簽名章使用管理制度一、總則（一）目的為規范公司簽名章的使用，加強對公司印章的管理，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與公司業務相關的各類文件、合同、協議、報表等上使用簽名章的行為。（三）基本原則1.嚴格審批原則：簽名章的使用必須經過嚴格的審批流程，確保使用的必要性和合規性。2.專人負責原則：指定專人負責簽名章的保管和使用，明確其職責和權限。3.登記備案原則：對簽名章的使用情況進行詳細登記備案，以便追溯和查詢。4.安全保密原則：妥善保管簽名章，防止丟失、被盜用或濫用，確保公司信息安全。二、簽名章的刻制與啟用（一）刻制1.公司簽名章的刻制由行政部門統一負責，根據公司實際需要確定印章的規格、樣式和材質。2.刻制簽名章需提供公司法定代表人或授權代表人簽署的刻章申請，注明印章名稱、用途、使用范圍等信息。3.行政部門應選擇具有資質的正規刻章單位進行刻制，確保印章質量和安全性。（二）啟用1.簽名章刻制完成后，行政部門應進行印章啟用登記，記錄印章啟用日期、啟用范圍、保管人等信息。2.啟用簽名章時，行政部門應將印章啟用情況以書面形式通知公司各部門，并在公司內部公告欄進行公示。3.簽名章啟用后，方可正式投入使用。三、簽名章的保管（一）保管人員1.公司指定專人負責簽名章的保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。2.保管人員應與公司簽訂保密協議，明確其在印章保管過程中的保密義務。（二）保管地點1.簽名章應存放在安全可靠的地方，如公司保險柜或專門的印章保管箱內。2.保管地點應具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，確保印章的安全存放。（三）保管要求1.保管人員應妥善保管簽名章，不得隨意將印章轉借他人或帶出公司使用。2.非工作時間，簽名章必須存放在保險柜或保管箱內，鑰匙由保管人員專人保管。3.如因工作需要暫時離開崗位，保管人員應將簽名章交予部門負責人或指定的臨時保管人員，并辦理交接手續。4.保管人員應定期對簽名章進行檢查，確保印章完好無損。如發現印章有損壞、丟失等情況，應及時報告行政部門，并采取相應的措施。四、簽名章的使用（一）使用范圍1.公司對外簽訂的各類合同、協議、意向書等文件。2.公司出具的各類證明、介紹信、授權委托書等文件。3.公司內部流轉的涉及重要事項的報告、請示、通知等文件。4.其他經公司領導批準需要使用簽名章的文件。（二）使用流程1.用章申請申請人填寫《簽名章使用申請表》，注明用章事由、用章文件名稱、份數、使用日期等信息，并簽字確認。用章申請需經部門負責人審核簽字，確保用章事項真實、合理、合規。2.審批根據用章事項的重要程度和審批權限，《簽名章使用申請表》依次提交公司分管領導、總經理或董事長審批。審批人應認真審核用章申請，簽署審批意見，并簽字確認。3.用章登記經審批同意使用簽名章后，保管人員根據《簽名章使用申請表》進行用章登記，記錄用章日期、用章文件名稱、份數、申請人、審批人等信息。用章登記應詳細、準確，確?？勺匪菪?。4.蓋章保管人員在確認用章申請已按規定審批通過后，方可在文件上加蓋簽名章。蓋章時應確保印章清晰、端正，位置準確，不得模糊、歪斜或遺漏。5.用章文件存檔用章完成后，保管人員應將用章文件原件及《簽名章使用申請表》一并存檔，以備查閱。（三）特殊情況處理1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常流程進行審批，申請人可通過電話、短信等方式向公司領導請示，經同意后先使用簽名章，但事后應及時補辦審批手續。2.如遇公司領導出差、外出等無法及時審批的情況，申請人可向公司行政部門說明情況，由行政部門協調安排其他領導代為審批。五、監督與檢查（一）內部監督1.公司行政部門負責對簽名章的使用情況進行定期檢查和不定期抽查，確保簽名章的使用符合本制度規定。2.行政部門應建立簽名章使用監督臺賬，記錄檢查時間、檢查人員、檢查結果等信息。如發現問題，應及時責令整改，并跟蹤整改情況。（二）外部監督1.公司應主動接受上級主管部門、審計部門、稅務部門等外部機構的監督檢查，積極配合提供相關資料和信息。2.對于外部監督檢查中發現的問題，公司應認真對待，及時整改，并將整改情況報告相關部門。六、違規處理（一）違規行為界定1.未經審批擅自使用簽名章。2.超越審批范圍使用簽名章。3.私自將簽名章轉借他人使用。4.因保管不善導致簽名章丟失、被盜用或濫用。5.在使用簽名章過程中故意弄虛作假。（二）處理措施1.對于違規使用簽名章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、撤職等。2.如因違規使用簽名章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，違規責任人應承擔相應的賠償責任。3.構成違法犯罪的，公司將依法移送司法機關追究其法律責任。七、附則（一）解釋權本制度由公司行政部