應(yīng)建立物資管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司物資管理，規(guī)范物資采購、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用及報(bào)廢等環(huán)節(jié)的流程，提高物資使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)物資、勞保用品等。3.管理原則統(tǒng)一管理原則：公司物資管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制，確保物資管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化。合理采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理安排物資采購計(jì)劃，避免盲目采購和浪費(fèi)，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)全員節(jié)約意識(shí)，鼓勵(lì)合理使用物資，避免浪費(fèi)，降低公司運(yùn)營成本。賬實(shí)相符原則：建立健全物資臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保物資賬實(shí)相符，真實(shí)反映公司物資狀況。二、物資采購管理1.采購計(jì)劃編制各部門需求申報(bào)：每月末，各部門應(yīng)根據(jù)本部門下月工作安排及物資使用情況，填寫《物資采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至物資管理部門。物資管理部門匯總：物資管理部門收到各部門提交的《物資采購申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫存情況，分析物資需求的合理性和緊迫性，編制月度物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃審批：月度物資采購計(jì)劃編制完成后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于金額較大或特殊的物資采購計(jì)劃，還需提交公司總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后的采購計(jì)劃作為物資采購的依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：物資管理部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，從供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，篩選出合格的供應(yīng)商。供應(yīng)商評(píng)估與考核：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。采購合同簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核后簽訂。3.采購實(shí)施訂單下達(dá)：物資管理部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。采購跟蹤：物資管理部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇特殊情況導(dǎo)致交貨延遲或物資質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。驗(yàn)收付款：物資到貨后，物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資辦理入庫手續(xù)，并根據(jù)采購合同的約定及時(shí)支付貨款。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨或補(bǔ)貨等。三、物資驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：物資管理部門應(yīng)根據(jù)物資采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確驗(yàn)收的方法、步驟、質(zhì)量要求等內(nèi)容。組織驗(yàn)收人員：根據(jù)物資的性質(zhì)和驗(yàn)收工作的需要，組織相關(guān)人員成立驗(yàn)收小組，驗(yàn)收小組應(yīng)由物資管理部門人員、使用部門人員、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等組成。準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地：根據(jù)物資驗(yàn)收的需要，準(zhǔn)備相應(yīng)的驗(yàn)收工具，如量具、儀器、設(shè)備等，并確保驗(yàn)收?qǐng)龅胤向?yàn)收要求。2.驗(yàn)收實(shí)施數(shù)量驗(yàn)收：驗(yàn)收人員按照采購合同及送貨單的要求，對(duì)物資的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確無誤。質(zhì)量驗(yàn)收：驗(yàn)收人員依據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查物資的外觀、規(guī)格、型號(hào)、性能等是否符合要求。對(duì)于需要進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)的物資，應(yīng)送專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員應(yīng)如實(shí)填寫《物資驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收單應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收結(jié)果處理合格物資：經(jīng)驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收小組應(yīng)在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。不合格物資：對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)填寫《不合格物資處理單》，注明不合格原因，并提出處理建議。不合格物資應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨或補(bǔ)貨等。對(duì)于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。四、物資儲(chǔ)存管理1.倉庫規(guī)劃與布局倉庫選址：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要，合理選擇倉庫位置，確保倉庫交通便利、通風(fēng)良好、安全可靠。倉庫分區(qū)：按照物資的類別、用途、性質(zhì)等進(jìn)行分區(qū)存放，如辦公用品區(qū)、辦公設(shè)備區(qū)、生產(chǎn)物資區(qū)、勞保用品區(qū)等。每個(gè)分區(qū)應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于物資查找和管理。貨位規(guī)劃：根據(jù)物資的出入庫頻率、體積大小、重量等因素，合理規(guī)劃貨位，確保物資存放整齊、有序，便于物資的收發(fā)和盤點(diǎn)。2.物資入庫辦理入庫手續(xù)：物資到貨后，物資管理部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)《物資驗(yàn)收單》對(duì)物資進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后，辦理入庫登記，將物資存放到指定的貨位。入庫標(biāo)識(shí)：對(duì)入庫物資應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、入庫時(shí)間等信息，以便于物資的識(shí)別和管理。3.物資保管日常巡查：倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)倉庫物資進(jìn)行巡查，檢查物資的存放狀態(tài)、質(zhì)量狀況、安全情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。防潮、防火、防盜、防蟲：根據(jù)物資的特性，采取相應(yīng)的防潮、防火、防盜、防蟲等措施，確保物資的安全儲(chǔ)存。如對(duì)易受潮的物資應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的地方，對(duì)易燃易爆物資應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并配備相應(yīng)的消防設(shè)施。庫存盤點(diǎn)：定期對(duì)倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保物資賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《庫存盤點(diǎn)表》，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，如有盤盈盤虧情況，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整庫存賬目。4.物資出庫領(lǐng)用申請(qǐng)：各部門因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交至物資管理部門審批。審批發(fā)放：物資管理部門收到各部門提交的《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，進(jìn)行審核。對(duì)于審批通過的申請(qǐng)，倉庫管理人員根據(jù)《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》辦理物資出庫手續(xù)，發(fā)放物資，并在《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。出庫登記：物資出庫后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行出庫登記，更新庫存賬目，確保庫存信息的準(zhǔn)確性。五、物資使用管理1.使用部門職責(zé)合理使用物資：各部門應(yīng)教育本部門員工樹立節(jié)約意識(shí)，合理使用物資，避免浪費(fèi)。根據(jù)工作實(shí)際需求，嚴(yán)格按照公司規(guī)定的物資領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用物資。物資保管與維護(hù)：負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的保管與維護(hù)，確保物資的正常使用。對(duì)因使用不當(dāng)造成物資損壞或丟失的，應(yīng)查明原因，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。物資使用情況反饋：定期向物資管理部門反饋本部門物資使用情況，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或使用不便等情況，應(yīng)及時(shí)提出改進(jìn)建議。2.使用監(jiān)督與檢查物資管理部門監(jiān)督：物資管理部門定期對(duì)各部門物資使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資領(lǐng)用是否規(guī)范、物資使用是否合理、物資保管是否完好等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。公司內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)物資使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查物資采購、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用及報(bào)廢等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定，是否存在違規(guī)違紀(jì)行為。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，提出審計(jì)建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。六、物資報(bào)廢管理1.報(bào)廢申請(qǐng)使用部門提出申請(qǐng)：物資使用部門因物資損壞、老化、淘汰等原因，無法繼續(xù)使用時(shí)，應(yīng)填寫《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至物資管理部門。技術(shù)鑒定：物資管理部門收到《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》后，組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的物資進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對(duì)于大型設(shè)備、貴重物資等報(bào)廢申請(qǐng)，還需組織相關(guān)專家進(jìn)行評(píng)審。2.報(bào)廢審批審批流程：經(jīng)技術(shù)鑒定確認(rèn)符合報(bào)廢條件的物資，《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般物資的報(bào)廢申請(qǐng)由物資管理部門負(fù)責(zé)人審批，金額較大或特殊物資的報(bào)廢申請(qǐng)需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。報(bào)廢處置：經(jīng)審批同意報(bào)廢的物資，物資管理部門應(yīng)及時(shí)安排報(bào)廢處置。報(bào)廢物資的處置方式包括出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷毀等。對(duì)于有利用價(jià)值的報(bào)廢物資，應(yīng)進(jìn)行回收再利用；對(duì)于無利用價(jià)值的報(bào)廢物資，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行報(bào)廢銷毀處理。報(bào)廢記錄：物資管理部門應(yīng)建立報(bào)廢物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄報(bào)廢物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置時(shí)間、報(bào)廢時(shí)間、報(bào)廢原因、處置方式等信息，確保報(bào)廢物資管理的可追溯性。七、物資盤點(diǎn)管理1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定盤點(diǎn)周期確定：根據(jù)公司實(shí)際情況，確定物資盤點(diǎn)周期，一般為每月或每季度進(jìn)行一次局部盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)人員安排：成立盤點(diǎn)小組，負(fù)責(zé)物資盤點(diǎn)工作的組織實(shí)施。盤點(diǎn)小組應(yīng)由物資管理部門人員、財(cái)務(wù)部門人員、使用部門人員等組成。明確各成員的職責(zé)分工，確保盤點(diǎn)工作順利進(jìn)行。盤點(diǎn)時(shí)間安排：提前確定盤點(diǎn)時(shí)間，并通知各相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作。盤點(diǎn)時(shí)間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對(duì)清淡的時(shí)間段進(jìn)行，以減少對(duì)公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的影響。2.盤點(diǎn)實(shí)施實(shí)地盤點(diǎn)：盤點(diǎn)人員按照預(yù)先確定的盤點(diǎn)范圍和方法，對(duì)物資進(jìn)行實(shí)地清點(diǎn)核對(duì)。在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真記錄物資的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、存放位置等信息。賬實(shí)核對(duì)：將實(shí)地盤點(diǎn)結(jié)果與物資臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，查找差異原因。對(duì)于盤盈盤虧的物資，應(yīng)詳細(xì)記錄差異情況，并注明原因。盤點(diǎn)記錄：盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)如實(shí)填寫《庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。《庫存盤點(diǎn)表》應(yīng)由盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理差異分析：物資管理部門對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析，查找盤盈盤虧的原因。如因計(jì)量誤差、記錄錯(cuò)誤、物資丟失、損壞等原因?qū)е卤P盈盤虧，應(yīng)查明責(zé)任部門和責(zé)任人。賬務(wù)調(diào)整：根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，財(cái)務(wù)部門及時(shí)調(diào)整物資賬目，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤盈的物資，應(yīng)增加相應(yīng)的資產(chǎn)和權(quán)益；對(duì)于盤虧的物資，應(yīng)減少相應(yīng)的資產(chǎn)和權(quán)益，并按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。整改措施：針對(duì)盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，物資管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的整改措施，加強(qiáng)物資管理，防止類似問題再次發(fā)生。整改措施應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、整改時(shí)間和整改目標(biāo)，并跟蹤整改措施的執(zhí)行情況。八、信息化管理1.建立物資管理信息系統(tǒng)系統(tǒng)功能需求：根據(jù)公司物資管理的實(shí)際需求，建立物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表生成、庫存預(yù)警等功能。系統(tǒng)選型與實(shí)施：通過市場(chǎng)調(diào)研，選擇適合公司需求的物資管理信息系統(tǒng)軟件。組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，確保系統(tǒng)的順利實(shí)施和應(yīng)用。2.數(shù)據(jù)維護(hù)與更新物資信息錄入：物資管理部門負(fù)責(zé)將物資的基本信息、采購合同信息、驗(yàn)收記錄、庫存記錄、領(lǐng)用記錄、報(bào)廢記錄等及時(shí)錄入物資管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)據(jù)審核與更新：定期對(duì)物資管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和合法性。對(duì)因業(yè)務(wù)變化或其他原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)變更，及時(shí)進(jìn)行更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)情況一致。3.信息安全管理用戶權(quán)限設(shè)置：根據(jù)物資管理工作的職責(zé)分工，設(shè)置不同用戶在物資管理信息系統(tǒng)中的操作權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)物資管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)