中醫(yī)館檔案制度管理制度總則目的為加強(qiáng)中醫(yī)館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在中醫(yī)館運(yùn)營(yíng)管理、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于中醫(yī)館全體員工，包括醫(yī)生、護(hù)士、藥劑師、行政人員、后勤人員等，以及在中醫(yī)館開展診療活動(dòng)、合作交流等過程中形成的各類檔案。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：中醫(yī)館檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映中醫(yī)館的各項(xiàng)工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)，嚴(yán)禁虛假、偽造檔案。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)療機(jī)密、患者隱私等重要檔案信息予以保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門中醫(yī)館設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理全館檔案工作。檔案管理部門應(yīng)配備具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能的專職人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等具體工作。檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善中醫(yī)館檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂中醫(yī)館各類檔案，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.積極開展檔案利用服務(wù)工作，為中醫(yī)館的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息支持，編制必要的檔案檢索工具和參考資料。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作，確保部門檔案的及時(shí)形成和完整保存。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案信息查詢線索。4.配合檔案管理部門做好檔案鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，反饋本部門檔案管理工作中的問題和建議。檔案分類及編號(hào)檔案分類中醫(yī)館檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括館務(wù)會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政公文等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：包括病歷檔案、診療方案、臨床研究資料、醫(yī)療質(zhì)量控制資料、藥品管理檔案等。3.教學(xué)科研類：包括教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)評(píng)估資料、科研項(xiàng)目申報(bào)與結(jié)題資料、學(xué)術(shù)成果等。4.患者信息類：包括患者基本信息、病歷記錄、治療記錄、費(fèi)用明細(xì)、回訪記錄等。5.設(shè)備物資類：包括設(shè)備采購合同、設(shè)備維護(hù)記錄、物資采購清單、庫存管理檔案等。6.宣傳營(yíng)銷類：包括宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案、媒體報(bào)道等。7.其他類：不屬于上述分類的其他特殊檔案。檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式，例如：2023YL001，表示2023年形成的醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案第1份。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類：代碼為“XZ”。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：代碼為“YL”。3.教學(xué)科研類：代碼為“JX”。4.患者信息類：代碼為“HZ”。5.設(shè)備物資類：代碼為“SB”。6.宣傳營(yíng)銷類：代碼為“XC”。7.其他類：代碼為“QT”。順序號(hào)按照檔案形成的先后順序依次編排，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。檔案收集與整理收集范圍1.各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等各種形式的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.員工個(gè)人在參與中醫(yī)館項(xiàng)目、科研工作、學(xué)術(shù)活動(dòng)等過程中形成的與工作相關(guān)的成果材料、證書等。3.對(duì)外合作交流活動(dòng)中簽訂的合同、協(xié)議、往來信函、會(huì)議紀(jì)要等文件材料。4.各類設(shè)備的采購文件、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。5.患者診療過程中的各類信息資料，包括掛號(hào)單、病歷、檢查報(bào)告、治療記錄、收費(fèi)憑證等。收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案材料，各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集整理，每季度末集中移交至檔案管理部門。2.重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成檔案材料的收集整理，并移交檔案管理部門。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的屬于中醫(yī)館的檔案材料全部移交所在部門或檔案管理部門。整理要求1.分類整理：檔案管理部門或各部門兼職檔案員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)紙張較小或零散的文件材料，應(yīng)進(jìn)行粘貼、折疊、裝訂等處理，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于保管和查閱。3.編目編號(hào)：編制檔案目錄，填寫檔案編號(hào)，并在每份檔案材料首頁右上角加蓋編號(hào)章。4.填寫備考表：在每份檔案最后一頁填寫備考表，記錄檔案的整理情況、變更情況、鑒定情況等信息。檔案保管保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)措施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。保管設(shè)備1.檔案柜：配備足夠數(shù)量的檔案柜，按照檔案類別和編號(hào)順序存放檔案，確保檔案存放有序，便于查找。2.溫濕度計(jì)：安裝溫濕度計(jì)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫房溫濕度變化，并做好記錄。3.空調(diào)設(shè)備：配備空調(diào)設(shè)備，調(diào)節(jié)庫房溫濕度，保證檔案保管環(huán)境符合要求。4.消防設(shè)備：配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期檢查維護(hù)，確保其性能良好。5.防蟲、防盜設(shè)備：安裝防蟲網(wǎng)、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，防止蟲害和盜竊事件發(fā)生。檔案存放方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別和編號(hào)順序排列，存放在檔案柜中。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，可采用雙套制保管，一套原件存放于檔案庫房，另一套復(fù)印件或數(shù)字化副本存儲(chǔ)于電子存儲(chǔ)設(shè)備中。2.電子檔案：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，如光盤、硬盤等，并分別存儲(chǔ)于不同地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)安全。電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)遵循便于檢索、利用的原則，同時(shí)要做好數(shù)據(jù)的加密和權(quán)限管理。檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管檔案：中醫(yī)館的重要規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)沿革、大事記等。涉及中醫(yī)館權(quán)益、產(chǎn)權(quán)的重要文件材料，如土地證書、房產(chǎn)證書、重大合同協(xié)議等。具有重要?dú)v史價(jià)值和文化價(jià)值的檔案，如古籍文獻(xiàn)、名人醫(yī)案等。涉及醫(yī)療糾紛、法律訴訟等重要事件的檔案。2.定期保管檔案：一般行政管理文件材料，保管期限為10年。醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案，如病歷檔案、診療方案等，保管期限為15年。教學(xué)科研類檔案，如教學(xué)計(jì)劃、科研項(xiàng)目資料等，保管期限為15年。患者信息類檔案，保管期限為15年。設(shè)備物資類檔案，如設(shè)備采購合同、維護(hù)記錄等，保管期限為設(shè)備使用期滿后5年。宣傳營(yíng)銷類檔案，保管期限為5年。定期保管檔案到期后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行鑒定，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。檔案鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和館領(lǐng)導(dǎo)組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。鑒定方法檔案鑒定小組采用直接鑒定法，對(duì)每份檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核、館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。檔案借閱與利用借閱范圍1.因工作需要，中醫(yī)館員工可借閱本館檔案。2.外單位因工作關(guān)系需要查閱中醫(yī)館檔案的，須經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及醫(yī)療糾紛、法律訴訟等特殊情況需要查閱患者檔案的，按照相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)療管理制度辦理。借閱手續(xù)1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、用途等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和檔案保管規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)借閱。批準(zhǔn)借閱的，在申請(qǐng)表上簽字蓋章，并根據(jù)借閱期限提供檔案。4.借閱人憑有效證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，當(dāng)面核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過15個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，須提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.重要檔案和涉及機(jī)密的檔案，借閱期限根據(jù)具體情況確定，一般不超過7個(gè)工作日。借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、拆散、污損檔案。2.借閱人如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，與原件具有同等效力。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未歸還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。如造成檔案丟失、損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案利用服務(wù)工作，為中醫(yī)館的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息支持。根據(jù)利用者的需求，編制檔案檢索工具、參考資料等，方便利用者查找和獲取檔案信息。2.利用檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供咨詢和協(xié)助，確保利用工作的順利進(jìn)行。利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，遵守檔案利用規(guī)定，不得在檔案上涂抹、標(biāo)記、污損等。檔案統(tǒng)計(jì)與移交檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整、報(bào)送及時(shí)，為檔案管理決策提供依據(jù)。檔案移交1.中醫(yī)館內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)等情況下，涉及檔案交接的，相關(guān)部門應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)。檔案移交應(yīng)編制《檔案移交清單》，詳細(xì)