物料供應商管理制度一、總則1.目的為了加強公司物料供應商的管理，確保所采購物料的質量、交期、價格等符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有物料供應商的選擇、評估、采購、合作及管理等相關活動。3.基本原則公平公正原則：在供應商選擇、評估、采購等環(huán)節(jié)，遵循公平公正的原則，確保所有供應商享有平等的機會。質量優(yōu)先原則：將物料質量作為首要考量因素，優(yōu)先選擇能夠提供高質量物料的供應商。合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，實現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。動態(tài)管理原則：對供應商進行動態(tài)評估和管理，及時淘汰不合格供應商，引入優(yōu)質供應商。二、供應商選擇1.供應商信息收集采購部門：負責通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括但不限于網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、同行交流等。信息內容：收集的供應商信息應包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等。2.供應商初步篩選采購部門：對收集到的供應商信息進行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應商。篩選標準：根據(jù)公司物料需求特點，制定初步篩選標準，如生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)品質量認證、價格合理性等。3.供應商實地考察采購部門牽頭：組織相關部門（如質量部門、技術部門等）對初步篩選合格的供應商進行實地考察。考察內容：包括供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質量管理體系、設備狀況、人員素質、環(huán)保措施等。考察報告：考察結束后，考察人員應撰寫考察報告，對供應商的綜合情況進行評價，并提出是否適合合作的建議。4.供應商資質審核采購部門：要求供應商提供相關資質證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質量認證證書、稅務登記證等。審核流程：采購部門對供應商資質證明文件進行審核，確保其合法合規(guī)經(jīng)營。對于重要物料供應商，必要時可委托第三方機構進行資質審核。5.供應商選擇決策采購部門匯總：采購部門將實地考察報告、資質審核情況等相關信息進行匯總整理。評審小組決策：組織由采購部門、質量部門、技術部門、財務部門等相關人員組成的評審小組，對供應商進行綜合評審，根據(jù)評審結果確定最終合作供應商。審批：評審結果報公司主管領導審批后生效。三、供應商評估1.評估周期定期評估：每年對供應商進行一次全面評估。不定期評估：在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商存在質量問題、交貨延遲等異常情況，及時進行不定期評估。2.評估指標質量指標：包括來料合格率、批次合格率、質量穩(wěn)定性等。交期指標：包括按時交貨率、交貨周期等。價格指標：包括價格合理性、價格調整靈活性等。服務指標：包括售后服務響應速度、解決問題能力、合作配合度等。其他指標：如環(huán)保表現(xiàn)、創(chuàng)新能力、社會責任等。3.評估方法數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：采購部門收集供應商的質量、交期、價格等相關數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)計分析，計算各項評估指標得分。問卷調查：向公司內部使用部門發(fā)放問卷，了解他們對供應商產(chǎn)品質量、服務等方面的滿意度。現(xiàn)場檢查：不定期對供應商進行現(xiàn)場檢查，核實其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系運行情況等。4.評估結果處理評估等級劃分：根據(jù)評估得分，將供應商評估結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。優(yōu)秀供應商：給予適當獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等，并在公司內部進行通報表揚。良好供應商：維持現(xiàn)有合作關系，鼓勵其繼續(xù)保持良好表現(xiàn)。合格供應商：發(fā)出書面通知，要求其限期整改存在的問題，如整改后仍不符合要求，考慮降低采購份額或終止合作。不合格供應商：立即終止合作關系，并在公司內部進行公示，禁止其再次參與公司供應商評選。四、采購管理1.采購計劃制定需求部門：每月末向采購部門提交次月物料需求計劃，明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等。采購部門審核：采購部門對需求計劃進行審核，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃調整：如因生產(chǎn)計劃變更、市場需求變化等原因，需要調整采購計劃，需求部門應及時通知采購部門，采購部門重新調整采購計劃。2.采購訂單下達采購部門：根據(jù)采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單。訂單內容：采購訂單應明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質量要求等詳細內容。訂單確認：采購訂單下達后，及時與供應商確認訂單內容，確保雙方理解一致。3.采購合同簽訂重要采購項目：對于金額較大、采購周期較長等重要采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。合同條款：采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等條款。合同審批：采購合同簽訂前，應按公司合同審批流程進行審批，確保合同合法合規(guī)。4.采購過程跟蹤采購部門跟蹤：采購部門負責跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保按時、按質、按量交貨。進度反饋：定期向需求部門反饋采購進度，如出現(xiàn)延遲交貨等異常情況，及時查明原因并采取措施解決。5.到貨驗收質量部門牽頭：組織需求部門、采購部門等相關人員對到貨物料進行驗收。驗收依據(jù)：按照采購合同、質量標準等要求進行驗收。驗收內容：包括物料的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質量、質量證明文件等。驗收結果處理：驗收合格的物料辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物料，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其退換貨或采取其他補救措施。五、供應商合作與溝通1.合作協(xié)議簽訂采購部門：與供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方在質量、交期、價格、服務等方面的權利和義務。協(xié)議內容：合作協(xié)議應包括合作期限、合作范圍、質量標準、交期要求、價格調整機制、售后服務承諾、保密條款、違約責任等內容。2.定期溝通會議采購部門組織：定期召開供應商溝通會議，一般每季度召開一次。會議內容：會議主要討論物料采購過程中存在的問題、解決方案，交流市場動態(tài)、行業(yè)信息，協(xié)商合作事宜等。會議紀要：形成會議紀要，明確會議討論的主要內容和決議事項，雙方簽字確認后存檔。3.日常溝通協(xié)調采購人員與供應商對接：采購人員應保持與供應商的日常溝通，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。信息共享：雙方應建立信息共享機制，及時通報生產(chǎn)計劃變更、質量問題、交貨延遲等信息，以便共同應對和解決問題。六、供應商激勵與約束1.激勵措施價格激勵：對于質量穩(wěn)定、交貨及時、合作配合度高的供應商，在采購價格上給予適當優(yōu)惠。訂單激勵：增加優(yōu)秀供應商的采購份額，優(yōu)先向其下達訂單。表彰獎勵：對表現(xiàn)突出的供應商進行表彰獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予物質獎勵等。培訓支持：為供應商提供相關培訓和技術支持，幫助其提升產(chǎn)品質量和管理水平。2.約束措施合同約束：通過簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，對供應商的違約行為進行約束。扣款處罰：對于供應商出現(xiàn)的質量問題、交貨延遲等違約行為，按照合同約定進行扣款處罰。暫停合作：對于嚴重違約的供應商，暫停與其合作，直至其整改合格。法律追究：如供應商的違約行為給公司造成重大損失，公司將依法追究其法律責任。七、供應商檔案管理1.檔案建立采購部門負責：為每個供應商建立檔案，檔案內容應包括供應商基本信息、資質證明文件、實地考察報告、評估記錄、采購訂單、合同協(xié)議、溝通記錄等。檔案更新：隨著與供應商合作的開展，及時更新供應商檔案信息，確保檔案內容的準確性和完整性。2.檔案保管專人保管：指定專人負責供應商檔案的保管，確保檔案的安全和保密。保管期限：供應商檔案應至少保存[X]年，以備查閱和審計。3.檔案查閱查閱權限：嚴格限定檔