公司辦公用品大件管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公用品大件的管理，規范采購、使用、維護及報廢等流程，合理控制費用，提高資產使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構所有辦公用品大件的管理，包括但不限于辦公家具、辦公設備等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司對辦公用品大件實行統一規劃、統一采購、統一調配、統一處置。2.合理配置原則：根據工作實際需要，合理配置辦公用品大件，避免浪費。3.成本效益原則：在滿足工作需求的前提下，降低采購成本和使用成本，提高經濟效益。4.規范操作原則：嚴格按照規定的流程和標準進行辦公用品大件的管理，確保各項工作規范、有序。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定辦公用品大件的年度采購計劃，并組織實施采購工作。2.建立辦公用品大件臺賬，詳細記錄辦公用品大件的采購、領用、使用、維護、報廢等情況。3.負責辦公用品大件的驗收、入庫、保管及發放工作。4.定期對辦公用品大件進行盤點，確保賬實相符。5.負責協調辦公用品大件的維修、保養及報廢處置工作。（二）使用部門1.根據工作需要，向行政部門提出辦公用品大件的領用申請。2.負責本部門領用辦公用品大件的日常使用和保管，確保資產安全、完整。3.配合行政部門做好辦公用品大件的盤點、維修、保養及報廢處置等工作。（三）財務部門1.負責審核辦公用品大件的采購預算和費用報銷。2.對辦公用品大件的采購、使用及處置等情況進行財務監督。三、采購管理（一）采購計劃1.行政部門應于每年年底前，根據公司下一年度的工作規劃和實際需求，結合現有辦公用品大件的使用狀況，編制下一年度辦公用品大件采購計劃。采購計劃應包括采購項目、規格型號、數量、預算金額等內容。2.采購計劃經公司分管領導審核后，報總經理審批。審批通過后的采購計劃作為年度采購工作的依據。（二）采購方式1.對于金額較大、技術復雜或有特殊要求的辦公用品大件采購項目，應采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式進行采購。2.對于金額較小、采購頻率較高的辦公用品大件采購項目，可采用詢價采購、定點采購等方式進行采購。（三）采購流程1.采購申請：使用部門根據工作需要，填寫《辦公用品大件采購申請表》，詳細說明采購項目、規格型號、數量、預算金額、申請理由等內容，并經部門負責人簽字后報行政部門。2.采購審批：行政部門對采購申請進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。審批通過后的采購申請交采購人員辦理采購手續。3.采購實施：采購人員根據審批通過的采購申請，按照規定的采購方式進行采購。在采購過程中，應嚴格遵守相關法律法規和公司的采購制度，確保采購過程公開、公平、公正。4.驗收付款：辦公用品大件到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收。驗收合格后，采購人員憑發票、驗收單等憑證辦理報銷手續，財務部門審核無誤后予以付款。四、領用管理（一）領用申請使用部門如需領用辦公用品大件，應填寫《辦公用品大件領用申請表》，詳細說明領用項目、規格型號、數量、領用理由等內容，并經部門負責人簽字后報行政部門。（二）領用審批行政部門對領用申請進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。審批通過后的領用申請交倉庫管理人員辦理領用手續。（三）領用發放倉庫管理人員根據審批通過的領用申請，按照辦公用品大件臺賬記錄的庫存情況進行發放。發放時，應要求領用人在《辦公用品大件領用登記表》上簽字確認。五、使用管理（一）使用部門應指定專人負責本部門辦公用品大件的日常管理，確保資產安全、完整。（二）使用人員應按照操作規程正確使用辦公用品大件，不得擅自拆卸、改裝、轉借或挪作他用。如發現辦公用品大件出現故障或損壞，應及時通知行政部門進行維修。（三）行政部門應定期對辦公用品大件的使用情況進行檢查，發現問題及時督促使用部門進行整改。六、維護管理（一）維護計劃行政部門應根據辦公用品大件的使用狀況和使用壽命，制定年度維護計劃。維護計劃應包括維護項目、維護時間、維護責任人等內容。（二）維護實施行政部門按照維護計劃組織實施辦公用品大件的維護工作。對于一些專業性較強的維護工作，可委托專業維修機構進行。（三）維護記錄行政部門應建立辦公用品大件維護記錄檔案，詳細記錄每次維護的時間、內容、維修費用等情況。維護記錄檔案應妥善保管，以備查閱。七、報廢管理（一）報廢條件辦公用品大件符合下列條件之一的，可申請報廢：1.已超過規定使用年限，且無法正常使用的。2.因技術進步、設備更新等原因，已被淘汰或不再適用的。3.因自然災害、意外事故等原因，已損壞且無法修復的。4.其他經公司認定需要報廢的情況。（二）報廢申請使用部門發現辦公用品大件符合報廢條件的，應填寫《辦公用品大件報廢申請表》，詳細說明報廢原因、資產名稱、規格型號、購置時間、購置金額等內容，并經部門負責人簽字后報行政部門。（三）報廢鑒定行政部門收到報廢申請后，應組織相關人員對申請報廢的辦公用品大件進行鑒定。鑒定人員應根據報廢條件，對資產的實際狀況進行評估，提出鑒定意見。（四）報廢審批經鑒定確需報廢的辦公用品大件，由行政部門填寫《辦公用品大件報廢審批表》，報公司分管領導審核后，報總經理審批。審批通過后的報廢申請交行政部門辦理報廢處置手續。（五）報廢處置行政部門按照審批通過的報廢申請，對報廢的辦公用品大件進行處置。處置方式包括出售、捐贈、報廢銷毀等。對于有利用價值的報廢辦公用品大件，可進行出售或捐贈；對于無利用價值的報廢辦公用品大件，應進行報廢銷毀，并做好記錄。八、盤點管理（一）盤點計劃行政部門應定期組織辦公用品大件的盤點工作，盤點計劃應包括盤點時間、盤點范圍、盤點人員等內容。盤點時間原則上每年不少于一次。（二）盤點實施盤點人員按照盤點計劃對辦公用品大件進行逐一清點，并填寫《辦公用品大件盤點表》。盤點過程中，如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行記錄。（三）盤點報告盤點結束后，行政部門應根據盤點結果編制《辦公用品大件盤點報告》，詳細說明盤點情況、賬實差異原因及處理建議等內容。盤點報告經部門負責人審核后，報公司分管領導和總經理。（四）差異處理對于盤點中發現的賬實不符情況，行政部門應及時進行調查核實，并根據差異原因進行相應的處理。如因管理不善導致資產丟失、損壞的，應追究相關人員的責任；如因賬務處理錯誤導致賬實不符的，應及時調整賬務。九、監督檢查（一）公司審計部門應定期對辦公用品大件的管理情況進行審計監督，檢查采購、