公司內部快遞管理制度一、總則（一）目的為了規范公司內部快遞的收發流程，提高工作效率，保障快遞的安全與準確傳遞，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中使用內部快遞進行文件、資料及物品傳遞的相關活動。（三）職責分工1.行政部門負責內部快遞收發點的日常管理，包括快遞的接收、存放、整理及發出等工作。定期盤點庫存快遞用品，如快遞單、信封、膠帶等，確保充足供應。對快遞收發情況進行統計和分析，每月向管理層匯報相關數據。負責協調與外部快遞公司的合作事宜，確保快遞服務質量。2.寄件人（員工）按照本制度規定的流程填寫快遞詳情單，準確提供收件人信息、寄件物品信息等。對所寄物品進行妥善包裝，確保在運輸過程中不受損壞。將填寫完整并包裝好的快遞交至行政部門指定的收發點。3.收件人在收到快遞通知后，及時到行政部門收發點領取快遞。領取快遞時，仔細核對快遞詳情單信息與所收物品是否一致，并在簽收單上簽字確認。如發現快遞有破損、丟失等異常情況，應立即向行政部門反映。二、快遞收發流程（一）寄件流程1.填寫快遞詳情單寄件人登錄公司內部辦公系統，下載并打印快遞詳情單模板。按照詳情單內容填寫寄件人姓名、部門、聯系方式、收件人姓名、部門、聯系方式、寄件物品名稱、數量、重量、體積等準確信息。在“內件品名及價值”欄詳細注明所寄物品的具體內容和預估價值，若為重要文件或貴重物品，需特別注明。2.包裝物品根據所寄物品的性質和特點進行妥善包裝。對于易碎物品，要用泡沫、氣墊等柔軟材料進行填充保護，確保物品在運輸過程中不會因碰撞而損壞。對于液體、粉末狀物品，要確保密封良好，防止泄漏。將物品放入合適的快遞包裝內，盡量減少空隙，避免物品在包裝內晃動。3.提交快遞寄件人將填寫完整并包裝好的快遞送至行政部門指定的收發點。在收發點，寄件人向行政人員說明快遞的基本情況，行政人員對快遞的包裝和詳情單填寫進行檢查。若發現問題，行政人員及時提醒寄件人進行修改或重新包裝；若無誤，行政人員在快遞詳情單上加蓋“已接收”印章，并記錄收件信息。（二）收件流程1.快遞通知行政部門在收到外部快遞公司送來的內部快遞后，及時通知收件人。通知方式包括在公司內部辦公系統發布收件通知、發送郵件提醒、張貼公告等，確保收件人能夠及時知曉快遞到達信息。2.領取快遞收件人收到通知后，在規定的工作時間內到行政部門收發點領取快遞。領取時，收件人需攜帶本人有效身份證件。行政人員核對收件人身份信息無誤后，將快遞交予收件人，并請收件人在快遞簽收單上簽字確認。3.檢查驗收收件人領取快遞后，應在收發點當場對快遞進行檢查驗收。查看快遞包裝是否完好無損，如有破損，需立即向行政人員提出，并與快遞公司人員共同確認破損情況。核對快遞詳情單上的信息與所收物品是否一致，包括收件人姓名、部門、寄件物品名稱、數量等。若發現所收物品與詳情單不符或有丟失情況，收件人應拒絕簽收，并及時向行政部門反映，行政部門負責與快遞公司溝通協調解決。三、快遞費用管理1.費用標準根據快遞公司提供的價格體系及公司實際業務需求，制定內部快遞費用標準。標準分為文件類和物品類，文件類快遞根據重量和距離確定收費標準；物品類快遞除考慮重量和距離外，還根據物品的體積進行計費。定期對快遞費用標準進行評估和調整，確保與市場價格水平相適應。2.費用結算行政部門每月末匯總當月內部快遞收發情況，包括寄件數量、收件數量、費用明細等。按照與外部快遞公司簽訂的合同，編制快遞費用結算清單，提交財務部門審核。財務部門審核無誤后，辦理費用支付手續，將快遞費用支付給快遞公司。3.費用報銷員工因工作需要寄件產生的快遞費用，按照公司費用報銷制度進行報銷。員工需在快遞詳情單上注明費用報銷事由，并粘貼好快遞詳情單及相關發票，按照規定的審批流程提交報銷申請。審批通過后，財務部門將報銷款項支付給員工。四、快遞安全與保密管理1.安全保障行政部門負責確保快遞收發點的安全，配備必要的安全設施，如監控設備、門禁系統等，防止快遞在收發過程中被盜、被損壞。要求外部快遞公司提供安全可靠的運輸服務，確保快遞在運輸過程中的安全。提醒寄件人對重要、貴重物品進行保價，降低運輸風險。2.保密規定涉及公司機密文件、商業秘密等敏感信息的快遞，寄件人應按照公司保密制度進行標注和包裝。行政部門在處理此類快遞時，嚴格遵守保密規定，確保信息不泄露。禁止在快遞詳情單上隨意填寫涉及公司機密的信息，如公司核心技術、客戶資料等。對于因工作需要接觸快遞信息的行政人員及其他相關人員，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。五、違規處理1.若寄件人未按照本制度規定填寫快遞詳情單，導致信息不準確或不完整，影響快遞送達的，給予警告處分，并要求寄件人及時更正信息。2.因寄件人包裝不當，造成所寄物品損壞或丟失的，由寄件人承擔相應責任，如物品價值損失、快遞費用損失等。若因寄件人故意隱瞞物品重要信息或違規包裝導致安全事故的，公司將視情節輕重給予進一步的紀律處分，直至解除勞動合同。3.收件人未在規定時間內領取快遞，導致快遞積壓或產生其他不良后果的，給予提醒談話。若多次出現此類情況，將在績效考核中予以扣分。4.對于在快遞收發過程中出現的違規行為，如私自拆開他人快遞、泄露快遞信息等，一經查實，將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、記過、降職、解除勞動合同等，同時追究相關人員的法律責任。5.行政部門工作人員在快遞管理工作中存在玩忽職守、徇私舞弊等行為的，公司將