砂石廠采購管理制度一、總則（一）目的為規范砂石廠采購工作流程，確保采購活動的合規性、高效性和經濟性，保障砂石廠生產經營的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于砂石廠所有采購活動，包括但不限于原材料（如砂石、水泥等）、設備、辦公用品及其他物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益性原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高經濟效益。3.公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保公正選擇。4.誠實守信原則：采購人員及相關各方應誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責（一）采購部門1.采購部職責負責制定采購計劃，根據生產需求和庫存情況，合理安排采購數量和時間。開發、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。負責采購訂單的下達、跟進和驗收，確保采購物資按時、按質、按量到貨。收集、整理采購相關信息，分析市場動態，為采購決策提供依據。2.采購人員崗位職責采購主管全面負責采購部門的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標，并組織實施。審核采購訂單、合同等文件，確保采購工作的合規性和準確性。協調與其他部門的溝通協作，解決采購過程中出現的問題。定期對采購人員進行績效考核，提出改進意見和建議。采購專員根據采購計劃，具體負責采購物資的詢價、比價、議價工作，選擇合適的供應商。起草采購合同，跟進合同簽訂、執行進度，及時處理合同變更等事宜。與供應商保持密切聯系，確保物資供應的及時性和穩定性。收集供應商資料，建立和更新供應商數據庫。（二）其他相關部門1.生產部門根據生產計劃，及時向采購部門提供準確的物資需求信息，包括品種、規格、數量、交貨時間等。參與對采購物資的質量檢驗和驗收工作，提出質量反饋意見。2.質量控制部門制定采購物資的質量標準和檢驗規范，參與采購物資的驗收工作，確保物資質量符合要求。對采購物資質量問題進行跟蹤處理，提出改進措施和建議。3.財務部門審核采購預算和費用支出，監督采購資金的使用情況。負責采購發票的審核、入賬及付款工作，確保財務核算的準確性。三、采購流程（一）采購計劃制定1.每月末，生產部門根據下月生產計劃，結合現有庫存情況，填寫《采購需求申請表》，詳細列出所需采購物資的名稱、規格、型號、數量、預計交貨時間等信息。2.采購部門收到《采購需求申請表》后，進行匯總分析，結合市場供應情況、庫存動態等因素，制定月度采購計劃，并報部門主管審核。3.采購計劃經審核通過后，由采購專員按照計劃進行采購執行。如遇緊急采購需求，相關部門應填寫《緊急采購申請表》，說明緊急原因及預計采購時間，經審批后交采購部門優先處理。（二）供應商選擇與管理1.供應商開發采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其生產能力、產品質量、價格水平、信譽狀況、售后服務等方面，確定符合條件的供應商名單。2.供應商評估采購部門組織相關人員（如生產部門、質量控制部門等）對供應商進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的生產設備、工藝流程、質量管理體系、人員資質等方面。根據評估結果，對供應商進行打分評級。3.供應商選擇根據供應商評估結果，采購部門選擇得分較高、綜合實力較強的供應商作為合作對象。對于重要物資的采購，應選擇至少兩家以上供應商進行比價采購。采購專員與選定的供應商進行商務談判，明確采購物資的價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款，達成一致后簽訂采購合同。4.供應商管理建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史、交易情況等內容，并定期更新維護。采購部門定期對供應商進行績效評估，評估指標包括交貨及時性、產品質量、價格合理性、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行獎懲，如增加或減少訂單量、暫停合作等。（三）采購執行1.采購專員根據采購計劃和確定的供應商，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等詳細信息。2.采購專員跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量到貨。如遇供應商無法按時交貨或物資質量問題，應及時采取措施解決，如催促供應商加快生產、更換供應商、退貨補貨等，并向部門主管匯報。3.對于采購金額較大或重要的物資采購，采購專員應要求供應商提供生產進度報告、質量檢驗報告等相關文件，以便及時掌握采購物資的情況。（四）驗收與付款1.驗收物資到貨前，采購專員應及時通知質量控制部門和倉庫做好驗收準備工作。物資到貨時，質量控制部門按照質量標準和檢驗規范對采購物資進行檢驗，倉庫核對物資的數量、規格、型號等是否與采購訂單一致。如檢驗合格，質量控制部門和倉庫在《物資驗收單》上簽字確認；如檢驗不合格，應及時通知采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好記錄。2.付款采購物資驗收合格后，采購專員收集整理采購發票、采購合同、物資驗收單等相關憑證，填寫《付款申請單》，報財務部門審核。財務部門審核《付款申請單》及相關憑證無誤后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款操作。對于不符合付款條件的，財務部門應及時與采購部門溝通說明原因。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門根據年度生產經營計劃和采購計劃，結合市場價格走勢、歷史采購數據等因素，編制年度采購預算草案。2.年度采購預算草案應明確采購項目、采購金額、采購時間等內容，并報財務部門審核。3.財務部門對采購預算草案進行審核，結合公司財務狀況和資金安排，提出修改意見和建議。采購部門根據審核意見對采購預算草案進行調整完善，形成年度采購預算方案，報公司管理層審批。（二）預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如遇特殊情況需要調整采購預算，應按照規定的審批程序進行申請和審批。2.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中出現的問題。采購部門應配合財務部門做好預算執行情況的統計和報告工作。3.對于預算執行偏差較大的采購項目，采購部門應分析原因，采取有效措施進行糾正和改進，確保采購預算的嚴格執行。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購專員在與供應商達成采購意向后，應起草采購合同文本。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同文本起草完成后，經采購部門主管審核，報公司法律顧問或相關專業人員進行法律審查。法律審查通過后，由采購專員與供應商簽訂采購合同。3.采購合同簽訂后，采購專員應及時將合同副本分送財務部門、質量控制部門、倉庫等相關部門存檔備案，以便各部門按照合同約定履行職責。（二）合同執行1.采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，確保合同雙方按照合同約定履行各自的義務。如發現供應商未履行合同約定，應及時與供應商溝通協商，要求其采取補救措施，并追究其違約責任。2.在合同執行過程中，如因市場變化、生產需求調整等原因需要變更合同條款，采購專員應及時與供應商協商，簽訂合同變更協議，并按照規定的審批程序進行審批。合同變更協議簽訂后，采購專員應及時將變更情況通知相關部門。3.采購合同執行完畢后，采購專員應及時對合同執行情況進行總結分析，評估合同執行效果，為今后的采購合同管理提供經驗參考。（三）合同檔案管理1.采購部門負責建立采購合同檔案，對采購合同的起草、審核、簽訂、執行、變更、終止等全過程文件資料進行分類整理、歸檔保存。2.采購合同檔案應包括采購合同文本、合同審批表、合同變更協議、物資驗收單、發票、付款憑證等相關資料。采購合同檔案應妥善保管，確保資料的完整性和安全性。3.采購合同檔案的保管期限按照公司檔案管理規定執行。保管期滿后，如需銷毀，應按照規定的程序進行審批和處理。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購部門應分析其發生的可能性和影響程度，評估風險等級。對于風險等級較高的風險，應制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對關注市場動態，及時掌握市場價格走勢和供應情況，合理安排采購時間和數量，避免因市場價格波動導致采購成本增加。與供應商建立長期穩定的合作關系，爭取更有利的采購價格和條款。同時，積極開發新的供應商，引入競爭機制，降低市場風險。2.供應商風險應對加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行實地考察和績效評估，確保供應商的供貨能力和質量穩定性。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，特別是違約責任條款，以約束供應商的行為。建立供應商備份機制，對于關鍵物資的供應商，選擇至少兩家以上合作對象，以降低因供應商原因導致的供應中斷風險。3.質量風險應對嚴格制定采購物資的質量標準和檢驗規范，加強對采購物資的質量檢驗和驗收工作，確保采購物資符合質量要求。要求供應商提供質量保證文件，如質量檢驗報告、產品合格證等，并在合同中明確質量責任。對于質量不合格的物資，應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。定期對采購物資的質量情況進行統計分析，對于質量問題頻發的供應商，采取相應的措施進行整改或淘汰。4.合同風險應對加強采購合同的起草、審核和簽訂管理，確保合同條款明確、合法、有效，避免合同漏洞和法律風險。在合同執行過程中，嚴格按照合同約定履行各自的義務，及時跟蹤合同執行情況，發現問題及時協商解決，避免因合同糾紛導致的損失。定期對采購合同進行檢查和清理，及時發現和處理合同執行過程中的異常情況，確保合同的順利執行。5.付款風險應對嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款操作，確保付款的及時性和準確性。加強對采購發票的審核管理，確保發票的真實性、合法性和有效性。對于不符合要求的發票，應及時與供應商溝通更換。建立付款風險預警機制，對供應商的信用狀況進行實時監控，如發現供應商存在信用風險，應及時采取措施，如暫停付款、要求供應商提供擔保等，以降低付款風險。七、監督與考核（一）監督機制1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購資金的使用情況等，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.質量控制部門不定期對采購物資的質量進行抽檢，確保采購物資符合質量要求。如發現質量問題，應及時通知采購部門采取措施處理。3.公司設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規行為的舉報。對于舉報信息，公司將進行調查核實，如情況屬實，將嚴肅處理相關責任人。（二）考核制度1.采購部門制定采購人員績效考核辦法，明確考核指標、考核標準和考核周期。考核指標包括采購任務完成情況、采購成本控制、采購質量保證、供應商管理、合同執行情況等方面。2.采購人員績效考核采取自評、上級評價、其他部門評價相結合的方式進行。考核結果與