礦山企業(yè)會議管理制度第一章總則

一、為加強礦山企業(yè)會議管理，提高會議效率，明確會議目的，確保決策的科學性、合理性，根據(jù)《中華人民共和國公司法》及公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

二、本制度適用于礦山企業(yè)召開的各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、專題會、部門例會等。

三、會議應遵循以下原則：

1.精簡、高效、務實；

2.預約、準備、總結(jié)；

3.及時、準確、全面；

4.遵守保密原則，嚴格控制會議信息傳播。

四、會議的組織、召開、記錄、跟蹤和落實等工作，應嚴格按照本制度執(zhí)行。任何單位和個人不得擅自變更會議管理制度，確需變更的，需提交公司董事會審批。

五、會議分為定期會議和臨時會議。定期會議主要包括董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等；臨時會議主要包括專題會、緊急會議等。

六、會議的召開應提前做好以下準備工作：

1.確定會議主題、議程、參會人員、時間、地點等；

2.準備會議材料，提前發(fā)送給參會人員；

3.確保會議室設(shè)施設(shè)備正常運行，做好會場布置；

4.會前通知參會人員，確保按時參加。

七、會議紀要應真實、準確、全面地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、議程、參會人員、討論情況、決策結(jié)果等。

八、會議紀要的跟蹤落實工作由會議記錄人負責，相關(guān)責任人應嚴格按照會議紀要執(zhí)行，確保會議決策落到實處。

九、違反本制度規(guī)定，造成不良影響的，將追究相關(guān)責任人的責任。

十、本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度發(fā)生變化，本制度應相應進行調(diào)整。

第二章會議流程

一、會議預約與通知

1.召開會議前，由會議發(fā)起人向會議管理部門提交會議申請，內(nèi)容包括會議主題、目的、議程、參會人員、預計時長、所需設(shè)施設(shè)備等。

2.會議管理部門根據(jù)會議申請，合理安排會議時間、地點，并在會議召開前至少3個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，確保參會人員有足夠時間準備。

二、會議簽到

1.參會人員應在會議開始前15分鐘到達會場，并在會議簽到表上簽到。

2.會議管理部門負責統(tǒng)計參會人員簽到情況，及時向會議主持人報告。

三、會議議程與主持人

1.會議主持人應按照預定議程主持會議，確保會議內(nèi)容緊湊、有序進行。

2.會議主持人負責引導討論，控制會議時間，確保會議高效、務實。

四、會議討論與決策

1.會議討論應圍繞主題展開，參會人員應充分發(fā)表意見，做到有理有據(jù)。

2.會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進行表決或決策。

3.對于重要決策事項，應進行詳細記錄，包括表決結(jié)果、參會人員意見等。

五、會議記錄

1.會議記錄人應認真記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、議程、參會人員、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成，并提交給會議主持人審核。

六、會議紀要的發(fā)放與反饋

1.會議紀要經(jīng)會議主持人審核通過后，由會議管理部門在3個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員。

2.參會人員應在收到會議紀要后2個工作日內(nèi)反饋意見，如有異議，應及時提出，由會議管理部門協(xié)調(diào)解決。

七、會議總結(jié)與改進

1.會議結(jié)束后，會議管理部門應收集參會人員的意見和建議，對會議進行總結(jié)。

2.根據(jù)總結(jié)結(jié)果，會議管理部門提出改進措施，不斷完善會議流程，提高會議效率。

八、會議資料的歸檔

1.會議結(jié)束后，會議管理部門應將會議紀要、簽到表、會議通知等相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應按照公司檔案管理制度進行保存，確保資料的安全、完整。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審核與發(fā)布

1.會議紀要完成后，由會議主持人進行審核，確保紀要內(nèi)容準確、完整。

2.審核通過的會議紀要由會議管理部門統(tǒng)一發(fā)布，并明確紀要的執(zhí)行期限和責任人。

二、任務分解與責任分配

1.會議紀要中明確的任務和決策，應進行詳細分解，明確每項任務的責任人、完成標準和期限。

2.會議管理部門負責將分解后的任務分配給相關(guān)部門和人員，并跟蹤任務執(zhí)行情況。

三、任務執(zhí)行與監(jiān)督

1.責任部門和個人應按照會議紀要的要求，積極推進任務的執(zhí)行。

2.會議管理部門應定期對任務執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保各項決策落到實處。

四、進度報告與問題反饋

1.責任部門在執(zhí)行任務過程中，應定期向會議管理部門報告任務進度，遇到問題及時反饋。

2.會議管理部門對收集到的問題和反饋進行分析，提出解決方案，協(xié)助責任部門解決問題。

五、跨部門協(xié)作與溝通

1.對于涉及多個部門的任務，會議管理部門應組織相關(guān)部門進行協(xié)調(diào)，確保協(xié)作順暢。

2.各部門之間應保持良好溝通，共同推進任務完成。

六、會議紀要落實情況的評估與總結(jié)

1.會議紀要執(zhí)行期限屆滿后，會議管理部門應組織對會議紀要落實情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓。

2.根據(jù)評估結(jié)果，對落實效果好的部門和個人給予表揚，對未完成任務的部門和個人進行問責。

七、持續(xù)改進與優(yōu)化

1.會議管理部門應不斷總結(jié)會議紀要跟蹤落實的經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，提出改進措施。

2.通過優(yōu)化流程、提高溝通效率、加強協(xié)作等方式，持續(xù)提升會議紀要的落實效果。

八、會議紀要落實情況的公示

1.會議管理部門定期將會議紀要的落實情況公示，提高透明度，接受全體員工的監(jiān)督。

2.公示內(nèi)容包括任務完成情況、責任人、完成時間等，以確保全體員工了解會議決策的執(zhí)行情況。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議發(fā)起人提前向會議管理部門提交會議室申請。

2.會議管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，合理安排會議室，并在會議預訂簿上做好記錄。

二、會議室配置與維護

1.會議室應配備必要的設(shè)施設(shè)備，如會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備等，并確保設(shè)備正常運行。

2.定期對會議室進行清潔和維護，保證會議室環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應遵守會議室使用規(guī)范，保持安靜，不隨意離席。

2.愛護會議室設(shè)施設(shè)備，嚴禁在會議室內(nèi)吸煙、進食，避免造成設(shè)備損壞或污染。

四、會議保密工作

1.參會人員應嚴格遵守會議保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容和涉密信息。

2.會議室內(nèi)不得使用不具備保密功能的通訊設(shè)備，防止信息泄露。

五、會議室準入與安保

1.會議室使用期間，未經(jīng)允許，非參會人員不得擅自進入會議室。

2.會議管理部門應加強會議室的安保工作，確保會議安全順利進行。

六、會議室使用記錄

1.會議結(jié)束后，會議管理部門應記錄會議室使用情況，包括會議主題、時間、參會人員等。

2.定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計，為會議室管理和優(yōu)化提供依據(jù)。

七、會議室預約與使用優(yōu)先級

1.會議室預約遵循先到先得原則，特殊情況下可根據(jù)會議重要性和緊急程度調(diào)整優(yōu)先級。

2.會議管理部門負責協(xié)調(diào)解決會議室使用沖突，確保重要會議的順利進行。

八、會議室應急預案

1.會議管理部門應制定會議室應急預案，包括設(shè)備故障、突發(fā)情況等，確保會議不受影響。

2.參會人員應熟悉應急預案，遇到問題及時報告并協(xié)助處理。

九、會議室管理評估與改進

1.定期對會議室管理工作進行評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題。

2.針對評估結(jié)果，會議管理部門提出改進措施，不斷提升會議室管理水平和服務質(zhì)量。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸礦山企業(yè)