號、標題、關鍵詞、日期、文號等進行檢索，方便員工快速找到所需文件。3.利用操作：員工檢索到所需文件后，可按照規定權限進行下載、打印、轉發等利用操作。對于涉及公司機密的文件，應嚴格按照公司保密規定進行處理。4.借閱管理：如需借閱紙質文件，應填寫借閱申請表，經部門負責人和文件信息化管理部門審批后，到指定地點借閱。借閱期限應嚴格按照規定執行，逾期應及時歸還。（四）文件清理1.定期清理：文件信息化管理部門定期對公司文件信息進行清理，清理范圍包括已過保存期限、已失效、重復或無保存價值的文件。2.清理流程：文件信息化管理部門制定文件清理計劃，明確清理范圍、清理時間和清理方式。在清理過程中，應對擬清理文件進行標識和備份，確保清理操作的準確性和可追溯性。3.審批備案：文件清理計劃和清理結果應報公司領導審批，并備案存檔。四、文件信息化管理系統（一）系統功能要求1.文件管理：具備文件的上傳、下載、存儲、檢索、分類、標注等功能，實現文件的集中管理和有效利用。2.流程審批：支持文件流轉審批流程的定制和發起，能夠實時跟蹤流程進度，提醒審批人及時處理文件。3.權限管理：能夠根據員工的崗位和職責，設置不同的文件操作權限，確保文件信息的安全保密。4.版本控制：對文件的不同版本進行管理，記錄版本變更歷史，方便追溯和比較。5.日志記錄：詳細記錄文件操作的全過程，包括文件上傳、下載、審批、流轉等操作記錄，以便審計和查詢。6.數據備份：定期對系統中的文件數據進行備份，確保數據的安全性和完整性，防止數據丟失。（二）系統安全管理1.網絡安全：采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸等技術手段，保障文件信息化管理系統的網絡安全，防止外部非法入侵。2.數據安全：對系統中的文件數據進行加密存儲，定期進行數據備份，并將備份數據存儲在安全的地方。同時，建立數據恢復機制，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復。3.用戶認證：采用用戶名和密碼、數字證書等多種認證方式，確保用戶身份的真實性和合法性。4.訪問控制：根據用戶權限設置不同的訪問級別，嚴格控制用戶對文件信息的訪問，防止越權操作。5.安全審計：定期對系統安全進行審計，檢查系統漏洞和安全隱患，及時采取措施進行修復和整改。（三）系統維護與升級1.日常維護：文件信息化管理部門安排專人負責系統的日常維護工作，包括服務器維護、軟件更新、數據備份等，確保系統的穩定運行。2.故障排除：建立系統故障應急預案，當系統出現故障時，能夠及時響應并采取有效的措施進行排除，確保文件信息化管理工作不受影響。3.需求調研：定期收集公司員工對系統功能的需求和意見，進行整理和分析，為系統的優化和升級提供依據。4.升級實施：根據系統維護和需求調研情況，制定系統升級計劃，在確保系統穩定運行的前提下，適時進行系統升級，提升系統功能和性能。五、文件信息化安全保密管理（一）安全保密措施1.物理安全：對文件信息化管理系統的服務器、存儲設備等硬件設施進行物理安全防護，如設置門禁系統、安裝監控設備等，防止未經授權的人員接觸和操作。2.網絡安全：加強網絡安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等，防止外部網絡攻擊和非法訪問。對內部網絡進行分段管理，嚴格控制不同區域之間的網絡訪問權限。3.數據安全：對文件數據進行加密存儲和傳輸，定期進行數據備份，并將備份數據異地存儲。建立數據訪問審計機制，記錄和監控數據訪問行為，及時發現和處理異常情況。4.用戶認證：采用強密碼策略，要求用戶定期更換密碼。對重要文件的訪問進行多重身份認證，如密碼+數字證書+動態口令等方式，確保用戶身份的真實性和合法性。5.權限管理：根據員工的崗位和職責，嚴格設置文件操作權限，做到權限最小化原則。對于涉及公司機密的文件，實行專人專管制度，只有經過授權的人員才能訪問和處理。（二）保密教育與培訓1.定期培訓：公司定期組織員工進行文件信息化安全保密教育和培訓，提高員工的安全保密意識和操作技能。培訓內容包括國家法律法規、公司保密制度、網絡安全知識、文件操作規范等。2.新員工培訓：對新入職員工進行專門的文件信息化安全保密培訓，使其了解公司的安全保密要求和操作規程，簽署保密協議后才能正式上崗。3.專題培訓：根據公司業務發展和安全保密形勢，適時組織專題培訓，如針對新出臺的法律法規、新出現的網絡安全威脅等進行專項培訓，確保員工及時掌握最新的安全保密知識和技能。（三）違規處理1.責任追究：對于違反公司文件信息化安全保密制度的行為，將依法依規追究相關人員的責任，視情節輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理。2.損失賠償：因違反安全保密制度給公司造成經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。