公司內部文檔管理制度總則目的為加強公司內部文檔管理，確保公司各類文件資料的完整性、準確性、規范性和安全性，便于查閱、使用和保存，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的所有部門和員工。定義1.內部文檔：指公司在日常運營過程中形成的各類文件、資料、記錄、報表等，包括但不限于行政文件、業務文件、財務文件、人事文件等。2.文檔管理：涵蓋文檔的起草、審核、批準、發布、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等全過程管理。文檔分類與編號分類原則根據文檔的性質、來源、用途等因素進行分類，確保分類清晰、便于管理。具體分類1.行政類：包括公司組織架構、規章制度、會議紀要、工作計劃與總結、行政通知等。2.業務類：涉及公司各類業務活動的文件，如市場調研報告、銷售合同、項目方案、技術文檔等。3.財務類：財務報表、預算計劃、成本核算、審計報告等。4.人事類：員工檔案、招聘文件、培訓記錄、績效考核資料等。5.其他類：不屬于上述分類的其他特殊文檔。編號規則為便于文檔的識別和管理，對各類文檔進行統一編號。編號格式如下：[公司簡稱][年份][文檔類別代碼][流水號]例如：[ABC公司][2023][XZ][001]，其中“XZ”為行政類文檔類別代碼。文檔起草與審批起草要求1.文檔起草應主題明確、內容完整、邏輯清晰、語言規范。2.涉及多部門的文檔，應明確牽頭部門，相關部門共同參與起草，確保各方意見得到充分體現。3.重要文檔應進行必要的調研和論證，確保其可行性和有效性。審核流程1.一般文檔由起草部門負責人審核，確保內容符合公司政策和實際情況。2.重要文檔需提交相關分管領導審核，審核重點包括政策合規性、業務合理性、風險評估等。3.涉及公司重大決策或制度性文件，需經總經理辦公會或董事會審議通過。審批權限1.一般行政文件、業務文件由部門負責人審批。2.涉及財務、人事等重要領域的文件，分別由財務總監、人事總監審批。3.重大決策文件或制度性文件由總經理或董事長審批。文檔發布與歸檔發布方式1.經審批通過的文檔，根據其性質和受眾范圍，選擇合適的發布方式。2.一般性行政文件、業務文件可通過公司內部辦公系統發布，供員工查閱。3.重要制度性文件、涉及公司機密的文件，需以紙質版形式發布，并加蓋公司印章。歸檔要求1.文檔起草部門應在文件發布后[X]個工作日內，將紙質版和電子版文檔提交至公司檔案室歸檔。2.歸檔文檔應保持完整、整潔，按照分類和編號順序整理裝訂。3.電子文檔應按照統一的命名規則進行命名，并存儲在指定的服務器或存儲介質上。文檔保管檔案室管理1.設立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設備，如文件柜、防火防潮防蟲設施等。2.檔案室應指定專人負責管理，確保檔案的安全和有序存放。保管期限1.不同類型的文檔設定不同的保管期限，具體如下：行政類、業務類、財務類文檔：長期保存。人事類文檔：按照國家相關法律法規規定的期限保存。其他特殊文檔：根據其性質和公司要求確定保管期限。2.保管期限屆滿后，經檔案管理部門審核、相關領導批準，可進行銷毀處理。檔案清理1.定期對檔案室進行清理，清除已過期、無用或重復的文檔。2.清理過程中應做好記錄，確保檔案的完整性和可追溯性。文檔查閱與借閱查閱權限1.公司員工因工作需要查閱內部文檔，可通過公司內部辦公系統或到檔案室進行查閱。2.查閱一般性文檔需填寫《文檔查閱申請表》，經部門負責人批準后即可查閱。3.查閱重要或機密文檔，需經分管領導批準，并在檔案室指定地點查閱。借閱規定1.因特殊情況需要借閱文檔的，需填寫《文檔借閱申請表》，明確借閱期限和用途。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的文檔，不得轉借他人，不得擅自復制、涂改、銷毀。4.借閱到期后，借閱人應及時歸還文檔，檔案管理人員應對歸還文檔進行檢查，如有損壞或遺失，應追究借閱人的責任。文檔保密與安全保密措施1.涉及公司機密的文檔，應嚴格按照保密制度進行管理，明確保密級別和知悉范圍。2.對接觸機密文檔的人員進行保密培訓，簽訂保密協議，防止機密信息泄露。3.在文檔的存儲、傳輸和使用過程中，采取必要的加密措施，確保信息安全。安全防范1.檔案室應安裝監控設備，確保檔案存放場所的安全。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止火災、水災、盜竊等安全事故的發生。文檔修訂與廢止修訂程序1.隨著公司業務發展和內外部環境變化，需要對現有文檔進行修訂的，由原起草部門或相關部門提出修訂申請。2.修訂申請應說明修訂的原因、內容和范圍，按照文檔起草與審批流程進行審核和批準。3.修訂后的文檔應及時發布并更新歸檔，同時向相關部門和員工進行傳達。廢止規定1.因政策調整、業務變更等原因，原文檔不再適用的