公司內部用印管理制度一、總則（一）目的為加強公司內部用印管理，規范用印行為，維護公司印章的權威性和嚴肅性，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，公司所有部門和員工在涉及公司經營管理活動中使用印章的行為均適用本制度。（三）基本原則1.嚴格審批原則：用印必須經過規定的審批流程，未經批準不得用印。2.規范使用原則：印章使用應嚴格按照規定的用途、范圍和程序進行，確保用印文件合法、合規、真實、有效。3.安全保管原則：印章應指定專人負責保管，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。二、印章種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對外行使權力，具有最高法律效力。用于公司各類重要文件、合同、協議、證明、信函等的簽署。2.使用范圍：以公司名義簽訂的各類經濟合同、合作協議等。公司出具的各類公函、證明文件等。公司上報政府部門、監管機構等的重要文件。其他需要代表公司對外正式行文的文件。（二）法定代表人章1.用途：用于特定文件或票據上代表法定代表人的簽字，與公司公章共同使用時具有特定法律效力。2.使用范圍：法定代表人授權書等涉及法定代表人授權事項的文件。銀行支票、匯票等票據上的法定代表人簽章。（三）合同專用章1.用途：專門用于簽訂公司各類合同，明確合同的法律效力。2.使用范圍：公司簽訂的各類經濟合同、業務合同等。（四）財務專用章1.用途：用于公司財務核算、資金收付等財務相關業務，具有明確的財務法律效力。2.使用范圍：公司各類財務報表、財務憑證、發票等的蓋章。銀行賬戶開戶、銷戶、變更等相關文件的蓋章。公司資金收付的票據、支票、匯票等的蓋章。（五）部門章1.用途：用于各部門內部文件、資料的標識和確認，代表部門行使一定的管理職能。2.使用范圍：部門內部的通知、通報、報告等文件。部門與其他部門之間的一般性往來文件。經部門負責人批準的其他內部文件。三、印章管理職責（一）行政部1.負責公司印章的統一歸口管理，制定印章管理制度并組織實施。2.負責印章的刻制、啟用、廢止、收繳等工作。3.負責建立印章使用臺賬，記錄印章使用情況。4.負責對印章保管人員進行培訓和監督，確保印章使用安全。（二）印章保管人1.負責印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.嚴格按照規定的審批流程和用途使用印章，對用印文件進行審核，確保用印文件合法、合規、真實、有效。3.在用印過程中，對用印情況進行詳細登記，包括用印日期、文件名稱、用印份數、批準人等信息。4.定期將印章使用臺賬交行政部核對。（三）用印申請人1.在用印前，填寫《用印申請表》，詳細說明用印事由、文件名稱、用印份數等信息，并按照規定的審批流程提交申請。2.確保提交的用印文件合法、合規、真實、有效，對用印文件的內容和真實性負責。3.在用印后，及時將用印文件歸檔保存。（四）審批人1.按照規定的審批權限和流程，對用印申請進行審批，確保用印事項符合公司規定和利益。2.對用印文件的內容和真實性進行審核，對審批結果負責。四、印章的刻制、啟用、廢止與收繳（一）印章刻制1.因工作需要刻制公司印章的，由行政部提出申請，經公司法定代表人批準后，統一到公安機關指定的印章刻制單位刻制。2.刻制印章時，應向印章刻制單位提供公司營業執照副本復印件、法定代表人身份證明等相關資料，并明確印章的種類、規格、用途等要求。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政部應填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經公司法定代表人批準后，方可啟用。2.印章啟用時，行政部應將印章啟用信息通知相關部門和人員，并在公司內部進行公示。（三）印章廢止1.因公司名稱變更、機構調整、印章損壞等原因需要廢止印章的，由行政部提出申請，經公司法定代表人批準后，辦理印章廢止手續。2.印章廢止后，行政部應及時將廢止印章封存，并在公司內部進行公示。（四）印章收繳1.員工離職、崗位調動等原因不再使用公司印章的，應將所保管的印章及時交回行政部。2.行政部在收到員工交回的印章后，應進行核對，并辦理印章收繳手續。五、用印審批流程（一）一般用印審批流程1.用印申請人填寫《用印申請表》，詳細說明用印事由、文件名稱、用印份數等信息，并簽字確認。2.將《用印申請表》提交給部門負責人進行初審，部門負責人應審核用印事項是否符合部門工作需要和公司規定，對用印文件的內容和真實性進行審核，并簽字批準。3.初審通過后，將《用印申請表》提交給行政部進行審核，行政部應審核用印事項是否符合公司印章管理制度，對用印文件的格式、內容等進行審核，并簽字批準。4.行政部審核通過后，將《用印申請表》提交給公司分管領導進行審批，公司分管領導應根據審批權限對用印事項進行審批，并簽字批準。5.審批通過后，用印申請人將《用印申請表》及用印文件一并提交給印章保管人，印章保管人按照規定的用途和程序進行用印，并在用印申請表上加蓋印章使用記錄章。（二）重要文件用印審批流程1.對于涉及公司重大決策、重要合同、大額資金支出等重要文件的用印，除按照一般用印審批流程進行審批外，還需經公司法定代表人審批。2.用印申請人在填寫《用印申請表》后，依次提交部門負責人、行政部、公司分管領導審核，最后提交給公司法定代表人審批。3.公司法定代表人審批通過后，用印申請人將《用印申請表》及用印文件一并提交給印章保管人，印章保管人按照規定的用途和程序進行用印，并在用印申請表上加蓋印章使用記錄章。（三）緊急用印審批流程1.因工作緊急需要立即用印的，用印申請人可通過電話、郵件等方式向部門負責人、行政部、公司分管領導或公司法定代表人說明情況，并申請緊急用印。2.在獲得批準后，用印申請人應在事后及時補辦《用印申請表》，并按照一般用印審批流程進行后續審批。3.印章保管人在接到緊急用印通知后，應按照規定的用途和程序進行用印，并在用印申請表上加蓋印章使用記錄章。六、用印規范（一）用印位置1.公司公章、合同專用章、法定代表人章等重要印章應加蓋在文件首頁的右上角或騎縫處，確保印章清晰、完整。2.財務專用章應加蓋在財務相關文件規定的蓋章位置。3.部門章應加蓋在部門內部文件規定的蓋章位置。（二）用印方式1.印章應使用紅色印油，確保印章顏色鮮艷、清晰。2.用印時應使用專用的印章墊，避免印章直接接觸桌面等硬物，防止印章損壞。3.用印過程中應確保印章加蓋端正、清晰，不得歪蓋、斜蓋或重蓋。（三）用印份數1.用印份數應根據文件實際需要確定，不得隨意增加或減少用印份數。2.如需多份文件用印，應在《用印申請表》中注明用印份數，并確保每份文件用印清晰、一致。（四）用印登記1.印章保管人在用印過程中，應按照規定的格式對用印情況進行詳細登記，包括用印日期、文件名稱、用印份數、批準人等信息。2.用印登記應及時、準確、完整，不得漏登、錯登或不登。3.用印登記臺賬應妥善保管，以備查閱。七、印章的保管與存放（一）保管要求1.公司各類印章應指定專人負責保管，印章保管人應具備高度的責任心和保密意識，確保印章安全。2.印章保管人不得擅自將印章交與他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管的，應經行政部批準，并辦理相關交接手續。3.印章保管人應妥善保管印章存放的鑰匙、密碼等，不得隨意泄露。（二）存放地點1.公司公章、合同專用章、法定代表人章等重要印章應存放在公司保險柜中，保險柜鑰匙由印章保管人負責保管，密碼由行政部指定專人掌握。2.財務專用章應存放在公司財務部門的保險柜中，由財務部門指定專人負責保管。3.部門章應存放在各部門指定的安全地點，由部門負責人指定專人負責保管。八、監督與檢查（一）定期檢查1.行政部應定期對公司印章的使用情況進行檢查，檢查內容包括印章使用臺賬的登記情況、用印文件的審批情況、印章的保管情況等。2.定期檢查應形成書面報告，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司領導或行政部可根據工作需要，不定期對公司印章的使用情況進行抽查，確保印章使用規范、安全。2.抽查發現問題的，應及時責令相關責任人進行整改，并按照公司規定進行處理。（三）違規處理1.對于違反本制度規定使用印章的行為，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款、解除