信息平臺使用管理制度一、總則1.目的為規范公司信息平臺的使用，確保信息的安全、準確、及時傳遞，提高工作效率，促進公司各項業務的順利開展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、實習生以及外包人員等在公司信息平臺上的使用行為。3.基本原則合法合規原則：信息平臺的使用必須遵守國家法律法規以及公司的各項規章制度。安全保密原則：嚴格保護公司信息安全，防止信息泄露、篡改和丟失，確保公司機密信息不被非法獲取或傳播。規范使用原則：員工應按照規定的流程和權限使用信息平臺，確保信息的規范、準確和有效。高效便捷原則：在保障安全和規范的前提下，充分發揮信息平臺的優勢，提高工作效率，為公司業務提供有力支持。二、信息平臺概述1.信息平臺定義公司信息平臺是指公司內部用于信息交流、文件共享、業務協同等功能的網絡系統，包括但不限于公司內部網站、辦公自動化系統（OA）、電子郵件系統、即時通訊工具等。2.信息平臺功能信息發布：用于發布公司各類通知、公告、新聞動態等信息，確保員工及時了解公司最新情況。文件共享：提供文件存儲和共享空間，方便員工上傳、下載和查閱工作相關文件，實現資源共享。業務協同：支持各類業務流程的在線審批、協同辦公等功能，提高工作效率和協同效果。溝通交流：通過即時通訊工具、電子郵件等方式，方便員工之間進行內部溝通和交流，及時解決工作問題。三、信息平臺賬號管理1.賬號申請與開通新員工入職時，由人力資源部門負責為其申請信息平臺賬號。賬號信息包括用戶名、初始密碼等，員工應妥善保管初始密碼，并在首次登錄后及時修改密碼。因工作需要臨時使用信息平臺的人員（如外包人員、合作伙伴等），由相關業務部門提出申請，經審批后由信息管理部門為其開通臨時賬號，并明確使用期限和權限范圍。2.賬號權限設置根據員工的工作職責和崗位需求，信息管理部門負責為員工設置相應的信息平臺權限。權限分為普通用戶權限、部門負責人權限、系統管理員權限等不同級別，確保員工只能訪問和操作與其工作相關的信息和功能。普通用戶權限：可進行信息查閱、文件下載、個人信息維護等基本操作。部門負責人權限：除普通用戶權限外，還可進行部門內信息發布、文件管理、人員權限調整等操作。系統管理員權限：擁有最高權限，可對信息平臺進行全面管理和維護，包括系統設置、數據備份與恢復、用戶賬號管理等。3.賬號變更與注銷員工崗位發生變動時，人力資源部門應及時通知信息管理部門，對其信息平臺賬號權限進行相應調整。員工離職或不再需要使用信息平臺賬號時，所在部門應及時通知信息管理部門進行賬號注銷。賬號注銷前，員工應確保已妥善處理好與賬號相關的所有工作事項，如未完成的審批流程、未歸還的共享文件等。四、信息平臺使用規范1.信息發布規范內容要求：信息發布應確保內容真實、準確、完整，語言規范、簡潔明了，避免出現錯別字、語病和歧義。發布的信息應具有針對性和實用性，能夠為員工提供有價值的參考。發布流程：信息發布人員應按照規定的信息發布流程進行操作，首先填寫信息發布申請表，詳細說明信息內容、發布范圍、發布時間等信息，經部門負責人審核通過后，提交至信息管理部門進行發布。重要信息需經公司領導審批后發布。信息更新：對于已發布的信息，如發現內容有誤或需要更新，發布人員應及時進行修改，并重新按照發布流程進行審核和發布。2.文件共享規范文件分類：員工應按照公司規定的文件分類標準，將共享文件放置在相應的文件夾中，以便于查找和管理。文件分類應清晰合理，避免出現文件混亂、重復等情況。文件命名：共享文件的命名應規范統一，能夠準確反映文件的內容和主題。文件名應包含文件的主要信息，如日期、項目名稱、文件類型等，便于快速識別和檢索。文件上傳：上傳共享文件時，應確保文件格式正確、內容完整，無病毒和惡意軟件。同時，應填寫詳細的文件描述，說明文件的用途、適用范圍等信息，以便其他員工更好地了解文件內容。文件下載與使用：員工在下載共享文件后，應妥善保管，不得擅自修改、傳播或用于非工作目的。如需對文件進行二次使用或共享，應事先征得文件所有者的同意。3.業務協同規范流程發起：員工在發起業務流程時，應仔細閱讀相關流程說明，按照規定填寫流程表單，確保信息準確、完整。流程表單中的必填項應全部填寫，不得遺漏重要信息。流程審批：審批人員應認真履行審批職責，對提交的業務流程進行嚴格審核。審批意見應明確、具體，如有不同意的情況，應詳細說明理由。審批人員應在規定的時間內完成審批，不得拖延。流程跟蹤與反饋：業務流程發起人和相關參與人員應及時跟蹤流程進展情況，確保流程順利進行。如發現流程出現異常情況，應及時與相關人員溝通協調，采取措施解決問題，并及時反饋處理結果。4.溝通交流規范即時通訊工具使用：員工在使用即時通訊工具進行溝通交流時，應注意語言文明、禮貌，不得使用侮辱性、攻擊性或不文明的語言。溝通內容應與工作相關，避免閑聊和無關話題。電子郵件使用：發送電子郵件時，應填寫準確的郵件主題，確保郵件內容清晰明了。郵件正文應條理清晰，重點突出，必要時可添加附件說明相關情況。收件人應及時查看郵件，并在規定時間內給予回復。對于重要郵件，應進行妥善保存，以備后續查閱。會議溝通：參加會議前，員工應提前做好準備，熟悉會議主題和議程，準備好相關資料。會議過程中，應認真傾聽他人發言，積極參與討論，不得隨意打斷他人。如有不同意見，應在合適的時機提出，共同探討解決方案。會議結束后，應及時整理會議紀要，并按照要求落實會議決議。五、信息安全管理1.賬號安全員工應妥善保管個人信息平臺賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用。如發現賬號存在異常情況，應及時通知信息管理部門進行處理。定期修改密碼，密碼應設置為強密碼，包含字母、數字和特殊字符，長度不少于規定位數。避免使用與個人信息相關的簡單密碼，如生日、電話號碼等。2.數據安全嚴格遵守公司的數據備份制度，定期對重要數據進行備份，確保數據的安全性和完整性。備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并分別存儲在不同的地點。不得擅自刪除、修改或破壞公司信息平臺上的數據。如需對數據進行調整或處理，應按照規定的流程進行操作，并經過相關部門和領導的審批。加強對移動存儲設備的管理，禁止在公司信息平臺上使用未經公司認可的移動存儲設備，防止病毒感染和數據泄露。如需使用移動存儲設備，應先進行病毒查殺，并確保設備安全可靠。3.網絡安全遵守公司的網絡安全規定，不得利用公司信息平臺進行非法網絡活動，如網絡攻擊、惡意軟件傳播、網絡賭博等。注意防范網絡詐騙，不輕易在信息平臺上透露個人敏感信息，如銀行卡號、密碼、驗證碼等。如收到可疑郵件或信息，應及時與信息管理部門聯系，核實情況。定期對辦公電腦進行病毒查殺和系統更新，確保電腦系統安全穩定運行。安裝防火墻和防病毒軟件，并及時更新病毒庫，防止外部網絡攻擊和病毒入侵。六、信息平臺監督與考核1.監督機制信息管理部門負責對公司信息平臺的使用情況進行日常監督，定期檢查信息發布、文件共享、業務協同等功能的使用情況，及時發現和糾正不規范的使用行為。設立信息平臺使用監督舉報郵箱和電話，鼓勵員工對發現的違規使用信息平臺的行為進行舉報。信息管理部門對舉報信息進行及時調查處理，并對舉報人給予適當的獎勵。2.考核辦法將員工信息平臺使用情況納入績效考核體系，考核內容包括信息發布的及時性和準確性、文件共享的規范性、業務協同的效率和質量、溝通交流的效果等方面。信息管理部門定期對員工信息平臺使用情況進行統計和分析，形成考核報告，提交給人力資源部門作為績效考核的依據。根據考核結果，對信息平臺使用表現優秀的員工給予表彰和獎勵，對違反規定的員工進行批評教育，并視情節輕重給予相應的處罰，如績效扣分、警告、辭退等。七、附則1.解釋權本制度由公司信息管理部門負責解