公司出納資料管理制度一、總則（一）目的為了加強公司出納資料的管理，規范出納工作流程，確保公司財務信息的安全、準確、完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的出納人員。（三）基本原則1.合法性原則：出納資料的管理應符合國家法律法規及公司相關制度的要求。2.準確性原則：確保出納資料記錄準確、計算無誤，如實反映公司財務狀況和資金流動情況。3.完整性原則：涵蓋出納工作涉及的各類憑證、賬簿、報表等資料，保證資料的全面性。4.保密性原則：嚴格保密出納資料，防止信息泄露，保障公司財務安全。5.及時性原則：及時整理、歸檔和保管出納資料，以便于查詢和使用。二、出納資料的分類及內容（一）原始憑證1.發票：包括增值稅專用發票、增值稅普通發票、普通發票等，是公司經濟業務發生的重要證明。2.收據：用于收取款項的憑證，如現金收據、往來收據等。3.報銷單：員工報銷費用時填寫的單據，附有所報銷費用的相關發票及說明。4.借款單：員工因工作需要向公司借款時填寫的憑證。5.銀行回單：銀行收付款業務的原始記錄，如進賬單、支票存根、電匯憑證等。（二）記賬憑證根據審核無誤的原始憑證編制的，記錄公司經濟業務的會計分錄憑證，是登記賬簿的依據。（三）賬簿1.現金日記賬：由出納人員根據現金收付業務，按照時間順序逐筆登記，反映現金的收入、支出和結存情況。2.銀行存款日記賬：記錄銀行存款的收支情況，根據銀行收付款憑證及相關原始憑證進行登記。（四）報表1.資金日報表：每日反映公司現金及銀行存款的收支情況、資金余額等信息。2.其他報表：根據公司管理需要或相關部門要求編制的與出納工作相關的報表，如資金變動表等。（五）重要文件及合同1.銀行開戶許可證：公司在銀行開立賬戶的法定憑證。2.印鑒卡：記錄公司預留銀行印鑒的卡片。3.借款合同：涉及公司對外借款或貸款的合同文件。4.其他與資金管理相關的重要合同：如融資租賃合同、資金托管協議等。三、出納資料的收集與整理（一）收集要求1.出納人員應在經濟業務發生后及時收集相關原始憑證，確保憑證的真實性、完整性和合法性。2.對于外來原始憑證，應檢查憑證上是否加蓋填制單位公章或財務專用章，是否有經辦人員簽名或蓋章，憑證內容是否齊全、清晰。3.對于自制原始憑證，如報銷單、借款單等，應確保填寫規范、內容準確，相關審批手續齊全。（二）整理方法1.按照業務類型對原始憑證進行分類，如將費用報銷憑證、現金收款憑證、銀行付款憑證等分別歸類。2.對同類原始憑證按照時間順序進行排列，以便于查找和核對。3.對于紙張大小不一致的原始憑證，應進行折疊或粘貼，使其規格統一，便于裝訂。4.在原始憑證上注明經濟業務的簡要說明、日期、金額等關鍵信息，以便于快速識別和理解。四、出納資料的審核（一）審核內容1.真實性審核：檢查原始憑證所反映的經濟業務是否真實發生，是否存在虛假交易或事項。2.合法性審核：審核原始憑證是否符合國家法律法規和公司財務制度的規定，如發票是否合規、報銷手續是否齊全等。3.完整性審核：查看原始憑證的各項內容是否填寫完整，包括憑證名稱、填制日期、填制單位、接受單位、經濟業務內容、數量、單價、金額、經辦人員簽名或蓋章等。4.準確性審核：核對原始憑證上的金額計算是否正確，大小寫金額是否一致，數字是否清晰無誤。（二）審核流程1.出納人員在收集整理原始憑證后，首先進行自我審核，確保所提供的資料符合上述審核內容要求。2.將審核后的原始憑證及相關資料提交給會計主管進行再次審核。會計主管應認真核對憑證的各項內容，對于存在疑問或不符合規定的憑證，及時與出納人員溝通并要求其補充或更正。3.經會計主管審核無誤的原始憑證，方可作為編制記賬憑證的依據。五、出納資料的編制與登記（一）記賬憑證的編制1.出納人員根據審核后的原始憑證，按照會計制度規定的會計科目和記賬規則編制記賬憑證。2.記賬憑證應填寫日期、憑證編號、摘要、會計科目、金額、附件張數等內容，確保摘要簡明扼要、準確反映經濟業務內容，會計科目使用正確，金額與原始憑證一致。3.在記賬憑證上加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會計主管的印章，以示責任明確。（二）賬簿的登記1.現金日記賬的登記出納人員應根據現金收款憑證和現金付款憑證，按照業務發生順序逐日逐筆登記現金日記賬。每日終了，應計算當日現金收入合計數、現金支出合計數和結余數，并將結余數與實際庫存現金數進行核對，做到賬實相符。如發現賬款不符，應及時查明原因并進行處理。2.銀行存款日記賬的登記根據銀行收款憑證、銀行付款憑證及所附原始憑證，逐筆登記銀行存款日記賬。定期與銀行對賬單進行核對，至少每月核對一次。如有未達賬項，應編制銀行存款余額調節表，調節相符。六、出納資料的保管（一）保管期限1.原始憑證、記賬憑證、賬簿等出納資料的保管期限按照國家法律法規和會計制度的規定執行。一般情況下，原始憑證、記賬憑證保管期限為30年，賬簿保管期限為30年。2.重要文件及合同應長期保管，直至該事項終結或不再具有保存價值。（二）保管方式1.紙質資料保管出納人員應將整理好的原始憑證、記賬憑證、賬簿等紙質資料分類裝訂成冊，并在封面上注明資料名稱、年度、月份、起止日期、憑證張數等信息。裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保管。裝訂后的資料應存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序排列，以便于查找。2.電子資料保管對于電子形式的出納資料，如電子發票、電子記賬憑證等，應進行備份存儲。備份可采用光盤、移動硬盤等存儲介質，并定期進行檢查和更新，確保數據的安全性和完整性。電子資料應按照一定的命名規則進行分類存儲，便于識別和檢索。同時，應設置相應的訪問權限，防止未經授權的人員訪問和修改電子資料。（三）保管要求1.保管出納資料的場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保資料的安全。2.定期對保管的出納資料進行清查盤點，檢查資料的完整性和保管狀況。如發現資料損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取相應的補救措施。3.出納人員因工作調動或離職時，應辦理資料交接手續，確保資料的連續性和完整性。交接手續應包括交接清單的編制、交接雙方的簽字確認等環節。七、出納資料的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱出納資料的，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經相關部門負責人或授權人員批準。2.外部單位或個人因審計、稅務檢查等原因需要查閱公司出納資料的，應持有合法有效的證明文件，并按照公司規定的程序辦理查閱手續。查閱申請表應經公司財務負責人及法定代表人批準。（二）查閱程序1.查閱人員應在指定的場所查閱出納資料，查閱過程中不得擅自將資料帶出指定場所。如需復印或摘錄相關資料，應經資料保管人員同意，并按照規定進行登記。2.查閱人員應愛護出納資料，不得在資料上涂改、標記、污損或撕毀。查閱結束后，應及時將資料歸還資料保管人員，并辦理歸還手續。（三）使用限制1.出納資料僅供查閱和用于公司內部財務管理、審計、稅務申報等相關工作，未經公司書面授權，不得將資料提供給其他任何單位或個人使用。2.嚴禁利用出納資料進行任何違法違規活動，如泄露公司商業秘密、謀取私利等。八、出納資料的銷毀（一）銷毀條件出納資料在保管期限屆滿且已不再具有保存價值的情況下，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.由財務部門提出出納資料銷毀申請，詳細說明擬銷毀資料的名稱、年度、數量、保管期限等信息，并提交公司管理層審批。2.經公司管理層批準后，由財務部門會同檔案管理部門共同組織資料銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀資料清