湖南局采購管理制度總則1.目的本制度旨在規范湖南局采購活動，加強采購管理，提高采購效率，確保采購質量，控制采購成本，防范采購風險，保障湖南局各項工作的順利開展。2.適用范圍本制度適用于湖南局機關及所屬各單位（以下統稱“各單位”）的貨物、工程和服務采購活動。3.基本原則依法依規原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策規定。公開公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保公正評標。效益優先原則：在保證采購質量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。誠信合作原則：與供應商建立誠信合作關系，共同促進采購活動的順利進行。采購組織與職責1.采購管理部門湖南局設立專門的采購管理部門，負責全局采購工作的統籌規劃、制度制定、組織實施和監督管理。采購管理部門的主要職責包括：制定和完善采購管理制度、流程和標準。編制年度采購計劃和預算。組織采購項目的招標、談判、詢價等采購活動。審核采購合同，監督合同執行情況。建立和管理供應商庫。協調處理采購過程中的投訴和糾紛。2.需求部門各單位的需求部門負責提出采購需求，參與采購項目的技術規格制定、評標等工作。需求部門的主要職責包括：根據工作需要，準確提出采購需求，包括貨物的規格、型號、數量、服務的內容和要求、工程的技術標準等。協助采購管理部門編制采購文件，提供技術支持和專業意見。參與采購項目的開標、評標等活動，對供應商的技術方案、服務承諾等進行評估。負責采購項目的驗收工作，確保采購貨物、工程和服務符合要求。3.財務部門財務部門負責采購資金的預算管理、支付審核和財務核算等工作。財務部門的主要職責包括：參與編制采購預算，審核采購項目的資金安排。按照合同約定和財務制度，審核采購款項的支付申請，辦理資金支付手續。對采購項目進行財務核算，提供相關財務數據和分析。采購預算與計劃1.采購預算編制各單位應根據年度工作計劃和實際需求，編制本單位的采購預算。采購預算應明確采購項目的名稱、規格、數量、預算金額等內容，并按照規定的格式和時間要求報送采購管理部門。采購管理部門匯總各單位的采購預算，結合湖南局的整體發展規劃和資金狀況，編制全局年度采購預算，報局領導審批后執行。2.采購計劃制定采購管理部門根據批準的年度采購預算，制定年度采購計劃。采購計劃應明確采購項目的實施時間、采購方式、采購流程等內容，并分解到季度和月度。各單位應按照采購計劃組織實施采購項目，如需調整采購計劃，應提前報采購管理部門審核，經批準后方可調整。采購方式1.公開招標公開招標是指采購人以招標公告的方式邀請不特定的供應商參加投標的采購方式。達到下列標準之一的貨物、工程和服務采購項目，應當采用公開招標方式：貨物、服務采購項目單項采購金額達到200萬元以上（含200萬元）。工程采購項目單項合同估算價在400萬元以上（含400萬元）。公開招標應按照以下程序進行：采購管理部門發布招標公告，公告期不得少于5個工作日。供應商報名并購買招標文件。采購管理部門組織開標、評標活動。采購管理部門確定中標供應商，并發布中標公告。采購管理部門與中標供應商簽訂采購合同。2.邀請招標邀請招標是指采購人以投標邀請書的方式邀請特定的供應商參加投標的采購方式。符合下列情形之一的貨物、工程和服務采購項目，可以采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的。采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。邀請招標應按照以下程序進行：采購管理部門確定邀請供應商名單，并向其發出投標邀請書。供應商報名并購買招標文件。采購管理部門組織開標、評標活動。采購管理部門確定中標供應商，并發布中標公告。采購管理部門與中標供應商簽訂采購合同。3.競爭性談判競爭性談判是指采購人通過與符合相應資格條件不少于3家的供應商分別談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應商的采購方式。符合下列情形之一的貨物、工程和服務采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。競爭性談判應按照以下程序進行：采購管理部門成立談判小組，談判小組由采購人代表和有關專家共3人以上單數組成，其中專家的人數不得少于成員總數的2/3。采購管理部門向符合資格條件的供應商發出談判邀請書。供應商提交響應文件。談判小組與供應商進行談判。談判小組確定成交供應商，并向采購管理部門提交成交報告。采購管理部門發布成交公告，并與成交供應商簽訂采購合同。4.單一來源采購單一來源采購是指采購人從某一特定供應商處采購貨物、工程和服務的采購方式。符合下列情形之一的貨物、工程和服務采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額10%的。單一來源采購應按照以下程序進行：采購管理部門組織成立單一來源采購小組，單一來源采購小組由采購人代表和有關專家共3人以上單數組成，其中專家的人數不得少于成員總數的2/3。采購管理部門向擬采用單一來源采購方式的供應商發出協商邀請書。供應商提交響應文件。單一來源采購小組與供應商進行協商。單一來源采購小組確定成交供應商，并向采購管理部門提交成交報告。采購管理部門發布成交公告，并與成交供應商簽訂采購合同。5.詢價詢價是指采購人向有關供應商發出詢價單讓其報價，在報價基礎上進行比較并確定最優供應商的一種采購方式。采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。詢價應按照以下程序進行：采購管理部門成立詢價小組，詢價小組由采購人代表和有關專家共3人以上單數組成，其中專家的人數不得少于成員總數的2/3。采購管理部門向符合資格條件的供應商發出詢價通知書。供應商提交報價文件。詢價小組對供應商的報價進行評審。詢價小組確定成交供應商，并向采購管理部門提交成交報告。采購管理部門發布成交公告，并與成交供應商簽訂采購合同。采購流程1.采購申請需求部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格、數量、預算金額、采購理由等內容，并經部門負責人審核簽字后報采購管理部門。2.采購審批采購管理部門收到《采購申請表》后，對采購項目的必要性、合規性、預算金額等進行審核。對于金額較大或重要的采購項目，采購管理部門應組織相關部門進行會審，并報局領導審批。3.采購實施采購管理部門根據采購項目的特點和采購方式，組織實施采購活動。采用公開招標、邀請招標方式的，采購管理部門應按照規定發布招標公告或投標邀請書，組織開標、評標活動；采用競爭性談判、單一來源采購、詢價方式的，采購管理部門應按照規定組織談判、協商、詢價等活動。4.合同簽訂采購項目確定成交供應商后，采購管理部門應與成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等內容。5.合同執行與驗收采購合同簽訂后，需求部門應跟蹤合同執行情況，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。采購項目完成后，需求部門應組織相關人員進行驗收。驗收合格后，需求部門應填寫《采購驗收報告》，并報采購管理部門備案。6.資金支付采購管理部門根據采購合同和驗收報告，向財務部門提交付款申請。財務部門審核付款申請后，按照合同約定和財務制度辦理資金支付手續。供應商管理1.供應商準入采購管理部門建立供應商庫，對供應商進行分類管理。供應商應具備以下條件方可進入供應商庫：具有獨立承擔民事責任的能力。具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度。具有履行合同所必需的設備和專業技術能力。有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。參加采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄。采購管理部門定期對供應商庫進行評估和更新，淘汰不符合要求的供應商。2.供應商選擇采購管理部門根據采購項目的需求，從供應商庫中選擇合適的供應商參與采購活動。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產品質量、價格、信譽、售后服務等因素，優先選擇優質供應商。3.供應商評價與考核采購管理部門定期對供應商的供貨情況、產品質量、售后服務等進行評價和考核。評價和考核結果作為供應商續庫、合作機會等的重要依據。對于評價和考核不合格的供應商，采購管理部門應采取警告、暫停合作、淘汰等措施。采購風險管理1.風險識別與評估采購管理部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、采購價格波動、采購質量問題等。根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施供應商管理風險應對：加強供應商的選擇、評價和考核，建立供應商信用檔案，降低供應商違約風險。采購價格風險應對：建立采購價格監測機制，定期收集市場價格信息，合理確定采購價格，降低采購價格波動風險。采購質量風險應對：加強采購合同管理，明確質量標準和驗收要求，嚴格驗收程序，降低采購質量問題風險。法律合規風險應對：加強對采購法律法規和政策的學習，確保采購活動依法依規進行，降低法律合規風險。監督與檢查1.內部監督采購管理部門應建立健全內部監督機制，加強對采購活動的全過程監督。定期對采購項目的采購文件、采購過程、采購合同等進行檢查，發現問題及時整改。2.審計監督財務部門應定期對采購項目的資金使用