職業技術學院教職工考核檔案管理工作規定?

一、總則1.為加強我校教職工考核檔案管理，規范檔案收集、整理、保管、利用等工作，充分發揮考核檔案在教職工隊伍建設和學校管理中的重要作用，依據國家有關檔案管理法律法規及教育部門相關規定，結合我校實際情況，制定本規定。2.教職工考核檔案是學校組織對教職工在政治思想、業務能力、工作業績等方面進行考核評價的原始記錄，是全面、客觀、公正評價教職工的重要依據。3.考核檔案管理工作遵循集中統一管理、真實準確、完整安全、便于利用的原則，確保檔案信息的規范性、保密性和時效性。二、管理體制與職責分工1.學校成立教職工考核檔案管理工作領導小組：由學校主管領導擔任組長，成員包括人事部門、教務處、科研處等相關職能部門負責人。領導小組負責統籌規劃、指導協調全校教職工考核檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。2.人事部門職責：作為考核檔案管理的主要職能部門，負責制定和完善考核檔案管理制度；組織協調各部門開展考核檔案的收集、整理、審核、歸檔工作；負責考核檔案的日常保管、維護和利用；對各部門考核檔案管理工作進行監督、檢查和指導。3.其他職能部門職責：教務處負責提供教職工教學工作考核相關材料，如教學質量評估結果、教學成果獎等；科研處負責提供教職工科研工作考核相關材料，如科研項目立項與結題情況、科研成果發表與獲獎情況等；各二級學院（部）負責收集、整理本部門教職工日常工作考核材料，并及時報送人事部門；其他相關職能部門根據工作需要，提供與教職工考核相關的各類材料。三、檔案內容與分類1.考核檔案內容包括但不限于以下方面：-基本信息類：教職工個人履歷表、入職登記表、學歷學位證書復印件、專業技術職務任職資格評審表等。-政治思想表現類：年度政治思想工作總結、參加政治學習和黨組織活動記錄、師德師風考核評價材料等。-教學工作類：教學計劃、教學大綱、教案、教學質量評價結果、教學改革項目立項與結題材料、教學成果獎申報與獲獎材料等。-科研工作類：科研項目申請書、項目結題報告、科研論文發表清單及復印件、科研著作清單及復印件、科研成果獲獎證書復印件等。-培訓進修類：參加國內外培訓、學術交流活動的相關材料，如培訓結業證書、學術會議論文集等。-考核評價類：年度考核登記表、聘期考核登記表、各類專項考核評價材料等。-獎懲情況類：獲得的各級各類獎勵證書復印件、受到的處分決定及相關材料等。2.檔案分類：按照檔案內容的性質和類別，將考核檔案分為紙質檔案和電子檔案。紙質檔案按照上述分類標準進行整理裝訂，建立檔案目錄，裝入專門的檔案盒進行保管；電子檔案以電子數據形式存儲在學校專門的檔案管理系統中，按照相應的分類目錄進行編號、存儲和備份。四、檔案收集與整理1.收集渠道與時間：-各職能部門和二級學院（部）應按照職責分工，定期收集教職工考核相關材料。每年12月底前，將本年度的考核材料報送至人事部門。-教職工個人應及時向所在部門提交個人獲得的各類考核相關材料，由部門匯總后統一報送人事部門。2.整理要求：-人事部門收到各部門報送的考核材料后，應進行認真審核，確保材料的真實性、完整性和規范性。對不符合要求的材料，應及時退回相關部門或個人進行補充、修正。-按照檔案分類標準，對審核合格的材料進行分類整理。紙質材料應進行編號、編目、裝訂，電子材料應進行格式轉換、數據錄入，確保檔案內容清晰、易于查閱。-在整理過程中，應建立檔案交接手續，記錄檔案的來源、數量、整理情況等信息，確保檔案整理工作的可追溯性。五、檔案保管與保護1.保管設施與環境：學校應設立專門的考核檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案盒、溫濕度控制設備、防火防盜設備等，確保檔案保管環境安全、整潔、適宜。2.庫房管理：-檔案庫房應安排專人負責管理，管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全完整。-建立檔案出入庫登記制度，詳細記錄檔案的出入庫時間、借閱人員、歸還時間等信息。非檔案管理人員未經許可不得進入檔案庫房。-做好檔案庫房的日常維護工作，定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。發現檔案有損壞、霉變等情況，應及時采取措施進行修復和處理。3.電子檔案管理：-建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案數據進行備份，備份數據應存儲在不同的存儲介質上，并異地存放，以防數據丟失。-加強電子檔案的安全管理，設置嚴格的訪問權限和密碼，防止電子檔案數據被非法訪問、篡改或刪除。定期對檔案管理系統進行安全檢測和維護，確保系統的穩定性和安全性。六、檔案利用與服務1.利用范圍與方式：-考核檔案主要供學校組織人事部門在教職工的選拔任用、職稱評審、崗位聘任、績效考核、獎懲等工作中查閱使用。其他部門因工作需要查閱考核檔案的，應經人事部門負責人批準。-查閱考核檔案應在指定的檔案查閱室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱過程中，應嚴格遵守檔案查閱規定，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。-因工作需要摘錄、復制考核檔案內容的，應經人事部門負責人批準，并辦理相關手續。摘錄、復制的檔案材料應妥善保管，不得泄露檔案內容。2.服務要求：-人事部門應積極為學校各部門提供考核檔案利用服務，及時、準確地提供所需的檔案信息。-建立檔案利用反饋機制，收集檔案利用部門的意見和建議，不斷改進檔案管理工作，提高服務質量。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作：定期對考核檔案進行鑒定，由人事部門牽頭，組織相關職能部門和專家組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。鑒定小組應根據檔案的內容、形成時間、利用情況等因素，確定檔案是否仍具有保存價值。2.銷毀程序：-對經鑒定確無保存價值的檔案，應按照規定的程序進行銷毀。銷毀檔案前，應編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、數量、形成時間等信息，經學校主管領導批準后進行銷毀。-銷毀檔案可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀工作應在專人監督下進行，銷毀完成后，監督人員應在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應作為檔案資料妥善保存。八、監督與檢查1.學校教職工考核檔案管理工作領導小組應定期對考核檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執行情況、檔案收集整理的規范性、檔案保管的安全性、檔案利用的合規性等方面。2.對在考核檔案管理工作