公司業(yè)務(wù)用章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)用章的管理，規(guī)范業(yè)務(wù)用章的使用行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有業(yè)務(wù)用章的管理。（三）定義1.業(yè)務(wù)用章：指公司在對(duì)外開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，用于簽署合同、協(xié)議、文件、信函等各類業(yè)務(wù)文件的印章，包括但不限于合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人章等。2.印章保管人：指負(fù)責(zé)保管公司業(yè)務(wù)用章的具體人員。二、業(yè)務(wù)用章的種類及用途（一）合同專用章用于簽署各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。（二）財(cái)務(wù)專用章用于辦理公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。（三）發(fā)票專用章用于開具公司對(duì)外銷售商品或提供服務(wù)的發(fā)票。（四）法人章用于辦理公司法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如銀行開戶、支票背書等。（五）其他業(yè)務(wù)用章根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)刻制的用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的印章，如報(bào)關(guān)專用章、投標(biāo)專用章等，其用途由公司另行規(guī)定。三、業(yè)務(wù)用章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.因業(yè)務(wù)需要刻制業(yè)務(wù)用章時(shí)，由使用部門填寫《業(yè)務(wù)用章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制印章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由行政部門統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。刻章單位應(yīng)具備合法資質(zhì)，并嚴(yán)格按照公安機(jī)關(guān)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行刻制。3.刻制完成的業(yè)務(wù)用章，應(yīng)在印章上注明啟用日期，并由行政部門負(fù)責(zé)登記備案。登記備案內(nèi)容包括印章名稱、編號(hào)、刻制日期、啟用日期、保管人等信息。（二）啟用1.新刻制的業(yè)務(wù)用章啟用前，行政部門應(yīng)將印章啟用通知發(fā)送至相關(guān)部門和人員，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管要求等事項(xiàng)。2.業(yè)務(wù)用章啟用時(shí)，應(yīng)由保管人在《業(yè)務(wù)用章使用登記表》上進(jìn)行首次登記，并加蓋印章印模。（三）廢止1.業(yè)務(wù)用章因磨損、遺失、變更名稱或業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)用章廢止申請表》，詳細(xì)說明廢止原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)將廢止的業(yè)務(wù)用章收回，并進(jìn)行妥善保管。保管期限為[X]年，期滿后由行政部門統(tǒng)一銷毀。3.行政部門應(yīng)在廢止業(yè)務(wù)用章后，及時(shí)更新《業(yè)務(wù)用章登記臺(tái)賬》，注明印章廢止日期，并通知相關(guān)部門和人員停止使用。四、業(yè)務(wù)用章的保管（一）保管原則1.業(yè)務(wù)用章應(yīng)實(shí)行專人保管制度，確保印章安全。保管人應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)等條件。2.業(yè)務(wù)用章應(yīng)保管在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.嚴(yán)禁將業(yè)務(wù)用章隨意放置或交予他人代管，確因工作需要臨時(shí)交接的，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并由交接雙方簽字確認(rèn)。（二）保管職責(zé)1.保管人應(yīng)妥善保管業(yè)務(wù)用章，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.保管人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用業(yè)務(wù)用章，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或超越審批權(quán)限使用印章。3.保管人應(yīng)建立《業(yè)務(wù)用章使用登記表》，對(duì)每一次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括使用日期、使用部門、使用人、文件名稱、文件編號(hào)、蓋章內(nèi)容、審批人等信息。4.保管人應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)用章的使用情況進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保印章使用記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（三）保管期限業(yè)務(wù)用章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因不再負(fù)責(zé)保管印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，將印章及相關(guān)資料移交給新的保管人。交接手續(xù)應(yīng)在行政部門的監(jiān)督下進(jìn)行，并由交接雙方簽字確認(rèn)。五、業(yè)務(wù)用章的使用（一）使用流程1.用章申請人填寫《業(yè)務(wù)用章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事項(xiàng)、文件名稱、文件編號(hào)、蓋章內(nèi)容、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.根據(jù)用章事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程如下：一般業(yè)務(wù)文件用章，由部門負(fù)責(zé)人審批。重要業(yè)務(wù)文件用章，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等用章，由公司總經(jīng)理審批。3.審批通過后，用章申請人將《業(yè)務(wù)用章使用申請表》及相關(guān)文件提交給業(yè)務(wù)用章保管人。4.保管人對(duì)用章申請進(jìn)行審核，確認(rèn)申請事項(xiàng)、審批手續(xù)齊全后，在用章申請人在場的情況下，按照規(guī)定的蓋章位置和要求加蓋印章，并在《業(yè)務(wù)用章使用登記表》上進(jìn)行登記。5.用章完畢后，保管人應(yīng)及時(shí)將印章收回并妥善保管，同時(shí)將《業(yè)務(wù)用章使用申請表》及相關(guān)文件歸檔保存。（二）使用要求1.業(yè)務(wù)用章必須在公司內(nèi)部使用，嚴(yán)禁攜帶業(yè)務(wù)用章外出使用。如因特殊情況確需外出使用的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由保管人陪同前往。2.用章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋在空白紙張上。3.嚴(yán)禁在未經(jīng)審批的文件、合同、協(xié)議等材料上加蓋業(yè)務(wù)用章。4.如發(fā)現(xiàn)已加蓋業(yè)務(wù)用章的文件存在錯(cuò)誤或需要修改的情況，應(yīng)及時(shí)收回原文件，并重新辦理用章申請手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)業(yè)務(wù)用章的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印章的保管、使用是否符合本制度規(guī)定，印章使用記錄是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（二）定期檢查行政部門定期對(duì)業(yè)務(wù)用章的保管情況進(jìn)行檢查，查看印章存放是否安全、保管設(shè)施是否完好、印章使用記錄是否規(guī)范等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)通知保管人進(jìn)行整改，并記錄在案。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用業(yè)務(wù)用章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用業(yè)務(wù)用章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。七、附則（