分公司材料采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范分公司材料采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，保證材料質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門(mén)及所屬項(xiàng)目涉及的各類(lèi)材料采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、輔助材料、構(gòu)配件、設(shè)備等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)材料符合項(xiàng)目要求。4.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。5.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度、生產(chǎn)計(jì)劃等，定期對(duì)材料需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，并填寫(xiě)《材料需求預(yù)測(cè)表》。2.需求預(yù)測(cè)應(yīng)考慮項(xiàng)目變更、季節(jié)性因素、市場(chǎng)變化等因素，確保預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性。（二）采購(gòu)計(jì)劃編制1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)各部門(mén)提交的《材料需求預(yù)測(cè)表》，結(jié)合庫(kù)存情況，編制月度采購(gòu)計(jì)劃，并填寫(xiě)《月度采購(gòu)計(jì)劃表》。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確材料名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。3.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，并注明緊急原因。（三）采購(gòu)計(jì)劃審批1.《月度采購(gòu)計(jì)劃表》編制完成后，需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。（四）采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整1.在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因項(xiàng)目變更、市場(chǎng)變化等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。2.《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.對(duì)于新供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、售后服務(wù)能力等，填寫(xiě)《供應(yīng)商考察報(bào)告》。3.根據(jù)考察結(jié)果，采購(gòu)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，選擇合格的供應(yīng)商，并建立《合格供應(yīng)商名錄》。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.評(píng)估方式可采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等方法，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如增加訂單量、給予價(jià)格優(yōu)惠等。2.同時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)于違反合同約定的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作等。四、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明材料名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)其進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)需求的合理性、采購(gòu)方式的合規(guī)性等。2.對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，需報(bào)分公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等，具體采購(gòu)方式應(yīng)根據(jù)采購(gòu)金額、采購(gòu)性質(zhì)等因素確定。3.對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)。4.對(duì)于詢價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，收集報(bào)價(jià)信息，進(jìn)行比較分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。5.對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。6.對(duì)于單一來(lái)源采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)的原因，并報(bào)分公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核，確保合同的合法性、有效性。（五）訂單跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立訂單跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保材料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問(wèn)題。（六）到貨驗(yàn)收1.材料到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.使用部門(mén)應(yīng)按照合同約定及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《材料驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收情況。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的材料，使用部門(mén)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的材料，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（七）付款管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定及驗(yàn)收情況，及時(shí)辦理付款手續(xù)。2.付款申請(qǐng)需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分公司財(cái)務(wù)部門(mén)審批。3.財(cái)務(wù)部門(mén)按照審批通過(guò)的付款申請(qǐng)進(jìn)行付款，并做好相關(guān)賬務(wù)處理。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別可采用頭腦風(fēng)暴法、德?tīng)柗品ǖ确椒ǎ顚?xiě)《采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別表》。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，填寫(xiě)《采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表》。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類(lèi)管理，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、實(shí)施時(shí)間等，確保措施的有效執(zhí)行。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、采購(gòu)流程合規(guī)性、供應(yīng)商管理情況、合同簽訂與執(zhí)行情況等。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（二）外部審計(jì)1.公司可委托外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，以確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，公司應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告進(jìn)行整改。