體育檔案資料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司體育檔案資料的科學(xué)管理，提高檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與體育活動(dòng)相關(guān)的所有檔案資料的管理，包括但不限于體育賽事組織文件、運(yùn)動(dòng)員信息、訓(xùn)練計(jì)劃、比賽成績(jī)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司體育檔案資料由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映體育活動(dòng)的實(shí)際情況，保證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案資料的安全保護(hù)措施，防止檔案資料的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案資料分類體系和檢索工具，便于檔案資料的查詢和利用。二、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類1.體育賽事類公司內(nèi)部舉辦的各類體育賽事組織文件、策劃方案、賽程安排等。參加外部體育賽事的報(bào)名文件、參賽人員名單、比賽成績(jī)等。2.運(yùn)動(dòng)員管理類運(yùn)動(dòng)員基本信息檔案，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目等。運(yùn)動(dòng)員訓(xùn)練記錄，如訓(xùn)練時(shí)間、訓(xùn)練內(nèi)容、訓(xùn)練效果評(píng)估等。運(yùn)動(dòng)員傷病情況記錄。3.訓(xùn)練計(jì)劃類年度、季度、月度訓(xùn)練計(jì)劃。針對(duì)不同項(xiàng)目、不同運(yùn)動(dòng)員的專項(xiàng)訓(xùn)練計(jì)劃。4.體育器材設(shè)備類器材設(shè)備采購(gòu)文件，包括采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。器材設(shè)備清單及使用維護(hù)記錄。5.體育活動(dòng)宣傳類體育活動(dòng)海報(bào)、宣傳視頻、新聞報(bào)道等資料。相關(guān)圖片、影像資料的存儲(chǔ)記錄。（二）編號(hào)1.采用分類編號(hào)法，對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)由類別代碼和順序號(hào)組成，中間用“”隔開。2.類別代碼如下：體育賽事類：SS運(yùn)動(dòng)員管理類：YT訓(xùn)練計(jì)劃類：XL體育器材設(shè)備類：QC體育活動(dòng)宣傳類：XC3.順序號(hào)按照檔案資料產(chǎn)生的時(shí)間順序依次編排，從001開始。例如，公司內(nèi)部舉辦的第一場(chǎng)體育賽事的組織文件編號(hào)為：SS001；某運(yùn)動(dòng)員的基本信息檔案編號(hào)為：YT001。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門和相關(guān)人員負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門或本人在體育活動(dòng)中形成的檔案資料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖片、影像等各種形式。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案資料的安全性和完整性。（二）整理1.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理工作包括分類、編號(hào)、裝訂、編目等。2.紙質(zhì)文件應(yīng)按照順序排列，編寫頁(yè)碼，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。3.電子文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾和文件名規(guī)范，確保文件的可識(shí)別性和可檢索性。4.圖片、影像資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，并標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等相關(guān)信息。5.編目工作應(yīng)包括編制檔案資料目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等。四、檔案資料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.對(duì)于年度性的檔案資料，應(yīng)在次年的第一季度內(nèi)完成歸檔。2.對(duì)于階段性或臨時(shí)性的檔案資料，應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后的15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.檔案資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類別和編號(hào)范圍。3.建立檔案資料歸檔清單，記錄檔案資料的名稱、編號(hào)、歸檔時(shí)間等信息，并由檔案管理人員和移交人員簽字確認(rèn)。五、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.體育賽事類檔案資料的保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于10年。2.運(yùn)動(dòng)員管理類檔案資料的保管期限為長(zhǎng)期，至運(yùn)動(dòng)員離開公司后5年。3.訓(xùn)練計(jì)劃類檔案資料的保管期限為5年。4.體育器材設(shè)備類檔案資料的保管期限為設(shè)備報(bào)廢后5年。5.體育活動(dòng)宣傳類檔案資料的保管期限為3年。（三）保管措施1.建立檔案資料保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案資料的入庫(kù)、出庫(kù)、保管情況等信息。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案資料的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案資料的借閱和查閱，確保檔案資料的安全。六、檔案資料的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.《檔案資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案資料借閱登記本上記錄借閱情況。4.借閱期限一般不超過(guò)15個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、摘錄檔案資料內(nèi)容。如因工作需要必須進(jìn)行上述操作的，應(yīng)事先經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。6.借閱人歸還檔案資料時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或遺失，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。（二）查閱1.因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.《檔案資料查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案資料查閱登記本上記錄查閱情況。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案資料，不得將檔案資料帶出查閱場(chǎng)所。5.查閱人查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)保持檔案資料的整潔，不得在檔案資料上圈劃、涂改、污損。如需復(fù)印檔案資料的，應(yīng)事先經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的存毀價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面審查和評(píng)估，提出存毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀檔案資料的過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、檔案資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)體育檔案資料管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案資料管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案資料的安全保管情況等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門和相關(guān)人員的檔案資料收集、整理、移交等工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核1.建立體育檔案資料管理工作考核機(jī)制，將檔案資料管理工作納入各部門和相關(guān)人員的績(jī)效考核體系。2.考核內(nèi)容包括檔案資料管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、