研討室使用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司研討室的使用，提高資源利用效率，確保研討活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、團(tuán)隊(duì)及員工使用公司研討室開(kāi)展會(huì)議、討論、培訓(xùn)、頭腦風(fēng)暴等各類活動(dòng)。3.管理原則遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，按需分配，先申請(qǐng)先使用，確保研討室資源的合理利用。二、研討室概述1.研討室分布及設(shè)施公司設(shè)有[X]間研討室，分布在[具體樓層及區(qū)域]。各研討室配備有桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板、書(shū)寫(xiě)筆等基本設(shè)施，部分研討室還配備了高清視頻會(huì)議系統(tǒng)、電子白板等先進(jìn)設(shè)備，以滿足不同的研討需求。2.研討室容量根據(jù)研討室面積大小，分為不同規(guī)格的會(huì)議室。小型研討室可容納[X]人，中型研討室可容納[X]人，大型研討室可容納[X]人。各部門可根據(jù)實(shí)際參與人數(shù)選擇合適的研討室。三、使用申請(qǐng)1.申請(qǐng)流程提前預(yù)約：使用部門或個(gè)人需提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《研討室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、參與人數(shù)、研討主題等信息，并提交至行政部門。部門審批：申請(qǐng)表提交后，使用部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合部門工作安排及研討需求。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)。行政審批：行政部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的申請(qǐng)表后，根據(jù)研討室的使用情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排。如申請(qǐng)時(shí)間與其他安排沖突，行政部門將與申請(qǐng)人協(xié)商調(diào)整。行政部門批準(zhǔn)后，申請(qǐng)表生效，并將申請(qǐng)信息錄入研討室使用管理系統(tǒng)。2.申請(qǐng)信息填寫(xiě)要求使用時(shí)間：精確填寫(xiě)開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，確保申請(qǐng)時(shí)間在研討室可使用時(shí)間段內(nèi)。參與人數(shù)：準(zhǔn)確填寫(xiě)預(yù)計(jì)參與研討的人數(shù)，以便行政部門合理安排研討室。研討主題：簡(jiǎn)要描述研討活動(dòng)的主題和內(nèi)容，便于行政部門了解活動(dòng)性質(zhì)，合理安排資源。四、使用安排1.使用優(yōu)先級(jí)公司級(jí)重要會(huì)議：涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、重要業(yè)務(wù)合作等會(huì)議，優(yōu)先安排使用研討室。部門業(yè)務(wù)會(huì)議：各部門組織的與日常工作緊密相關(guān)的會(huì)議、培訓(xùn)、研討等活動(dòng)，根據(jù)申請(qǐng)先后順序依次安排。臨時(shí)緊急會(huì)議：因工作突發(fā)情況需要臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì)議，在確保不影響其他正常安排的前提下，由行政部門協(xié)調(diào)安排。2.使用時(shí)間限制常規(guī)使用：每次使用研討室的時(shí)長(zhǎng)一般不得超過(guò)[X]小時(shí)。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，需提前向行政部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。連續(xù)使用：同一部門或團(tuán)隊(duì)連續(xù)使用研討室的天數(shù)累計(jì)不得超過(guò)[X]天。如有特殊情況需要連續(xù)使用，需提前向行政部門提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)使用時(shí)長(zhǎng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可安排。3.使用變更時(shí)間變更：申請(qǐng)人如需變更使用時(shí)間，需提前[X]個(gè)工作日通知行政部門。行政部門將根據(jù)變更申請(qǐng)及其他使用安排進(jìn)行調(diào)整，并及時(shí)通知相關(guān)人員。人員變更：如參與研討的人員發(fā)生變動(dòng)，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)告知行政部門。行政部門將根據(jù)實(shí)際參與人數(shù)對(duì)研討室安排進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。主題變更：如研討主題發(fā)生重大變更，申請(qǐng)人應(yīng)提前向行政部門說(shuō)明變更原因及新的主題內(nèi)容。行政部門將評(píng)估變更對(duì)研討室使用安排的影響，并進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。五、使用規(guī)范1.設(shè)施使用愛(ài)護(hù)設(shè)施設(shè)備：使用人員應(yīng)愛(ài)護(hù)研討室內(nèi)的桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等設(shè)施設(shè)備，不得故意損壞或擅自拆卸。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。正確操作設(shè)備：使用人員應(yīng)按照設(shè)備操作規(guī)程正確使用投影儀、音響設(shè)備、電子白板等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。在使用過(guò)程中如遇到技術(shù)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政部門或相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行處理。設(shè)備歸還：使用結(jié)束后，使用人員應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)至初始狀態(tài)，并關(guān)閉電源。如有需要，協(xié)助行政部門工作人員進(jìn)行設(shè)備檢查和清理。2.環(huán)境衛(wèi)生保持整潔：使用人員應(yīng)保持研討室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生整潔，不得在室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將垃圾帶走，并清理桌面、地面等。物品擺放：使用人員應(yīng)將研討室內(nèi)的桌椅擺放整齊，保持室內(nèi)空間整潔有序。如有需要使用白板進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，應(yīng)在使用后及時(shí)擦拭干凈。3.安全管理遵守安全規(guī)定：使用人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，不得在研討室內(nèi)使用明火、私拉亂接電線等違規(guī)行為。如因特殊情況需要使用電器設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并確保符合安全要求。注意防火防盜：使用人員離開(kāi)研討室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門窗，檢查電器設(shè)備是否關(guān)閉，確保室內(nèi)無(wú)安全隱患。如發(fā)現(xiàn)安全問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。六、費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)公司研討室使用暫不收取費(fèi)用。但如因使用不當(dāng)造成設(shè)施設(shè)備損壞，使用部門或個(gè)人需按照維修成本進(jìn)行賠償。2.費(fèi)用報(bào)銷對(duì)于因工作需要在研討室使用外部設(shè)備或服務(wù)（如租用投影儀、聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員等）產(chǎn)生的費(fèi)用，可按照公司相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)需提供相關(guān)發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單等憑證，并填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審批后報(bào)銷。七、監(jiān)督與檢查1.行政部門監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)對(duì)研討室的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，包括申請(qǐng)信息的準(zhǔn)確性、使用時(shí)間的遵守情況、設(shè)施設(shè)備的使用及維護(hù)情況、環(huán)境衛(wèi)生等。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，行政部門將及時(shí)制止并要求整改。2.定期檢查行政部門定期對(duì)研討室進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況、環(huán)境衛(wèi)生、安全隱患等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)安排維修和整改，確保研討室正常使用。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本管理制度的部門或個(gè)人，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施：警告：對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的行為，給予警告處分，并要求立即整改。通報(bào)批評(píng)：對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的行為，在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期整改。經(jīng)濟(jì)賠償：對(duì)于因違規(guī)行為造成設(shè)施設(shè)備損壞或其他經(jīng)濟(jì)損失的，要求責(zé)任部門或個(gè)人按照實(shí)際損失進(jìn)行賠償。取消使用資格：對(duì)于嚴(yán)重違反本管理制度或拒不整改的部門或個(gè)人，取消其一定期限內(nèi)使