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文檔簡介

月采購計劃管理制度一、總則(一)目的為了規范公司月采購計劃的制定與執行,確保采購工作的高效、有序進行,滿足公司生產經營活動的物資需求,降低采購成本,提高公司經濟效益,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司內所有涉及物資采購的部門和人員。(三)基本原則1.準確性原則:采購計劃應準確反映公司月度生產經營活動對各類物資的需求,避免因計劃偏差導致物資短缺或積壓。2.及時性原則:各部門應按照規定的時間節點提交采購需求,采購部門應及時制定采購計劃并組織實施,確保物資按時供應。3.經濟性原則:在滿足公司需求的前提下,充分考慮物資的性價比,通過合理的采購策略降低采購成本。4.協同性原則:采購部門應與各需求部門密切配合,加強溝通協調,共同做好采購計劃的制定與執行工作。二、職責分工(一)需求部門1.根據本部門的生產經營計劃和實際需求,準確填寫《月采購需求申請表》,詳細列出所需物資的名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。2.對采購需求進行審核和確認,確保需求的合理性和準確性,并及時提交給采購部門。3.配合采購部門進行供應商的選擇、詢價、談判等工作,提供必要的技術支持和商務信息。4.負責對采購物資的到貨驗收工作,如發現物資質量、數量等問題,及時與采購部門溝通協調解決。(二)采購部門1.匯總各需求部門提交的《月采購需求申請表》,結合公司庫存情況,進行綜合分析和平衡,制定月度采購計劃。2.根據采購計劃,負責組織實施物資采購工作,包括供應商的選擇、詢價、比價、談判、合同簽訂等。3.跟蹤采購訂單的執行情況,及時協調解決采購過程中出現的問題,確保物資按時、按質、按量供應。4.定期對采購工作進行總結和分析,評估采購績效,不斷改進采購工作流程和方法。(三)財務部門1.參與采購計劃的審核,從財務角度對采購資金的合理性進行評估。2.負責采購資金的預算安排和支付審核,確保采購資金的及時、足額到位,并監督采購資金的使用情況。3.協助采購部門進行成本核算和控制,提供相關財務數據和分析報告。(四)倉儲部門1.負責公司物資的倉儲管理工作,及時提供庫存物資的數量、規格型號等信息,為采購計劃的制定提供參考依據。2.對采購物資進行入庫驗收,確保物資的數量、質量符合要求,并辦理入庫手續。3.根據采購部門的要求,合理安排物資的存儲位置,做好物資的保管和發放工作。三、月采購計劃的制定(一)需求收集1.每月[具體日期]前,各需求部門應將本部門次月的采購需求進行梳理和匯總,填寫《月采購需求申請表》,并提交給采購部門。2.《月采購需求申請表》應詳細注明物資的名稱、規格型號、數量、需求時間、用途、技術要求等內容,如有特殊要求應在備注欄中注明。(二)需求審核1.采購部門收到各需求部門提交的《月采購需求申請表》后,應及時進行審核。審核內容包括需求的合理性、準確性、必要性等。2.對于需求不合理或不準確的情況,采購部門應與需求部門進行溝通協調,要求其重新填寫或補充相關信息。3.審核通過后的《月采購需求申請表》作為制定月度采購計劃的依據。(三)庫存分析1.采購部門在制定采購計劃前,應會同倉儲部門對公司現有庫存物資進行盤點和分析。2.庫存分析的內容包括庫存物資的數量、規格型號、質量狀況、存儲位置等,以及庫存物資的周轉率、積壓情況等。3.根據庫存分析結果,確定哪些物資需要采購,哪些物資可以利用庫存滿足需求,以避免重復采購和物資積壓。(四)采購計劃編制1.采購部門根據審核通過的《月采購需求申請表》和庫存分析結果,結合市場供應情況和采購周期,編制月度采購計劃。2.月度采購計劃應明確物資的名稱、規格型號、數量、需求時間、采購方式、預計采購金額等內容,并按照物資的類別和重要程度進行分類匯總。3.采購計劃應合理安排采購時間,確保物資按時供應,同時要考慮采購資金的合理使用和成本控制。(五)計劃審批1.月度采購計劃編制完成后,應提交給采購部門負責人進行審核。采購部門負責人應對采購計劃的合理性、準確性、完整性等進行審核,并簽署審核意見。2.審核通過后的采購計劃報公司分管領導審批。公司分管領導應從公司整體利益出發,對采購計劃進行全面審查,重點關注采購資金的安排、采購物資的必要性和合理性等,并簽署審批意見。3.經公司分管領導審批后的采購計劃作為正式的月度采購計劃,由采購部門組織實施。四、采購計劃的執行(一)供應商選擇1.采購部門應根據采購計劃中物資的類別、規格型號、數量等要求,選擇合適的供應商。2.供應商的選擇應遵循公開、公平、公正的原則,通過招標、詢價、邀請報價等方式,從眾多供應商中篩選出質量可靠、價格合理、信譽良好、供貨能力強的供應商。3.采購部門應建立供應商檔案,對供應商的基本信息、資質證書、業績情況、產品質量、價格水平、售后服務等進行詳細記錄,并定期對供應商進行評估和考核。(二)采購訂單下達1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同或采購訂單,明確雙方的權利和義務。2.采購合同或采購訂單應包括物資的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等內容,確保合同條款清晰、明確、合法。3.采購訂單下達后,采購部門應及時跟蹤訂單的執行情況,確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。(三)采購過程跟蹤1.采購部門應定期與供應商溝通,了解采購訂單的執行進度,及時協調解決采購過程中出現的問題。2.對于因供應商原因導致的交貨延遲、質量問題等,采購部門應及時與供應商協商解決方案,并要求供應商采取相應的措施進行整改。3.如遇緊急采購情況,采購部門應按照公司相關規定,采取特事特辦的方式,確保物資的及時供應。(四)到貨驗收1.采購物資到貨前,采購部門應提前通知倉儲部門做好驗收準備工作。2.倉儲部門應按照合同要求和相關標準,對采購物資進行到貨驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、質量狀況、外觀包裝等。3.如發現物資存在數量短缺、質量不合格、規格型號不符等問題,倉儲部門應及時填寫《物資驗收不合格報告》,并通知采購部門。采購部門應及時與供應商聯系,要求其采取相應的措施進行處理。(五)付款結算1.采購物資驗收合格后,采購部門應按照合同約定,及時辦理付款結算手續。2.付款結算時,采購部門應提交相關的發票、驗收報告、采購合同等資料,經財務部門審核無誤后,按照公司財務制度進行付款。3.財務部門應嚴格控制采購資金的支付,確保資金支付的準確性和合規性,防止出現資金浪費和違規支付等問題。五、監督與考核(一)監督檢查1.公司內部審計部門應定期對采購計劃的制定與執行情況進行監督檢查,重點檢查采購計劃的準確性、及時性、經濟性,以及采購過程的合規性、公正性等。2.審計部門應通過查閱相關文件資料、實地走訪供應商、與相關人員進行訪談等方式,對采購工作進行全面審查,并出具審計報告。3.對于監督檢查中發現的問題,審計部門應及時提出整改意見,要求責任部門限期整改,并跟蹤整改情況。(二)績效考核1.公司應建立采購工作績效考核制度,對采購部門和采購人員的工作績效進行考核評價。2.績效考核指標應包括采購計劃完成率、采購成本降低率、物資質量合格率、供應商交貨及時率、采購資金支付準確率等。3.采購部門和采購人員應根據績效考核結果,總結經驗教訓,不斷改進工作方法和提高工作效率,確保采購工作的質量和效果。(三)責任追究1.對于在采購計劃制定與執行過程中,因故意或重大過失導致公司利益受損的部門和人員,公司將依法追究其責任。2.責任追究方式包括

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