公司辦公庫房管理制度總則目的為加強公司辦公庫房的管理，規范辦公物資的采購、存儲、使用和盤點等流程，確保辦公物資的合理配置與有效利用，保障公司日常辦公的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的辦公庫房管理。基本原則1.統一管理原則：辦公庫房由公司統一規劃、管理，確保物資管理的規范化和標準化。2.合理儲備原則：根據公司業務需求和實際情況，合理確定物資儲備量，避免積壓和浪費。3.高效利用原則：提高物資的使用效率，優化物資調配，降低運營成本。4.責任清晰原則：明確各部門及相關人員在辦公庫房管理中的職責，做到責任到人。管理職責庫房管理部門職責1.負責辦公庫房的日常管理工作，包括物資的出入庫管理、存儲保管、庫存盤點等。2.制定和完善辦公庫房管理制度及相關流程，并監督執行。3.根據公司業務需求，合理編制物資采購計劃，確保物資供應的及時性和準確性。4.定期對庫存物資進行清查盤點，及時發現和處理庫存異常情況，保證賬實相符。5.加強與各部門的溝通協調，了解物資需求動態，提供優質的物資管理服務。采購部門職責1.根據庫房管理部門提供的物資采購計劃，負責辦公物資的采購工作。2.嚴格按照公司采購流程，選擇合格的供應商，確保采購物資的質量和價格合理。3.及時跟進采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題。4.負責采購物資的驗收工作，確保物資符合采購要求。使用部門職責1.負責本部門辦公物資的需求申報，明確物資的規格、型號、數量等要求。2.按照規定的流程領用辦公物資，合理使用并妥善保管，避免浪費和損壞。3.定期對本部門使用的辦公物資進行盤點，協助庫房管理部門做好庫存清查工作。4.及時反饋辦公物資的使用情況和質量問題，提出改進建議。物資采購管理采購計劃制定1.各部門應于每月[具體日期]前，根據本部門下月度的工作任務和物資消耗情況，填寫《辦公物資采購申請表》，詳細列出所需物資的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息，提交至庫房管理部門。2.庫房管理部門對各部門提交的采購申請進行匯總、審核，結合庫存情況，編制月度辦公物資采購計劃。對于臨時急需的物資，可填寫《臨時辦公物資采購申請表》，經相關領導審批后，由庫房管理部門及時安排采購。3.采購計劃應明確物資的采購數量、采購時間、采購預算等內容，并報公司領導審批。經批準后的采購計劃作為采購工作的依據。供應商選擇與管理1.采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估。選擇供應商時，應優先考慮具有良好口碑、產品質量可靠、價格合理、交貨及時的供應商。2.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交至庫房管理部門備案。3.定期對供應商進行評估和考核，根據供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等情況，調整供應商名錄。對于表現不佳的供應商，應及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應終止合作。采購流程1.采購部門根據批準的采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應明確物資的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求組織生產和發貨，并及時將發貨信息反饋給采購部門。3.采購部門應跟蹤采購訂單的執行情況，確保物資按時、按質、按量到貨。對于因特殊原因可能影響交貨期的情況，供應商應提前通知采購部門，并協商解決方案。4.物資到貨后，采購部門應及時通知庫房管理部門進行驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準，對物資的數量、規格、型號、質量等進行仔細核對，確保物資符合要求。如發現物資存在質量問題或數量短缺等情況，應及時與供應商聯系，要求其負責退換或補貨。物資入庫管理入庫準備1.庫房管理部門在物資到貨前，應做好入庫準備工作，包括安排好存放位置、準備好驗收工具等。2.根據采購合同和相關標準，制定物資驗收方案，明確驗收的方法、標準、流程等內容。驗收流程1.物資到貨后，庫房管理部門驗收人員應首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括物資名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。2.按照驗收方案對物資的質量進行檢驗，可采用抽檢、全檢等方式。對于重要物資或質量要求較高的物資，應進行嚴格的檢驗。檢驗內容包括物資的外觀、性能、功能等方面。3.對物資的數量進行清點，確保實際到貨數量與送貨單和采購訂單一致。如發現數量不符，應及時與供應商溝通，查明原因并處理。4.驗收合格的物資，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并填寫《辦公物資入庫單》，注明物資名稱、規格、型號、數量、入庫日期、供應商等信息。入庫單一式三聯，一聯留存庫房管理部門作為庫存記賬憑證，一聯交采購部門作為付款依據，一聯交財務部門作為入賬憑證。5.驗收不合格的物資，應填寫《物資驗收不合格報告》，詳細說明不合格情況及原因，并及時通知采購部門與供應商協商處理。不合格物資不得入庫，應在規定時間內由供應商負責退換或補貨。入庫登記1.庫房管理部門應及時將驗收合格的物資按照類別、規格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應詳細記錄物資的入庫日期、名稱、規格、型號、數量、供應商等信息，確保賬物相符。2.對于貴重物資、易燃易爆物資等特殊物資，應單獨設立存放區域，并采取相應的安全防護措施。物資存儲管理存儲環境要求1.庫房應保持干燥、通風良好，溫度、濕度應符合物資存儲要求。對于有特殊存儲要求的物資，如電子設備、精密儀器等，應配備相應的溫濕度控制設備。2.庫房應設置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保物資存儲安全。定期對庫房的安全設施進行檢查和維護，確保其正常運行。物資擺放原則1.物資應按照類別、規格、型號等進行分類擺放，標識清晰，便于查找和管理。2.遵循先進先出的原則，確保物資在有效期內使用，避免積壓過期。3.對于重量較大、體積較大的物資，應存放在底層或便于搬運的位置；對于易碎、易損物資，應采取相應的防護措施，單獨存放。庫存盤點1.庫房管理部門應定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點分為月度小盤點和年度大盤點。月度小盤點于每月末進行，年度大盤點于每年年末進行。2.盤點前，庫房管理部門應制定盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等內容。盤點人員應認真核對物資的數量、規格、型號等信息，如實記錄盤點結果。3.盤點結束后，應編制《庫存盤點表》，將盤點結果與庫存臺賬進行核對。如發現賬實不符，應及時查明原因，并填寫《庫存盤盈盤虧報告》，報相關領導審批后進行處理。4.對于盤盈的物資，應查明原因，經批準后調整庫存臺賬；對于盤虧的物資，應根據不同情況進行處理，屬于正常損耗的，經批準后核銷；屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。物資領用管理領用流程1.使用部門如需領用辦公物資，應填寫《辦公物資領用申請表》，注明物資名稱、規格、型號、數量、領用用途等信息，經部門負責人審批后，提交至庫房管理部門。2.庫房管理部門根據庫存情況和審批后的領用申請，辦理物資出庫手續。發放物資時，應核對領用申請表與庫存臺賬的一致性，確保物資準確無誤發放。3.物資發放后，庫房管理部門應在庫存臺賬上記錄物資的出庫日期、領用部門、物資名稱、規格、型號、數量等信息，并更新庫存余額。同時，在《辦公物資領用申請表》上簽字確認，一聯留存庫房管理部門，一聯交領用部門，一聯交財務部門。領用限額管理1.為合理控制辦公物資的消耗，公司對部分常用辦公物資實行領用限額管理。各部門應根據本部門的實際工作需求，在規定的領用限額內領用物資。2.領用限額標準由庫房管理部門根據歷史數據和實際情況制定，并報公司領導審批后執行。如因工作需要確需超出領用限額的，應填寫《辦公物資超限額領用申請表》，經相關領導審批后，方可領用。特殊物資領用管理1.對于貴重物資、易燃易爆物資、危險化學品等特殊物資，領用部門應填寫《特殊辦公物資領用申請表》，詳細說明領用用途、用量等信息，并經相關部門負責人和公司領導審批后，方可領用。2.庫房管理部門在發放特殊物資時，應嚴格按照審批后的領用申請表進行發放，并做好發放記錄。領用人員應嚴格按照規定的操作規程使用特殊物資，確保安全。物資報廢與處置管理報廢條件1.物資已超過使用年限，且無法正常使用或維修的。2.因技術更新、產品換代等原因，已被淘汰的物資。3.因自然災害、意外事故等原因造成損壞，無法修復使用的物資。4.其他符合報廢條件的物資。報廢申請與審批1.使用部門發現物資符合報廢條件時，應填寫《辦公物資報廢申請表》，詳細說明物資名稱、規格、型號、購置日期、報廢原因等信息，并提交至庫房管理部門。2.庫房管理部門對報廢申請進行初步審核，核實物資的實際情況。如審核通過，將報廢申請表提交至財務部門進行資產核銷審核。3.財務部門審核通過后，報公司領導審批。經批準后的報廢申請作為物資報廢處置的依據。報廢處置1.對于批準報廢的物資，庫房管理部門應按照公司相關規定進行處置。可采用變賣、捐贈、報廢回收等方式進行處理。2.在報廢處置過程中，應做好相關記錄，包括報廢物資名稱、規格、型號、數量、處置方式、處置時間、收入情況等信息。處置收入應及時上繳公司財務部門。3.對于涉密物資的報廢處置，應按照國家有關保密規定進行處理，確保信息安全。監督與檢查內部審計監督公司內部審計部門定期對辦公庫房管理情況進行審計監督，檢查物資采購、入庫、存儲、領用、報廢等環節的合規性和準確性，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。日常檢查庫房管理部門應加強對辦公庫房的日常檢查，包括物資存儲狀況、安全設施運行情況、庫存臺賬記錄等方面。發現問題應及