物業(yè)采購及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物業(yè)采購行為，加強采購管理，確保采購工作的規(guī)范化、制度化、科學化，提高采購效率，降低采購成本，保證公司各項物業(yè)采購活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及物業(yè)采購的部門和人員，包括但不限于辦公設備采購、辦公用品采購、物業(yè)服務采購、維修材料采購等各類與物業(yè)相關(guān)的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化，降低公司運營成本。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會，不得偏袒任何一方。4.誠實守信原則：采購人員及相關(guān)人員應誠實守信，嚴格履行采購合同約定，維護公司信譽。5.歸口管理原則：物業(yè)采購工作實行歸口管理，明確采購管理部門及職責，避免多頭采購和管理混亂。二、采購管理部門及職責（一）采購管理部門公司設立專門的采購管理部門，負責統(tǒng)籌管理公司的物業(yè)采購工作。采購管理部門應配備專業(yè)的采購人員，負責具體的采購業(yè)務操作。（二）采購管理部門職責1.制定采購計劃：根據(jù)公司各部門的需求，結(jié)合公司實際情況和預算安排，制定年度、季度、月度采購計劃。2.供應商管理：建立供應商信息庫，對供應商進行評估、選擇、考核和管理，確保供應商的供貨質(zhì)量、價格、交貨期等符合公司要求。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和相關(guān)規(guī)定，組織實施具體的采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、供應商談判等方式，努力降低采購成本，提高采購效益。5.采購合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作，確保合同的合法性、有效性和完整性。6.采購驗收管理：組織相關(guān)部門對采購物資進行驗收，確保采購物資的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等符合合同要求。7.采購文檔管理：負責整理、歸檔采購過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，包括采購計劃、報價單、采購合同、驗收報告等，建立完整的采購檔案。8.協(xié)調(diào)溝通：與公司內(nèi)部各部門保持密切溝通，及時了解需求變化，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題；與供應商保持良好的合作關(guān)系，維護公司利益。三、采購流程（一）需求申請1.公司各部門根據(jù)工作需要，填寫《物業(yè)采購需求申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.對于金額較大或重要的采購項目，申請部門應提供詳細的采購預算和可行性分析報告。（二）采購審批1.《物業(yè)采購需求申請表》提交至采購管理部門后，采購管理人員對需求的合理性、必要性進行審核。2.審核通過后，按照公司的審批權(quán)限規(guī)定，將申請表提交至相應的領(lǐng)導進行審批。審批流程如下：采購金額在[X]元以下的，由采購管理部門負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管采購的副總經(jīng)理審批；采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。（三）采購實施1.采購管理部門根據(jù)審批通過的采購需求，制定采購方案，明確采購方式、采購渠道、采購時間等。2.采購人員按照采購方案實施采購活動，具體步驟如下：詢價：通過多種渠道向多家供應商發(fā)出詢價函，獲取供應商的報價信息。詢價渠道包括但不限于供應商網(wǎng)站、行業(yè)平臺、電話詢價、郵件詢價等。比價：對各供應商的報價進行比較，分析其價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面的差異，篩選出幾家符合要求的供應商作為潛在合作對象。議價：與潛在供應商進行談判，就價格、條款等進行協(xié)商，爭取更優(yōu)惠的采購條件。在議價過程中，采購人員應充分了解市場行情，掌握談判技巧，維護公司利益。確定供應商：綜合考慮各方面因素，從潛在供應商中確定最終的合作供應商，并簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。（四）采購驗收1.采購物資到貨前，采購管理部門應提前通知相關(guān)驗收部門做好驗收準備工作。2.驗收部門按照采購合同及相關(guān)標準對采購物資進行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等。3.驗收合格后，驗收人員填寫《物業(yè)采購驗收報告》，并簽字確認。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，驗收人員應及時通知采購管理部門與供應商協(xié)商解決。4.對于重要物資或金額較大的采購項目，采購管理部門可邀請專業(yè)的第三方檢測機構(gòu)進行驗收。（五）付款結(jié)算1.采購物資驗收合格后，采購管理部門根據(jù)采購合同約定，辦理付款申請手續(xù)。付款申請應附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.財務部門對付款申請進行審核，審核無誤后按照公司的財務制度和付款流程進行付款。付款方式應根據(jù)合同約定執(zhí)行，如支票支付、銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等。3.在付款過程中，財務部門應嚴格控制付款進度，確保公司資金安全。對于預付款項，應加強跟蹤管理，確保供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：對于金額較大、技術(shù)復雜、涉及面廣的重要物業(yè)采購項目，如大型設備采購、物業(yè)服務外包等，應采用招標采購方式。2.招標程序：編制招標文件：采購管理部門根據(jù)采購項目的特點和要求，編制招標文件。招標文件應包括招標公告、投標人須知、技術(shù)規(guī)格、評標標準、合同條款等內(nèi)容。發(fā)布招標公告：通過公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、政府采購平臺等渠道發(fā)布招標公告，邀請潛在投標人參與投標。招標公告應明確招標項目的基本情況、投標人資格要求、投標截止時間、開標時間及地點等信息。發(fā)售招標文件：向購買招標文件的潛在投標人發(fā)售招標文件，并收取相應的費用。開標評標：按照招標文件規(guī)定的時間和地點進行開標，由評標委員會對投標人的投標文件進行評審，推薦中標候選人。評標委員會應由公司內(nèi)部相關(guān)部門人員、技術(shù)專家、法律專家等組成，確保評標過程的公平、公正、公開。定標：根據(jù)評標委員會的推薦意見，確定中標人，并向中標人發(fā)出中標通知書。簽訂合同：中標人應在規(guī)定的時間內(nèi)與公司簽訂采購合同。（二）詢價采購1.適用范圍：對于金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的一般性物業(yè)采購項目，如辦公用品采購、小型維修材料采購等，可采用詢價采購方式。2.詢價程序：選擇供應商：從供應商信息庫中選取若干家信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商作為詢價對象。發(fā)出詢價函：向選定的供應商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定的時間內(nèi)提供報價。詢價函應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。接收報價：供應商在規(guī)定的時間內(nèi)將報價文件送達采購管理部門。采購管理部門對報價文件進行整理和記錄，確保報價信息的完整性和準確性。比較選擇：對各供應商的報價進行比較，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇報價最低且符合要求的供應商作為成交供應商。簽訂合同：與成交供應商簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購1.適用范圍：對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的，技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的，不能事先計算出價格總額的物業(yè)采購項目，可采用競爭性談判采購方式。2.談判程序：成立談判小組：談判小組由采購管理部門、相關(guān)技術(shù)部門、財務部門等人員組成，成員人數(shù)應為三人以上單數(shù)。制定談判文件：談判小組根據(jù)采購項目的特點和要求，制定談判文件。談判文件應明確談判程序、談判內(nèi)容、評審標準等內(nèi)容。邀請供應商：從供應商信息庫中選取若干家符合條件的供應商參與談判，并向其發(fā)出談判邀請書。談判邀請書應明確談判項目的基本情況、供應商資格要求、談判時間及地點等信息。談判：談判小組與供應商進行談判，就采購項目的價格、技術(shù)、服務等條款進行協(xié)商。談判過程中，談判小組應嚴格按照談判文件規(guī)定的程序和標準進行評審，確保談判的公平、公正、公開。確定成交供應商：談判結(jié)束后，談判小組根據(jù)談判情況，綜合考慮各供應商的報價、技術(shù)方案、服務承諾等因素，確定成交供應商，并向其發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應商應在規(guī)定的時間內(nèi)與公司簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的物業(yè)采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序：提出申請：采購部門填寫《單一來源采購申請表》，詳細說明采用單一來源采購方式的理由、采購項目的基本情況、擬采購的供應商名稱等內(nèi)容，并提交至采購管理部門審核。審核審批：采購管理部門對《單一來源采購申請表》進行審核，審核通過后按照公司的審批權(quán)限規(guī)定，將申請表提交至相應的領(lǐng)導進行審批。簽訂合同：經(jīng)審批同意后，與單一來源供應商簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商信息庫：采購管理部門通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商自薦、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡搜索等，建立供應商信息庫。信息庫應包括供應商的基本信息、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務等內(nèi)容。2.供應商評估：采購管理部門定期對供應商信息庫中的供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務等方面。評估方式可采用實地考察、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種方式相結(jié)合。3.選擇供應商：根據(jù)供應商評估結(jié)果，從供應商信息庫中選擇若干家符合要求的供應商作為合作對象。對于重要的采購項目，應選擇至少三家供應商進行比較，確保采購的質(zhì)量和成本。（二）供應商考核1.建立考核指標體系：采購管理部門制定供應商考核指標體系，明確考核內(nèi)容和標準。考核指標應包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態(tài)度等方面。2.定期考核：采購管理部門定期對供應商進行考核，考核周期可根據(jù)實際情況設定為季度、半年或一年。考核方式可采用數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、問卷調(diào)查、實地考察等多種方式相結(jié)合。3.考核結(jié)果應用：根據(jù)供應商考核結(jié)果，對供應商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應商，可給予增加采購份額、優(yōu)先合作等獎勵；對于考核不合格的供應商，應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應終止合作關(guān)系。（三）供應商激勵1.建立激勵機制：采購管理部門建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予適當?shù)募畲胧绗F(xiàn)金獎勵、榮譽證書、優(yōu)先合作機會等。激勵機制應明確激勵的條件、方式和標準，確保激勵措施的公平、公正、公開。2.加強溝通合作：采購管理部門與供應商保持密切的溝通合作，及時了解供應商的需求和困難，幫助供應商解決問題。同時，向供應商傳達公司的采購政策和需求信息，促進雙方的共同發(fā)展。六、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、市場供應短缺、市場競爭激烈等因素可能導致采購成本上升、采購物資無法按時供應等風險。2.供應商風險：供應商資質(zhì)信譽不佳、生產(chǎn)能力不足、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定、交貨期延遲等因素可能導致采購物資質(zhì)量不合格、交貨期延誤等風險。3.合同風險：采購合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等因素可能導致公司利益受損的風險。4.內(nèi)部管理風險：采購流程不規(guī)范、采購人員違規(guī)操作、部門之間溝通不暢等因素可能導致采購效率低下、采購成本增加等風險。（二）風險評估1.定性評估：采購管理部門對識別出的風險進行定性評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險發(fā)生的可能性可分為高、中、低三個等級，風險影響程度可分為嚴重、較大、一般、較小四個等級。2.定量評估：對于重要的采購項目，采購管理部門可采用定量評估方法，如風險矩陣、層次分析法等，對風險進行量化評估，確定風險的優(yōu)先級。（三）風險應對1.市場風險應對：加強市場調(diào)研，及時掌握市場價格動態(tài)和供應情況，合理安排采購計劃，與供應商簽訂價格調(diào)整條款，分散采購渠道，降低市場風險。2.供應商風險應對：加強供應商管理，嚴格篩選供應商，定期對供應商進行考核評估，與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務，要求供應商提供擔保或保險，降低供應商風險。3.合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、有效性和完整性。在合同執(zhí)行過程中，加強跟蹤監(jiān)督，及時解決合同糾紛，降低合同風險。4.內(nèi)部管理風險應對：完善采購管理制度和流程，加強采購人員培訓，提高采購人員的業(yè)務水平和職業(yè)道德素質(zhì)。建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強部門之間的溝通協(xié)調(diào)，提高采購工作的透明度和效率，降低內(nèi)部管理風險。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對物業(yè)