德克士會議管理制度一、總則（一）目的為了加強公司內部溝通與協調，規范會議管理流程，提高會議效率和質量，確保公司各項決策的有效執行，特制定本會議管理制度。（二）適用范圍本制度適用于德克士公司總部及各門店組織召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、臨時會議等。（三）會議管理原則1.高效務實原則：會議應圍繞明確的主題展開，注重解決實際問題，避免形式主義，提高會議效率。2.精簡節約原則：嚴格控制會議規模和時間，減少不必要的會議環節和參會人員，降低會議成本。3.溝通協調原則：通過會議加強信息交流與共享，促進各部門之間的溝通協作，確保公司各項工作順利推進。4.權責明確原則：明確會議組織、參會人員的職責，確保會議安排有序、責任落實到位。二、會議分類及組織（一）公司例會1.定義：公司例會是由公司高層領導主持，各部門負責人參加的定期會議，旨在傳達公司近期工作安排，總結各部門工作進展，協調解決公司運營過程中的重大問題。2.召開時間及頻率：每周[X]上午[X]點，如遇節假日或特殊情況提前或順延。3.參會人員：公司高層領導、各部門負責人。4.會議組織：由行政部門負責會議的組織工作，包括會議通知的發送、會議場地的安排、會議資料的準備等。會議通知應提前[X]個工作日發送至參會人員，通知內容包括會議時間、地點、主題、議程等。5.會議議程主持人介紹會議目的和議程安排。各部門負責人匯報上周工作進展、存在的問題及本周工作計劃。公司高層領導對各部門工作進行點評，并對本周重點工作進行部署。討論并解決公司運營過程中的重大問題。主持人總結會議內容，明確下一步工作要求。6.會議記錄：行政部門指定專人負責會議記錄，記錄內容應包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、會議討論內容及決議等。會議記錄應在會后[X]個工作日內整理完成，并發送至參會人員及相關部門。（二）部門會議1.定義：部門會議是由各部門負責人主持，本部門員工參加的定期會議，旨在傳達公司工作要求，安排本部門日常工作，溝通協調部門內部工作事宜。2.召開時間及頻率：每周[X]上午[X]點，各部門可根據實際情況進行調整，但應確保每周至少召開一次。3.參會人員：本部門全體員工。4.會議組織：由各部門自行負責會議的組織工作，包括會議通知的發送、會議場地的安排、會議資料的準備等。會議通知應提前[X]個工作日發送至參會人員，通知內容包括會議時間、地點、主題、議程等。5.會議議程部門負責人傳達公司近期工作要求及相關會議精神。總結上周部門工作進展，分析存在的問題及原因。安排本周部門各項工作任務，明確責任人及時間節點。員工就工作中的問題進行溝通交流，尋求解決方案。部門負責人對會議進行總結，強調工作重點和注意事項。6.會議記錄：各部門應指定專人負責會議記錄，記錄內容應包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、會議討論內容及決議等。會議記錄應在會后[X]個工作日內整理完成，并發送至部門內部員工及相關領導。（三）專題會議1.定義：專題會議是針對公司某一特定專題或問題召開的會議，旨在深入研討問題，制定解決方案，推動工作落實。2.召開時間及頻率：根據實際工作需要適時召開，無固定時間和頻率。3.參會人員：根據會議主題和需要確定，可能包括公司高層領導、相關部門負責人、專業技術人員等。4.會議組織：由相關部門負責會議的組織工作，包括會議通知的發送、會議場地的安排、會議資料的準備等。會議通知應提前[X]個工作日發送至參會人員，通知內容包括會議時間、地點、主題、議程等。對于涉及公司機密或重要事項的專題會議，通知應采用加密方式發送。5.會議議程主持人介紹會議背景和目的，明確會議議程安排。相關人員匯報專題情況，分析存在的問題及原因。參會人員圍繞主題進行深入討論，提出解決方案和建議。對討論結果進行梳理和總結，形成會議決議。明確責任人和時間節點，推動決議的執行。6.會議記錄：相關部門應指定專人負責會議記錄，記錄內容應詳細、準確，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、會議討論內容及決議等。會議記錄應在會后[X]個工作日內整理完成，并提交給會議組織部門負責人審核。審核通過后，發送至參會人員及相關部門存檔。（四）臨時會議1.定義：臨時會議是因工作需要臨時召開的會議，旨在及時解決突發問題、傳達緊急通知或協調臨時性工作。2.召開時間及頻率：根據實際情況隨時召開。3.參會人員：根據會議主題和需要確定。4.會議組織：由發起部門負責會議的組織工作，包括會議通知的發送、會議場地的安排等。會議通知應在會議召開前[X]小時以上發送至參會人員，緊急情況下可通過電話、短信等方式及時通知。5.會議議程：根據會議主題和目的確定，應簡潔明了，重點突出。6.會議記錄：發起部門應指定專人負責會議記錄，記錄內容應包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議討論內容及決議等。會議記錄應在會后[X]個工作日內整理完成，并發送至參會人員及相關部門。三、會議準備（一）明確會議主題和目的會議組織者應在會議召開前明確會議的主題和目的，確保會議內容緊密圍繞主題展開，避免會議內容過于寬泛或偏離主題。（二）確定參會人員根據會議主題和目的，確定參會人員名單，并提前[X]個工作日發送會議通知。對于重要會議，應提前確認參會人員是否能夠按時參加，如有特殊情況需要請假，應提前向會議組織者說明原因。（三）準備會議資料會議組織者應根據會議議程，提前準備相關會議資料，包括會議文件、報告、數據、圖表等。確保資料內容準確、完整，能夠支持會議討論和決策。會議資料應在會議召開前[X]個工作日發送至參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，做好準備。（四）安排會議場地根據會議規模和參會人員數量，提前安排合適的會議場地。確保會議場地環境舒適、設施齊全，能夠滿足會議的需求。會議場地應提前進行檢查和調試，確保音響、投影儀、燈光等設備正常運行。（五）通知參會人員會議通知應提前發送至參會人員，通知內容應包括會議時間、地點、主題、議程、參會人員名單等。對于重要會議或緊急會議，應提前[X]天或[X]小時以上發送通知，并提醒參會人員按時參加。通知方式可采用郵件、短信、即時通訊工具等多種方式，確保參會人員能夠及時收到通知。四、會議紀律（一）準時參會參會人員應提前安排好工作，準時參加會議。如有特殊情況需要請假，應提前向會議組織者說明原因，并經批準后方可缺席。遲到或早退的參會人員應向會議組織者說明原因，并在會后向相關領導做出書面檢討。（二）遵守會議秩序參會人員應遵守會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。如有緊急情況需要暫時離開會議，應向會議組織者請假并說明原因。（三）積極參與討論參會人員應積極參與會議討論，充分發表自己的意見和建議。尊重他人的發言，不得打斷或貶低他人觀點。對于會議討論的內容，如有不同意見，應通過合理的方式進行溝通和協商，達成共識。（四）保守會議機密參會人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露會議討論的機密信息。對于涉及公司商業秘密、技術秘密、財務數據等重要信息的會議，參會人員應簽署保密協議，確保信息安全。五、會議主持與發言（一）會議主持會議主持人應具備良好的組織協調能力和溝通能力，能夠有效地引導會議進程，確保會議按照預定議程進行。主持人應在會議開始前簡要介紹會議目的和議程安排，在會議過程中及時掌控會議節奏，引導參會人員圍繞主題進行討論，避免出現跑題或爭議過大的情況。主持人應在會議結束時對會議進行總結，明確下一步工作要求和責任分工。（二）會議發言參會人員應提前準備好發言內容，確保發言簡潔明了、重點突出。發言時應注意語言表達清晰、邏輯嚴謹，避免使用模糊不清或歧義的詞匯。如有需要展示數據、圖表等資料，應提前準備好相關資料，并在發言時進行清晰的展示和講解。參會人員應尊重他人的發言，不得打斷或干擾他人。對于他人的發言，如有不同意見，應在他人發言結束后，禮貌地提出自己的觀點和理由，進行溝通和交流。六、會議記錄與紀要（一）會議記錄會議記錄人員應認真負責，如實記錄會議內容。記錄內容應包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、會議討論內容及決議等。記錄應準確、完整、清晰，能夠反映會議的全貌和主要精神。會議記錄人員應在會議過程中及時記錄，避免遺漏重要信息。如有需要，可以采用錄音、錄像等方式輔助記錄，但應提前征得參會人員的同意。（二）會議紀要會議紀要應在會議結束后[X]個工作日內整理完成，并發送至參會人員及相關部門。會議紀要應準確概括會議主要內容和決議，語言簡潔明了、重點突出。會議紀要應包括會議基本信息、會議主要內容、會議決議及責任分工等部分。會議紀要應經會議組織者審核后發送，確保內容準確無誤。會議紀要作為會議的重要文件，應妥善保存，以備查閱。七、會議決議執行與跟蹤（一）明確責任人和時間節點會議決議應明確責任人和時間節點，確保決議能夠得到有效執行。責任人和時間節點應在會議紀要中明確記錄，并發送至相關人員。（二）跟蹤決議執行情況會議組織者應定期跟蹤決議執行情況，及時了解工作進展。對于執行過程中出現的問題，應及時協調解決，確保決議能夠按時完成。相關責任人應定期向會議組織者匯報決議執行情況，如有困難或問題應及時反饋。（三）檢查決議執行結果會議組織者應在決議規定的時間節點到期后，對決議執行結果進行檢查和評估。檢查結果應及時反饋給相關部門和人員，對于執行不力的部門和人員，應進行督促和問責。八、會議評估與改進（一）定期評估會議效果公司應定期對會議效果進行評估，了解參會人員對會議組織、