外貿(mào)公司會(huì)客室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范外貿(mào)公司會(huì)客室的使用與管理，提高公司形象，確保會(huì)客活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及來訪的客戶、合作伙伴等相關(guān)人員。（三）基本原則1.確保會(huì)客活動(dòng)的有序進(jìn)行，保障公司正常辦公秩序。2.提供舒適、整潔、安全的會(huì)客環(huán)境。3.合理安排會(huì)客室資源，提高使用效率。二、會(huì)客室管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)會(huì)客室的日常管理，包括衛(wèi)生清潔、設(shè)備維護(hù)等。2.制定會(huì)客室使用計(jì)劃，合理安排會(huì)客室的使用時(shí)間。3.對會(huì)客室的使用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門會(huì)客活動(dòng)的組織和安排，提前向行政部門預(yù)約會(huì)客室。2.教育本部門員工遵守會(huì)客室管理制度，愛護(hù)會(huì)客室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備。3.配合行政部門做好會(huì)客室的管理工作。（三）來訪人員1.遵守公司會(huì)客室管理制度，聽從公司人員的安排。2.愛護(hù)會(huì)客室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)客室的整潔。三、會(huì)客室使用規(guī)定（一）預(yù)約流程1.各部門因業(yè)務(wù)需要使用會(huì)客室時(shí)，應(yīng)提前[X]小時(shí)填寫《會(huì)客室使用申請表》，注明會(huì)客時(shí)間、來訪人員姓名、單位、事由等信息，提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)會(huì)客室的使用情況進(jìn)行審核，如無沖突，予以批準(zhǔn)，并將預(yù)約信息登記在《會(huì)客室使用登記表》上。3.如遇多個(gè)部門同時(shí)申請使用會(huì)客室，行政部門按照“先申請先安排”的原則進(jìn)行協(xié)調(diào)。（二）使用時(shí)間1.會(huì)客室的使用時(shí)間原則上為[具體時(shí)間段]，如需延長使用時(shí)間，應(yīng)提前向行政部門申請。2.如因特殊情況需要臨時(shí)使用會(huì)客室，應(yīng)盡量在不影響其他部門正常使用的前提下進(jìn)行安排。（三）使用人數(shù)1.會(huì)客室的使用人數(shù)應(yīng)根據(jù)會(huì)客室的面積和設(shè)施設(shè)備情況合理安排，原則上不得超過會(huì)客室的最大容納人數(shù)。2.如需超過最大容納人數(shù)使用會(huì)客室，應(yīng)提前向行政部門說明情況，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。（四）使用要求1.使用部門應(yīng)在預(yù)約時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)時(shí)將會(huì)客室清理干凈，并將使用情況反饋給行政部門。2.來訪人員應(yīng)在會(huì)客室內(nèi)保持安靜，不得大聲喧嘩、吸煙、亂扔垃圾等。3.使用會(huì)客室期間，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，如有損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。4.未經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，不得將會(huì)客室轉(zhuǎn)借他人使用。四、會(huì)客室設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備配備1.會(huì)客室內(nèi)應(yīng)配備桌椅、沙發(fā)、茶幾、飲水機(jī)、空調(diào)、投影儀、音響等必要的設(shè)施設(shè)備，以滿足會(huì)客需求。2.行政部門應(yīng)定期對會(huì)客室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）設(shè)施設(shè)備使用1.使用人員應(yīng)按照設(shè)施設(shè)備的操作規(guī)程正確使用，不得擅自拆卸、改裝或損壞設(shè)施設(shè)備。2.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉設(shè)施設(shè)備電源，整理好桌椅、沙發(fā)等物品。（三）設(shè)施設(shè)備維護(hù)1.行政部門應(yīng)定期對會(huì)客室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，保持其整潔和完好。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行維修。五、會(huì)客室衛(wèi)生管理（一）衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)客室內(nèi)應(yīng)保持地面干凈、無污漬，桌面、茶幾等物品擺放整齊。2.沙發(fā)、座椅應(yīng)保持清潔，無灰塵、無污漬。3.垃圾桶應(yīng)及時(shí)清理，垃圾袋應(yīng)定期更換。4.窗戶、玻璃應(yīng)保持明亮，無灰塵、無污漬。（二）衛(wèi)生打掃1.行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)客室的衛(wèi)生打掃，每天至少打掃[X]次。2.在每次使用會(huì)客室后，使用部門應(yīng)將會(huì)客室內(nèi)的垃圾清理干凈，并協(xié)助行政部門做好衛(wèi)生打掃工作。六、會(huì)客室安全管理（一）安全制度1.會(huì)客室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.使用人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識。3.會(huì)客室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，不得私拉亂接電線。4.離開會(huì)客室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源，確保安全。（二）安全檢查1.行政部門應(yīng)定期對會(huì)客室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.如發(fā)現(xiàn)安全問題，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級報(bào)告。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定預(yù)約使用會(huì)客室。2.未在預(yù)約時(shí)間內(nèi)使用會(huì)客室，也未提前通知行政部門取消預(yù)約。3.將會(huì)客室轉(zhuǎn)借他人使用。4.在會(huì)客室內(nèi)大聲喧嘩、吸煙、亂扔垃圾等。5.擅自拆卸、改裝或損壞會(huì)客室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備。6.未按規(guī)定進(jìn)行衛(wèi)生打掃，將會(huì)客室弄得臟亂差。7.違反會(huì)客室安全管理制度。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)的員工，行政部門將給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對于多次違規(guī)的員工，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如罰款、通報(bào)