保險公司證照管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照管理，規范證照的申請、領取、使用、保管、年檢、變更及注銷等行為，保障公司合法合規運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構所有涉及的各類證照，包括但不限于營業執照、經營保險業務許可證、保險專業代理機構許可證、保險兼業代理業務許可證、從業人員資格證書等。（三）管理原則1.依法合規原則：證照的管理必須嚴格遵守國家法律法規及監管要求。2.專人負責原則：明確專人負責證照的各項管理工作，確保責任落實。3.安全保密原則：確保證照的安全保管，防止遺失、泄露和非法使用。4.及時更新原則：及時辦理證照的年檢、變更等手續，保證證照的有效性。二、證照分類及歸口管理部門（一）證照分類1.經營資質類：如經營保險業務許可證、保險專業代理機構許可證、保險兼業代理業務許可證等。2.法人資格類：如營業執照等。3.人員資質類：如從業人員資格證書等。（二）歸口管理部門1.經營資質類證照由公司合規部門負責歸口管理，相關業務部門配合提供資料及協助辦理。2.法人資格類證照由公司行政部門負責歸口管理，涉及工商登記等事宜由行政部門辦理，其他部門配合提供相關信息。3.人員資質類證照由公司人力資源部門負責歸口管理，各業務部門協助組織人員參加考試及提供相關資料。三、證照申請與領取（一）申請流程1.業務部門或相關人員根據業務發展需要，確定需申請的證照類型，并填寫《證照申請表》，詳細說明申請理由、所需證照類別及相關信息。2.將《證照申請表》提交至歸口管理部門。3.歸口管理部門對申請內容進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。4.經公司分管領導審批同意后，由歸口管理部門按照相關規定準備申請資料，并向主管部門提交申請。（二）領取要求1.證照歸口管理部門指定專人負責領取證照，領取時需攜帶有效身份證件及相關領取憑證。2.領取后，領取人應及時與歸口管理部門辦理交接手續，在《證照領取登記表》上簽字確認。3.如遇特殊情況無法當場領取的，應與發證部門協商確定領取時間，并及時告知歸口管理部門。四、證照使用（一）使用范圍1.公司內部經營活動，如業務開展、客戶洽談、合同簽訂等。2.對外報送資料、參加監管檢查、行業會議等。（二）使用流程1.因工作需要使用證照的部門或個人，填寫《證照使用申請表》，注明使用用途、使用時間、使用范圍等信息。2.將《證照使用申請表》提交至證照歸口管理部門。3.歸口管理部門對申請進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。4.經審批同意后，歸口管理部門按照審批意見提供證照，并做好使用登記。使用人在使用完畢后應及時歸還證照，歸還時需在《證照使用登記表》上簽字確認。（三）禁止行為1.嚴禁將證照轉借他人或用于非公司業務活動。2.嚴禁擅自涂改、偽造、變造證照。3.嚴禁在證照上擅自添加或刪除信息。五、證照保管（一）保管方式1.各類證照應分類存放于專門的保險柜或檔案柜中，確保安全。2.存放證照的保險柜或檔案柜應具備防火、防盜、防潮等功能。（二）保管責任1.證照歸口管理部門負責人為證照保管的第一責任人，指定專人具體負責證照的日常保管工作。2.保管人員應定期對證照進行清查核對，確保賬實相符。（三）保管環境要求1.存放證照的場所應保持干燥、通風，溫度和濕度適宜。2.避免證照受到陽光直射、潮濕、腐蝕等影響。六、證照年檢（一）年檢通知1.歸口管理部門應及時關注各類證照年檢信息，在規定時間內收到年檢通知后，轉發至相關部門及人員。2.年檢通知應明確年檢時間、年檢要求、需提交的資料等內容。（二）年檢準備1.相關部門及人員按照年檢通知要求，準備年檢所需資料，如年度財務報告、業務經營情況報告、人員資質證明等。2.將準備好的年檢資料提交至歸口管理部門審核。（三）年檢辦理1.歸口管理部門對年檢資料進行審核，確保資料齊全、真實、有效。2.審核通過后，由歸口管理部門按照規定時間向主管部門提交年檢申請，并辦理年檢手續。3.如遇年檢不通過的情況，歸口管理部門應及時分析原因，組織相關部門及人員進行整改，重新提交年檢申請。七、證照變更（一）變更情形1.公司名稱、法定代表人、注冊資本、經營范圍等發生變更。2.證照登記事項發生變更，如地址、聯系方式等。（二）變更流程1.相關部門或人員發現需要變更證照信息時，填寫《證照變更申請表》，詳細說明變更事項及原因。2.將《證照變更申請表》提交至歸口管理部門。3.歸口管理部門對變更申請進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。4.經審批同意后，歸口管理部門按照相關規定準備變更資料，并向主管部門提交變更申請。5.主管部門審核通過后，辦理證照變更手續，并將變更后的證照及時交回歸口管理部門。八、證照注銷（一）注銷情形1.公司不再從事相關業務活動。2.證照有效期屆滿未延續。3.公司依法被吊銷、撤銷或宣告破產。（二）注銷流程1.相關部門或人員提出證照注銷申請，填寫《證照注銷申請表》，說明注銷原因。2.將《證照注銷申請表》提交至歸口管理部門。3.歸口管理部門對注銷申請進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。4.經審批同意后，歸口管理部門按照規定向主管部門提交注銷申請，并辦理注銷手續。5.注銷完成后，歸口管理部門應將注銷情況進行記錄，并妥善保管相關資料。九、監督與檢查（一）內部監督1.公司審計部門定期對證照管理情況進行審計檢查，重點檢查證照的申請、領取、使用、保管、年檢、變更及注銷等環節是否合規。2.發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監督1.積極配合監管部門的監督檢查，如實提供相關證照及資料。2.對于監管部門提出的問題，及時進行整改，并將整改情況報告監管部門。十、責任追究（一）違規責任認定1.對于違反本制度規定，導致證照遺失、泄露、非法使用或其他不良后果的，將追究相關責任人的責任。2.責任認定根據違規行為的性質、情節及造成的后果進行綜合判斷。（二）責任追究方式1.批評教育：對情節較輕的違規行為，給予責任人批評教育，責令其改正。2.經濟處罰：對造成經濟損失的違規行為，根據損失情況給予責任人相應的經濟處罰。3.紀律處分：對情節嚴重的違規行為，給予責任人警告、記過、記大過、降級、撤