大學行政印章檔案管理制度?

一、總則1.為加強大學行政印章檔案的管理，確保印章檔案的真實性、完整性和安全性，充分發揮印章檔案在學校行政管理、教學科研等各項工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。2.本制度所指的行政印章檔案包括學校各類行政印章（含校級、各職能部門、各學院、直屬單位等印章）從刻制、啟用、使用、變更到廢止全過程中形成的各類文件材料和記錄。二、管理職責1.學校辦公室-作為行政印章檔案管理的主管部門，負責制定和完善行政印章檔案管理制度，并監督制度的執行情況。-負責學校行政印章的統一刻制、啟用、回收、銷毀等管理工作，并做好相應記錄，形成檔案。-指導、檢查和督促校內各單位行政印章檔案的管理工作。-負責保管學校行政印章檔案中的重要文件和記錄，定期對檔案進行整理、歸檔和數字化處理。2.校內各單位-負責本單位行政印章檔案的日常管理工作，指定專人負責印章檔案的收集、整理、保管和移交工作。-嚴格按照學校規定使用行政印章，并做好用印登記，確保印章使用的規范性和準確性。-及時向學校辦公室移交本單位行政印章檔案中需集中保管的文件材料。三、印章刻制與啟用1.印章刻制-學校各單位因工作需要刻制行政印章，應提前向學校辦公室提交書面申請，說明印章名稱、規格、用途等信息。-學校辦公室審核同意后，按照國家有關規定和學校要求，統一到公安機關指定的刻章單位刻制印章。-刻制完成后，刻章單位應出具刻章證明，連同印章樣模一并交學校辦公室存檔。2.印章啟用-新印章刻制完成后，學校辦公室應發布印章啟用通知，明確印章的名稱、規格、啟用時間、使用范圍等信息。-啟用通知應加蓋學校辦公室印章，并發送至校內各單位，同時留存一份作為檔案資料。-新印章啟用前，應在學校辦公室指定的地點進行印模留樣，作為日后核對印章真偽的依據。四、印章使用與登記1.印章使用原則-嚴格遵循“誰使用、誰負責”的原則，確保印章使用的合法性、嚴肅性和準確性。-印章使用必須符合學校的相關規定和工作程序，嚴禁超越權限使用印章。2.用印審批-一般性文件、材料用印，需經本單位負責人簽字批準；重要文件、合同、協議等用印，需經學校相關領導簽字批準。-涉及多個部門的文件用印，需經相關部門負責人會簽后，再按規定程序審批。3.用印登記-建立嚴格的用印登記制度，使用印章時，印章管理人員必須認真填寫《用印登記表》，內容包括用印日期、用印單位、用印事項、文件名稱、文號、份數、批準人、用印人等信息。-《用印登記表》應采用紙質和電子兩種形式保存，紙質登記表應定期裝訂成冊，電子登記表應定期備份，以備查閱。五、印章變更與廢止1.印章變更-因機構調整、名稱變更等原因需要更換行政印章的，相關單位應及時向學校辦公室提交書面申請，說明變更原因、新印章名稱等信息。-學校辦公室審核同意后，按照印章刻制程序重新刻制印章，并發布印章變更通知。-原印章應在規定時間內交回學校辦公室，由學校辦公室統一處理，并做好相關檔案記錄。2.印章廢止-因機構撤銷、職能調整等原因不再使用的行政印章，相關單位應及時將印章交回學校辦公室。-學校辦公室對交回的廢止印章進行登記、封存，并定期按照規定程序進行銷毀。-印章廢止后，學校辦公室應發布印章廢止通知，明確廢止印章的名稱、廢止時間等信息。六、印章檔案整理與歸檔1.檔案收集-學校辦公室和校內各單位應及時收集在行政印章管理過程中形成的各類文件材料，包括印章刻制申請、啟用通知、用印登記記錄、變更申請、廢止通知等。-確保檔案材料的真實性、完整性和準確性，對不符合要求的檔案材料應及時進行補充和完善。2.檔案整理-按照檔案管理的有關規定，對收集到的行政印章檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。-檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。3.檔案歸檔-學校辦公室和校內各單位應定期將整理好的行政印章檔案移交學校檔案館。-移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認，確保檔案交接的準確性和完整性。七、印章檔案保管與利用1.檔案保管-學校檔案館應設立專門的庫房，配備必要的保管設備，確保行政印章檔案的安全保管。-檔案保管應做到防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等，定期對檔案進行檢查和維護，發現問題及時處理。-對電子檔案應進行定期備份，并存放在不同的存儲介質和地點，防止數據丟失。2.檔案利用-嚴格執行檔案查閱、借閱制度，校內單位和個人因工作需要查閱、借閱行政印章檔案，應填寫《檔案查閱（借閱）申請表》，經所在單位負責人簽字批準后，到學校檔案館辦理相關手續。-校外單位和個人查閱、借閱行政印章檔案，需持單位介紹信，并經學校辦公室負責人簽字批準后，方可到學校檔案館辦理手續。-檔案查閱、借閱應在規定的時間和范圍內進行，嚴禁擅自復制、傳播檔案內容。查閱、借閱人員應妥善保管檔案，不得涂改、損壞檔案。八、監督與考核1.學校辦公室定期對校內各單位行政印章檔案管理工作進行檢查和監督，發現問題及時提出整改意見。2.將行政印章檔案管理工作納入學校對各單位的績效考核體系，對在印章檔案管理工作中表現突出的單