ppp項(xiàng)目資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)PPP項(xiàng)目資料管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等工作，確保項(xiàng)目資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為項(xiàng)目的順利實(shí)施、驗(yàn)收、運(yùn)營及后續(xù)評(píng)價(jià)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的所有PPP項(xiàng)目，包括項(xiàng)目籌備、建設(shè)、運(yùn)營及移交等各階段涉及的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目全生命周期各環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保無遺漏。3.規(guī)范性原則：資料的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定。4.及時(shí)性原則：資料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)展同步收集、整理，及時(shí)歸檔，避免積壓。二、職責(zé)分工（一）項(xiàng)目管理部門1.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目資料的收集、整理和初步審核工作。2.協(xié)調(diào)各參建單位之間的資料管理工作，確保資料的及時(shí)交接。3.對(duì)項(xiàng)目資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，并向檔案管理部門移交符合要求的資料。（二）檔案管理部門1.制定和完善項(xiàng)目資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)接收、整理、歸檔項(xiàng)目管理部門移交的資料，建立項(xiàng)目資料檔案庫。3.提供項(xiàng)目資料的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。4.定期對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保資料的安全保管。（三）各參建單位1.按照合同要求和本制度規(guī)定，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)工作范圍內(nèi)項(xiàng)目資料的收集、整理、歸檔工作。2.向項(xiàng)目管理部門提交真實(shí)、完整、規(guī)范的資料，并配合做好資料的審核和移交工作。（四）相關(guān)人員1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目資料管理工作負(fù)總責(zé)，確保資料管理工作與項(xiàng)目進(jìn)度同步推進(jìn)。2.項(xiàng)目資料員具體負(fù)責(zé)資料的日常收集、整理、保管等工作，確保資料的有序管理。三、資料分類及內(nèi)容（一）項(xiàng)目前期資料1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件項(xiàng)目建議書及批復(fù)可行性研究報(bào)告及批復(fù)環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)項(xiàng)目核準(zhǔn)文件或備案證明等2.項(xiàng)目實(shí)施方案PPP項(xiàng)目實(shí)施方案物有所值評(píng)價(jià)報(bào)告財(cái)政承受能力論證報(bào)告3.項(xiàng)目合同文件PPP項(xiàng)目合同股東協(xié)議（如有）融資合同（如有）保險(xiǎn)合同（如有）等4.項(xiàng)目公司設(shè)立文件項(xiàng)目公司組建方案公司章程公司設(shè)立登記文件等（二）項(xiàng)目建設(shè)資料1.工程前期資料建設(shè)用地規(guī)劃許可證建設(shè)工程規(guī)劃許可證施工許可證工程地質(zhì)勘察報(bào)告設(shè)計(jì)文件（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）及審查意見等2.工程管理資料工程建設(shè)管理機(jī)構(gòu)及人員名單工程建設(shè)管理規(guī)章制度工程進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄工程質(zhì)量管理制度及質(zhì)量檢查記錄工程安全管理制度及安全檢查記錄等3.工程施工資料施工單位資質(zhì)證書及人員資質(zhì)文件施工組織設(shè)計(jì)施工圖紙會(huì)審記錄工程變更文件施工技術(shù)交底記錄原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告隱蔽工程驗(yàn)收記錄分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等4.工程監(jiān)理資料監(jiān)理單位資質(zhì)證書及人員資質(zhì)文件監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實(shí)施細(xì)則監(jiān)理月報(bào)、季報(bào)、總結(jié)工程質(zhì)量監(jiān)理記錄工程進(jìn)度監(jiān)理記錄工程費(fèi)用監(jiān)理記錄等（三）項(xiàng)目運(yùn)營資料1.運(yùn)營管理資料運(yùn)營管理方案運(yùn)營管理制度及流程運(yùn)營人員配備及培訓(xùn)記錄運(yùn)營成本核算資料運(yùn)營服務(wù)質(zhì)量考核記錄等2.設(shè)備設(shè)施管理資料設(shè)備設(shè)施清單及臺(tái)賬設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃及記錄設(shè)備設(shè)施更新改造記錄設(shè)備設(shè)施故障維修記錄等3.項(xiàng)目收益資料項(xiàng)目運(yùn)營收入明細(xì)及相關(guān)憑證項(xiàng)目成本支出明細(xì)及相關(guān)憑證項(xiàng)目利潤核算資料項(xiàng)目現(xiàn)金流情況記錄等（四）項(xiàng)目移交資料1.項(xiàng)目資產(chǎn)清查資料項(xiàng)目資產(chǎn)清單資產(chǎn)狀況評(píng)估報(bào)告資產(chǎn)權(quán)屬證明文件等2.項(xiàng)目運(yùn)營總結(jié)資料項(xiàng)目運(yùn)營情況總結(jié)報(bào)告項(xiàng)目績效評(píng)價(jià)報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)等3.項(xiàng)目移交文件項(xiàng)目移交申請(qǐng)書項(xiàng)目移交協(xié)議項(xiàng)目移交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等四、資料收集與整理（一）收集要求1.各參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料收集工作，按照資料分類及內(nèi)容要求，及時(shí)、全面地收集本單位工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的各類資料。2.資料收集應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。對(duì)于同一事項(xiàng)的不同版本資料，應(yīng)同時(shí)收集并注明版本差異及原因。3.收集的資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。（二）整理要求1.項(xiàng)目管理部門應(yīng)定期組織各參建單位對(duì)收集的資料進(jìn)行整理，按照資料分類及編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類、排序。2.資料整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持資料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。對(duì)于同一事項(xiàng)的系列資料，應(yīng)按照時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列。3.對(duì)資料中的復(fù)印件應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。對(duì)于電子資料，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。五、資料歸檔（一）歸檔范圍項(xiàng)目全生命周期各階段形成的、具有保存價(jià)值的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等均應(yīng)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期資料應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.項(xiàng)目建設(shè)資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月末對(duì)當(dāng)月形成的資料進(jìn)行整理歸檔。3.項(xiàng)目運(yùn)營資料應(yīng)按季度歸檔，每季度結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。4.項(xiàng)目移交資料應(yīng)在項(xiàng)目移交完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔流程1.項(xiàng)目管理部門對(duì)整理好的資料進(jìn)行自查，確保資料符合歸檔要求后，填寫《PPP項(xiàng)目資料歸檔清單》，一式兩份，一份隨資料移交檔案管理部門，一份留存?zhèn)洳椤?.檔案管理部門對(duì)接收的資料進(jìn)行核對(duì)，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與項(xiàng)目管理部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.核對(duì)無誤后，檔案管理部門將資料進(jìn)行編號(hào)、裝訂、上架，建立項(xiàng)目資料檔案庫，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。六、資料保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保資料的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)資料應(yīng)分類存放，按年度、項(xiàng)目、資料類別順序排列，便于查找和利用。3.對(duì)電子資料應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并建立電子資料索引目錄，便于快速檢索。（二）保管期限1.項(xiàng)目前期資料、項(xiàng)目建設(shè)資料、項(xiàng)目運(yùn)營資料中的永久性文件和重要文件應(yīng)長期保管。2.一般性文件和資料保管期限為[X]年，自項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格或移交完成之日起計(jì)算。3.項(xiàng)目移交資料應(yīng)長期保管。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保資料的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.對(duì)破損、褪色的資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保資料的完整性。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房清潔衛(wèi)生，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保資料的安全保密。七、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目資料的，應(yīng)填寫《PPP項(xiàng)目資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料名稱及范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換資料。如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項(xiàng)目資料的，應(yīng)填寫《PPP項(xiàng)目資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、資料名稱及范圍、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他與工作無關(guān)的目的。如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還資料時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。八、資料保密（一）保密范圍PPP項(xiàng)目資料中涉及國家秘密、商業(yè)秘密、項(xiàng)目敏感信息等均屬于保密范圍。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的資料，檔案管理部門應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保資料的安全保密。2.查閱、借閱保密資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露資料內(nèi)容。如需對(duì)外提供保密資料，應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門審批，并與接收方簽訂保密協(xié)議。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止因人員疏忽導(dǎo)致資料泄露。九、資料信息化管理（一）建立資料管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立PPP項(xiàng)目資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能，提高資料管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)資料管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)資料管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新資料的狀態(tài)、借閱記錄等信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際資料一致。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)資料管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。如發(fā)生系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)PPP項(xiàng)目資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各參建單位的