公司內(nèi)部行文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部行文管理，確保公司各類文件的規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間、部門與員工之間、員工與員工之間的行文管理。（三）行文原則1.準(zhǔn)確性原則行文應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰，避免產(chǎn)生歧義或誤解。2.時(shí)效性原則行文應(yīng)及時(shí)、迅速，根據(jù)工作需要適時(shí)發(fā)出，確保信息傳遞的及時(shí)性。3.規(guī)范性原則行文應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，遵循統(tǒng)一的格式和規(guī)范要求。二、行文種類（一）通知適用于傳達(dá)公司各項(xiàng)決策、部署、要求及事項(xiàng)等。（二）報(bào)告用于向上級部門或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展、情況、問題及建議等。（三）請示當(dāng)部門或員工在工作中遇到超出自身權(quán)限或無法解決的問題時(shí)，向有關(guān)上級部門或領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)的行文。（四）批復(fù)上級部門或領(lǐng)導(dǎo)對下級部門或員工的請示給予答復(fù)的行文。（五）函用于公司與外部單位、部門之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等，以及公司內(nèi)部各部門之間商洽工作、協(xié)調(diào)事項(xiàng)等。（六）紀(jì)要用于記載和傳達(dá)公司會議主要精神和議定事項(xiàng)。三、行文格式（一）標(biāo)題1.一般由發(fā)文部門、事由和文種組成，如“人力資源部關(guān)于[具體事項(xiàng)]的通知”。2.標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括行文內(nèi)容。（二）主送單位行文的主要接收部門或個(gè)人，應(yīng)準(zhǔn)確填寫其全稱或規(guī)范簡稱。（三）正文1.開頭應(yīng)簡要說明行文的目的、依據(jù)或背景。2.主體部分應(yīng)詳細(xì)闡述行文內(nèi)容，層次分明，條理清晰。3.結(jié)尾部分應(yīng)根據(jù)不同的行文種類，使用恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)束語，如“特此通知”“請批示”“請予支持為盼”等。（四）附件如有相關(guān)附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及序號，并按照順序依次附上。附件應(yīng)與正文內(nèi)容緊密相關(guān)，且格式規(guī)范。（五）發(fā)文部門填寫行文的具體部門名稱，并加蓋部門印章。（六）發(fā)文日期注明行文的具體年月日。四、行文流程（一）起草1.相關(guān)部門或員工根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)起草行文內(nèi)容。2.起草人應(yīng)確保行文內(nèi)容符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，語言準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。3.涉及多個(gè)部門的行文，應(yīng)由主辦部門牽頭，組織相關(guān)部門共同研究起草，充分征求各方意見，確保行文內(nèi)容的可行性和協(xié)調(diào)性。（二）審核1.初稿完成后，起草部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對行文進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核行文內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否符合要求，語言表達(dá)是否清晰等。2.對于重要的行文，應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)職能部門進(jìn)行審核。審核人應(yīng)從政策法規(guī)、工作實(shí)際、格式規(guī)范等方面進(jìn)行全面審查，并提出修改意見。3.審核通過后的行文，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，確保行文質(zhì)量。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的行文，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。2.一般行文由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要行文或涉及多個(gè)部門的行文，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.簽發(fā)人應(yīng)對行文內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性負(fù)責(zé)，并簽署明確的意見和姓名、日期。（四）編號1.公司行文應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號，以便于管理和查詢。2.編號規(guī)則由公司辦公室制定，一般按照年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號的順序進(jìn)行編排。3.如“[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號]”，例如“2023HR001”。（五）印發(fā)1.辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的行文，進(jìn)行排版、校對、印刷，并加蓋公司印章。2.印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要確定，確保相關(guān)部門和人員能夠及時(shí)收到文件。3.辦公室應(yīng)做好行文的分發(fā)登記工作，記錄行文的發(fā)送部門、份數(shù)、日期等信息。（六）存檔1.行文印發(fā)后，辦公室應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將行文原件及相關(guān)資料進(jìn)行存檔。2.存檔的行文應(yīng)分類存放，便于查閱和管理。3.對于重要的行文，應(yīng)建立電子檔案，同時(shí)備份紙質(zhì)檔案，確保檔案資料的安全性和完整性。五、行文規(guī)范（一）語言表達(dá)1.使用規(guī)范的漢字和標(biāo)點(diǎn)符號，避免使用生僻字、異體字和錯(cuò)別字。2.語言簡潔明了，避免冗長、復(fù)雜的表述，做到通俗易懂。3.條理清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)前后矛盾、指代不明等問題。（二）格式要求1.標(biāo)題字體一般為宋體加粗，二號字，居中排列。2.主送單位字體為宋體，三號字，頂格書寫，后加冒號。3.正文格式為宋體，小四號字，段落間距為1.5倍行距。4.一級標(biāo)題字體為宋體加粗，四號字；二級標(biāo)題字體為宋體加粗，小四號字。5.附件名稱字體為宋體，小四號字，在正文后空一行，左起空兩格注明“附件：[附件名稱]”，如有多個(gè)附件，應(yīng)依次注明序號和名稱。6.發(fā)文部門和發(fā)文日期字體為宋體，小四號字，位于正文右下角。7.頁碼一般位于頁面底部居中，格式為宋體，小五號字。（三）保密要求1.涉及公司機(jī)密信息的行文，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定，標(biāo)明密級，并采取相應(yīng)的保密措施。2.嚴(yán)格控制行文的發(fā)放范圍，確保機(jī)密信息不泄露。3.對于需要銷毀的涉密行文，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止信息外流。（四）緊急程度根據(jù)行文內(nèi)容的緊急程度，可分為“特急”“加急”“平急”。1.“特急”文件應(yīng)在最短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)接收部門或個(gè)人，并及時(shí)辦理。2.“加急”文件應(yīng)優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)工作。3.“平急”文件應(yīng)按照正常流程辦理。六、行文管理（一）文件登記1.辦公室應(yīng)建立行文登記臺賬，對公司內(nèi)部行文進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括行文編號、標(biāo)題、主送單位、發(fā)文部門、發(fā)文日期、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍、簽收記錄等。（二）文件傳閱1.對于需要傳閱的行文，辦公室應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序，及時(shí)將文件傳遞給相關(guān)人員。2.傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞。3.傳閱過程中，如有領(lǐng)導(dǎo)批示或相關(guān)意見，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并反饋給相關(guān)部門或人員。（三）文件催辦1.辦公室應(yīng)對重要行文的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件能夠得到及時(shí)處理。2.對于超過規(guī)定辦理期限仍未處理的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)了解原因，并向有關(guān)部門或人員發(fā)出催辦通知。（四）文件歸檔1.行文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將文件原件及相關(guān)資料移交辦公室進(jìn)行歸檔。2.辦公室應(yīng)定期對歸檔的行文進(jìn)行整理、分類、編目，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（五）文件查詢1.公司員工因工作需要查詢相關(guān)行文時(shí)，應(yīng)向辦公室提出申請，并填寫文件查詢申請表。2.辦公室應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提供相關(guān)文件的復(fù)印件或電子文檔。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)妥善保管所查詢的文件資料，不得擅自復(fù)印、傳播或用于其他非工作用途。七、違規(guī)處理（一）對違反本制度規(guī)定的行文，辦公室有權(quán)退回行文起草部門，要求重新按