三方物流公司跟蹤管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)三方物流公司的跟蹤管理工作，確保貨物運(yùn)輸過程的可追溯性、安全性和高效性，提高客戶滿意度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及貨物跟蹤管理的部門和人員，包括但不限于業(yè)務(wù)部門、調(diào)度部門、運(yùn)輸部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：跟蹤信息應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地反映貨物的實(shí)際狀態(tài)。2.及時(shí)性原則：對(duì)貨物運(yùn)輸過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)反饋相關(guān)信息。3.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在貨物跟蹤管理中的職責(zé)，確保跟蹤工作落實(shí)到人。4.客戶導(dǎo)向原則：以滿足客戶需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)的跟蹤服務(wù)。二、跟蹤管理職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)與客戶溝通，了解貨物運(yùn)輸需求，并將相關(guān)信息準(zhǔn)確傳達(dá)給調(diào)度部門。2.建立客戶檔案，記錄客戶對(duì)貨物跟蹤的要求和反饋信息。3.及時(shí)處理客戶關(guān)于貨物跟蹤的咨詢和投訴，協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決問題。（二）調(diào)度部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，制定貨物運(yùn)輸計(jì)劃，合理安排運(yùn)輸車輛和路線。2.將運(yùn)輸計(jì)劃下達(dá)給運(yùn)輸部門，并跟蹤運(yùn)輸任務(wù)的執(zhí)行情況。3.實(shí)時(shí)掌握貨物的運(yùn)輸動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整運(yùn)輸計(jì)劃，確保貨物按時(shí)、安全送達(dá)。（三）運(yùn)輸部門1.按照調(diào)度部門下達(dá)的運(yùn)輸計(jì)劃，組織車輛進(jìn)行貨物運(yùn)輸。2.在運(yùn)輸過程中，負(fù)責(zé)貨物的裝卸、保管和安全運(yùn)輸，確保貨物完好無損。3.及時(shí)向調(diào)度部門反饋貨物運(yùn)輸過程中的異常情況，如交通事故、道路擁堵等。4.配合其他部門做好貨物跟蹤管理工作，提供必要的信息和協(xié)助。（四）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)貨物的入庫(kù)、存儲(chǔ)和出庫(kù)管理，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.建立貨物庫(kù)存臺(tái)賬，記錄貨物的出入庫(kù)情況，并及時(shí)更新庫(kù)存信息。3.配合運(yùn)輸部門做好貨物的裝卸工作，提供必要的場(chǎng)地和設(shè)備支持。4.協(xié)助業(yè)務(wù)部門和調(diào)度部門進(jìn)行貨物跟蹤，提供庫(kù)存貨物的相關(guān)信息。（五）信息管理部門1.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)貨物跟蹤管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.對(duì)各部門提供的貨物跟蹤信息進(jìn)行收集、整理、分析和存儲(chǔ)，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。3.定期對(duì)貨物跟蹤管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶的培訓(xùn)和技術(shù)支持，確保各部門人員能夠熟練使用系統(tǒng)進(jìn)行貨物跟蹤管理。三、貨物跟蹤流程（一）訂單接收與錄入1.業(yè)務(wù)部門接到客戶訂單后，對(duì)訂單信息進(jìn)行審核，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.將審核通過的訂單信息錄入貨物跟蹤管理系統(tǒng)，包括貨物名稱、數(shù)量、重量、體積、發(fā)貨地、收貨地、運(yùn)輸要求等。（二）運(yùn)輸計(jì)劃制定1.調(diào)度部門根據(jù)訂單信息和車輛資源情況，制定貨物運(yùn)輸計(jì)劃。運(yùn)輸計(jì)劃應(yīng)包括運(yùn)輸車輛的車牌號(hào)、司機(jī)姓名、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)出發(fā)時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、運(yùn)輸路線等。2.將運(yùn)輸計(jì)劃下達(dá)給運(yùn)輸部門，并在貨物跟蹤管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。（三）貨物裝卸與交接1.運(yùn)輸部門按照運(yùn)輸計(jì)劃安排車輛前往倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行貨物裝卸。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門在貨物裝卸過程中，與運(yùn)輸部門進(jìn)行貨物交接，核對(duì)貨物的數(shù)量、質(zhì)量、包裝等信息，并在貨物交接單上簽字確認(rèn)。3.運(yùn)輸部門在貨物交接完成后，將貨物交接單上傳至貨物跟蹤管理系統(tǒng)。（四）運(yùn)輸過程跟蹤1.運(yùn)輸部門在貨物運(yùn)輸過程中，通過GPS定位系統(tǒng)、行車記錄儀等設(shè)備實(shí)時(shí)跟蹤車輛的行駛位置和狀態(tài)。2.運(yùn)輸部門應(yīng)每隔一定時(shí)間（如每小時(shí)）向調(diào)度部門反饋貨物運(yùn)輸情況，包括車輛行駛里程、剩余路程、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等。3.如運(yùn)輸過程中出現(xiàn)異常情況，如交通事故、道路擁堵、車輛故障等，運(yùn)輸部門應(yīng)立即向調(diào)度部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。調(diào)度部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整運(yùn)輸計(jì)劃，并將異常情況通知業(yè)務(wù)部門和客戶。（五）貨物到達(dá)與交付1.運(yùn)輸車輛到達(dá)目的地后，運(yùn)輸部門應(yīng)及時(shí)通知收貨方進(jìn)行貨物驗(yàn)收。2.收貨方在驗(yàn)收貨物時(shí)，如發(fā)現(xiàn)貨物存在數(shù)量短缺、質(zhì)量損壞等問題，應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸部門和業(yè)務(wù)部門溝通，并在貨物驗(yàn)收單上注明問題情況。3.運(yùn)輸部門在貨物交付完成后，將貨物驗(yàn)收單上傳至貨物跟蹤管理系統(tǒng)，并更新貨物狀態(tài)為“已交付”。（六）貨物跟蹤信息反饋1.各部門應(yīng)及時(shí)將貨物跟蹤過程中的相關(guān)信息反饋給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門匯總后反饋給客戶。2.貨物跟蹤信息反饋應(yīng)包括貨物的運(yùn)輸狀態(tài)、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、實(shí)際到達(dá)時(shí)間、貨物驗(yàn)收情況等。3.客戶如有任何疑問或投訴，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給客戶。四、跟蹤信息管理（一）信息收集1.各部門應(yīng)按照貨物跟蹤流程的要求，及時(shí)收集貨物運(yùn)輸過程中的相關(guān)信息，包括訂單信息、運(yùn)輸計(jì)劃、貨物交接單、運(yùn)輸狀態(tài)反饋、貨物驗(yàn)收單等。2.信息收集應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或漏報(bào)信息。（二）信息錄入1.信息管理部門負(fù)責(zé)將收集到的貨物跟蹤信息錄入貨物跟蹤管理系統(tǒng)。2.信息錄入應(yīng)按照系統(tǒng)規(guī)定的格式和要求進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。3.在信息錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)信息存在錯(cuò)誤或不完整的情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門核實(shí)并進(jìn)行修改。（三）信息存儲(chǔ)1.貨物跟蹤管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能，能夠?qū)ω浳锔櫺畔⑦M(jìn)行長(zhǎng)期保存。2.信息存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。3.定期對(duì)貨物跟蹤管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別保存于不同的地點(diǎn)。（四）信息查詢與統(tǒng)計(jì)1.公司內(nèi)部各部門人員可根據(jù)工作需要，通過貨物跟蹤管理系統(tǒng)查詢貨物跟蹤信息。2.信息查詢應(yīng)按照權(quán)限進(jìn)行，不同部門和人員只能查詢與其職責(zé)相關(guān)的信息。3.信息管理部門應(yīng)定期對(duì)貨物跟蹤信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容包括貨物運(yùn)輸量、運(yùn)輸效率、客戶滿意度、異常情況發(fā)生率等。五、異常情況處理（一）異常情況定義異常情況是指在貨物運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的影響貨物按時(shí)、安全送達(dá)的情況，包括但不限于交通事故、道路擁堵、車輛故障、貨物損壞、丟失等。（二）異常情況報(bào)告1.運(yùn)輸部門在發(fā)現(xiàn)異常情況后，應(yīng)立即向調(diào)度部門報(bào)告，并說明異常情況的詳細(xì)情況和預(yù)計(jì)影響。2.調(diào)度部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)將異常情況通知業(yè)務(wù)部門和客戶，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。3.業(yè)務(wù)部門在接到異常情況通知后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，說明情況并協(xié)商解決方案。（三）異常情況處理措施1.對(duì)于交通事故、道路擁堵等不可抗力因素導(dǎo)致的異常情況，運(yùn)輸部門應(yīng)及時(shí)采取繞行、等待等措施，盡量減少對(duì)貨物運(yùn)輸?shù)挠绊憽?.對(duì)于車輛故障等自身原因?qū)е碌漠惓Ｇ闆r，運(yùn)輸部門應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行搶修，如無法及時(shí)修復(fù)，應(yīng)及時(shí)調(diào)配其他車輛進(jìn)行轉(zhuǎn)運(yùn)。3.對(duì)于貨物損壞、丟失等情況，運(yùn)輸部門應(yīng)保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，并及時(shí)通知保險(xiǎn)公司和相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。同時(shí)，應(yīng)按照合同約定對(duì)客戶進(jìn)行賠償。（四）異常情況記錄與總結(jié)1.各部門應(yīng)將異常情況的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、原因、處理過程和結(jié)果等詳細(xì)信息記錄在貨物跟蹤管理系統(tǒng)中。2.定期對(duì)異常情況進(jìn)行總結(jié)分析，找出問題的根源和規(guī)律，采取針對(duì)性的措施進(jìn)行改進(jìn)，防止類似異常情況再次發(fā)生。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)貨物跟蹤管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)各部門的貨物跟蹤管理工作進(jìn)行抽查，檢查內(nèi)容包括信息收集、錄入、存儲(chǔ)、查詢與統(tǒng)計(jì)情況，異常情況處理情況等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核指標(biāo)1.貨物跟蹤信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性。2.運(yùn)輸任務(wù)的按時(shí)完成率。3.客戶滿意度。4.異常情況的發(fā)生率和處理效果。（三）考核方式1.考核采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式。2.定期考核每月進(jìn)行一次，由信息管理部門根據(jù)各部門的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)分。3.不定期考核根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果和客戶投訴情況進(jìn)行，對(duì)違反制度規(guī)定或給公司造成損失的部門和人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.將考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，作為績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放、晉升、評(píng)優(yōu)等的重要依據(jù)。2.對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核成績(jī)不合格的部門和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其限期整改。如整改后仍不符合要求，將給予相應(yīng)的處罰。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.信息管理部門應(yīng)制定年度貨物跟蹤管理培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方式和時(shí)間安排。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和人員變動(dòng)情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整，確保培訓(xùn)的針對(duì)性和有效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.貨物跟蹤管理制度和流程。2.貨物跟蹤管理系統(tǒng)的操作使用方法。3.貨物運(yùn)輸安全知識(shí)和應(yīng)急處理技能。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由信息管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專業(yè)人員進(jìn)行授課，培訓(xùn)對(duì)象為公司內(nèi)部所有涉及貨物跟蹤管理的人員。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)實(shí)際需要，選派相關(guān)人員參加外部專業(yè)機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)課程，學(xué)習(xí)先進(jìn)的貨物跟蹤管理理念和技術(shù)。3.在線學(xué)習(xí)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供貨物跟蹤管理相關(guān)的學(xué)習(xí)資料和視頻教程，方便員工自主學(xué)習(xí)。（四）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部會(huì)議、宣傳